事業單位檔案管理信息化建設的研究

紀志鋼

摘要：信息技術的發展推動了社會各領域的發展與變革，在這樣的時代背景下，要提高檔案管理的質量和水平，必須有效的應用信息技術，建設信息化的管理模式，從而提高事業單位的服務質量，這是時代發展的必然趨勢。本文將探究事業單位檔案管理信息化建設。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化管理

引言：當前，社會各領域的發展都離不開信息技術，信息技術已經成為生產中的重要推動力。通過信息技術手段，能更好的管理檔案，為單位的運行和發展服務。在事業單位中，檔案管理是一項重要的管理工作。傳統的檔案管理方式存在許多不足，建設信息化的管理模式是非常必要的。

一、事業單位檔案管理信息化的重要性

在事業單位中，檔案能夠為單位的建設與發展提供信息支持，幫助事業單位解決問題，制定決策，因此，需要做好檔案管理工作。建立信息化的管理平臺，能夠將檔案信息以數據的形式保存起來，使檔案管理的準確性得到提高，降低檔案管理中的人為影響，減少管理中出現的差錯。另外，采用信息化的管理方式，能夠減少傳統管理方式在人力方面的投入，節省時間和精力，減輕管理人員的壓力，降低管理的成本。因此，信息化檔案管理的建設對于事業單位來說是非常必要的。

二、事業單位檔案管理中存在的問題

傳統的管理方式存在許多弊端，第一，檔案信息占用空間大，給單位的空間利用造成了一定的負擔；第二，檔案的分類和查詢非常不便，給管理工作造成了一定的麻煩；第三；難以有效的保證檔案的完整性，可能受到意外的破壞。信息化的檔案管理模式能夠有效的解決這些問題，自產生就受到了行業的認可和青睞，但是在信息化建設的過程中，也存在一些問題，如信息化設備不先進、信息技術落后、管理人員素質不高、管理制度不完善等問題。這些問題給事業單位的服務工作造成了一定的阻礙。

三、檔案信息化建設的方法

（一）改進軟、硬件設施條件

為了解決傳統的檔案管理方式的不足，應采用信息化的管理方式。采用這種方式，能有效的減少檔案所占用的空間，減少管理工作的時間消耗。要想實現這一目的，必須要對檔案管理的相關設備進行升級。計算機設備是信息化檔案建設的基礎，能夠為檔案信息提供存儲的空間，提供分類、查找和篩選功能，因此，事業單位應加大計算機設備以及相關技術的投入，采購配套的設備，對檔案進行有效的管理，提高管理人員的計算機和軟件應用的相關技術能力，為管理人員提供培訓，確保設備的有效使用和運行[1]。信息技術的有效利用對檔案管理工作有重要的促進作用，能夠實現對檔案的長期存儲與保護。計算機管理技術在信息存儲與管理中發揮著重要的作用，能夠為事業單位的檔案信息提供巨大的存儲空間，解決存儲的問題。同時，也能實現對信息的加密處理，提高信息的保密性和安全性。計算機技術的備份功能可以有效的避免數據丟失造成的損失。另外，通過計算機能夠迅速有效的查詢檔案信息，提供管理工作的效率。這些功能都需要優質的軟硬件設備的支持才能實現，因此，事業單位必須引進先進的設備和技術，更好的實現檔案信息化的建設。

（二）規范檔案管理與監督制度

當前，我國的事業單位對于檔案管理的重視程度還不夠高，管理工作存在一定的不規范性，甚至沒有成文的管理制度。尤其是在信息化管理方面，存在的問題更多。因此，事業單位在信息化檔案建設中，一定要制定規范的管理制度，對檔案信息化的管理過程進行約束，做到有法可依。同時，要根據國家的相關法律，在法律的基礎上，結合單位的具體情況和管理需求，進一步完善信息化檔案的管理制度。使檔案信息化管理工作更加規范。另外，檔案信息化建設工作中，還要對工作過程進行有效的監督，制定嚴格的監督制度，提高檔案信息的安全性，并對管理人員的工作行為進行約束，提高管理的水平。單位可以指定監督人員，對檔案管理工作進行監督。

（三）應用先進的管理技術

信息技術是信息化檔案建設的核心。應用信息技能有效的錄入、整合、檢索檔案信息。建立數據檔案庫，對檔案信息進行集中的、信息化的管理。利用大數據的優勢，對檔案進行分析，挖掘有價值的信息，為單位的發展提供一定的信息參考，讓檔案發揮應有的作用。在管理的過程中，通過信息平臺，分享管理經驗，并尋求解決問題的方法，對檔案進行更好的管理。同時，注意檔案歸類的合理性。在傳統的管理模式中，基本采用人工分類的方式，在信息化管理平臺中，可以利用計算機軟件等相關技術，對錄入的檔案信息進行自動分類。在以后的管理工作中，可以通過關鍵詞來檢索檔案信息。

信息技術為檔案管理提供了便利的條件，同時也帶來了安全風險。在信息技術下，檔案的存儲和管理的問題確實得到了有效的解決，但是，數據的安全受到了一定的威脅。計算機設備以及程序可能遭到破壞，如病毒的入侵、黑客攻擊等，造成檔案信息的泄露、丟失、損壞等問題，給企業造成損失。云存儲以及云計算等技術在應用的過程中，也難以為檔案數據提供有效的安全保障。檔案信息可能遭到非法訪問，信息被竊取，不利于企業的發展。因此，建設信息化的檔案管理模式必須要及時的掌握信息技術的最新動態，采用最先進的技術，通過身份認證、數字加密、防火墻、入侵檢測等技術手段，提高檔案信息的保密性，保證檔案信息在存儲和處理及傳輸過程的安全性和完整性。從而促進事業單位更好的服務。

（五）提高管理人員的素質

在事業單位檔案管理工作中，管理人員的素質對管理工作有重要的影響，工作能力和素質，決定了管理的效率和水平。事業單位要結合本單位檔案管理工作的實際情況，對工作人員進行專業的技術培訓，將管理知識與工作實踐相結合，提高檔案管理者的管理素養和能力，從而提高信息化檔案管理的質量。同時，應鼓勵管理人員自覺、主動的學習相關的管理理論和技術，并對信息技術有一定的掌握和應用能力，將信息技術與檔案管理方法有效的結合在一起，促進信息化檔案管理工作的正常進行。把握行業發展的動態，適應時代的需求，用科學的檔案管理知識武裝自己，并有效的運用到管理工作中，推動檔案管理信息化的進程[2]。另外，事業單位應采取定崗定位的形式，落實管理責任，提高檔案信息化管理的效果。

結語：綜上所述，信息化管理在事業單位的檔案管理中有重要的作用，在發展的過程中，事業單位必須要改進檔案管理的方式，采用信息化的管理手段，提高檔案的管理效率和水平，充分發揮檔案的作用和價值，為單位的有效工作提供必要的信息參考。

參考文獻：

[1]馮躍萍.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].黑龍江科學，2016，13：138-139.

[2]趙春輝.事業單位檔案管理信息化建設的途徑[J].科技展望，2017，15：267.endprint