信息化時代提升檔案管理的途徑研究

祁明霞

摘 要：檔案管理工作對于各項工作開展的重要性不言而喻，只有提高了檔案管理效率和質量，才能給各項工作的開展提供重要的支撐。隨著信息化技術在檔案管理中的廣泛應用，檔案管理的工作模式也發生了極大程度的改變。本文重點分析了信息化時代中，檔案管理工作面臨的種種困境，并且就提高檔案管理的質量提出了自己的看法。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；質量

隨著網絡技術的迅猛發展，信息化技術在各行各業中得到廣泛應用，這也意味著信息時代的真正到來。自古以來檔案管理都是十分復雜的工作，工作任務繁重，工作量大，信息化技術極大程度地改變了檔案管理現狀，為檔案管理人員減負。但是我國的檔案管理工作中應用信息化技術的時間并不長，還存在著許多不足需要改進。

1 信息化時代檔案管理的概述

1.1 檔案管理的概念

信息化時代中的檔案管理指的是在檔案部門統一指導下，各地方檔案管理機構利用信息化技術開展檔案管理工作，包括檔案資料的收集、整理、歸類以及開發利用。信息化時代的檔案管理實質上是將傳統的紙質化管理轉變為電子化管理，提高檔案管理的質量與效率。信息化技術的廣泛應用，改變了傳統的紙質化管理模式，這也意味著原先的檔案管理方法和技術也需要發生轉變，以更好地迎合時代發展的需求。

1.2 檔案管理的重要性

傳統的檔案管理以紙質化檔案為主體，工作量很大，管理任務很復雜，極大程度降低了管理的質量和效率。并且相比于電子檔案，紙質化檔案的管理成本比較高，為了使檔案資料得到妥善保管，檔案館需要投入很多的人力、物力。除此以外，紙質檔案數量很多，不方便用戶查詢。采用信息化技術開展檔案管理工作，不僅可以簡化檔案的管理程序，提高檔案的安全性，同時也為檔案管理機構節約更多的財力、人力，更好地為用戶提供服務。信息化技術可以將海量的檔案數據都存在在數據庫中，方便用戶查詢，同時也可以更好地實現部門之間檔案資源的共享。

2 信息化時代檔案管理面臨的難題

2.1 管理軟件通用性差

管理軟件通用性較差是阻礙檔案管理質量提升的重要原因。信息化技術在檔案管理事業中的廣泛應用，確實提高了檔案管理的質量。但是隨著管理軟件數量和種類的增多，不同企業、政府采用的軟件種類不同，影響了檔案信息的互通。比如不同版本的軟件生成的數據模式不同，影響了數據的共享，不利于檔案管理。

2.2 缺乏統一的管理標準

檔案管理最終目的是實現檔案資源的互通共享，只有建立統一的管理標準，才能促進不同部門檔案資源的互通，同時保證檔案資源的安全性。但是從目前我國檔案管理現狀來看，各部門的檔案管理工作缺乏統一的標準，信息系統和信息技術沒有統一的規范。除此以外，針對信息化時代的檔案管理缺乏統一的編制標準，很多細節部分缺少規范，影響了管理質量。

2.3 無法保障檔案安全性

電子檔案通常需要使用者登錄自己的用戶名和密碼，這是對檔案安全性的一種保障。但是如果密碼被泄露，檔案系統很容易遭到不法分子的入侵，篡改系統內的檔案資，直接威脅到檔案的安全。很多儲存檔案的電腦都已經聯網，在使用的時候可能會造成網絡病毒的入侵，造成系統癱瘓，給檔案管理部門帶來經濟損失。

2.4 檔案管理人員素質偏低

信息化時代的檔案管理要求管理人員既具備檔案管理的專業知識，同時也應掌握信息化技術，能夠熟練操作計算機。但是從現狀來看，很少有人能同時具備以上多種技能，在實踐中也會因為綜合素質偏低引發各種問題。

3 提高檔案管理質量的途徑

3.1 提高軟件的兼容性

為了提高檔案管理質量，實現不同部門之間檔案資源的互通共享，管理人員應充分利用信息化技術開展檔案管理工作，充分發揮出信息化技術的重要價值。根據不同類型的檔案資料，管理人員應當采用不同的管理軟件，實現軟件之間的互通性。通過掃描技術、ERP系統等將紙質化的檔案數據變為電子數據和圖片檔案，將這些信息資料錄入到數據庫中，實現數據保存與共享。

3.2 建立統一的管理標準

建立統一的管理標準可以提高檔案的管理質量，對檔案管理事業發生具有重要意義。在信息化時代中，有必要建立起統一的管理標準，對檔案管理的各個環節做出細化規定，規范檔案管理每個環節。除此以外，應明確每個管理環節的負責部門和人員，將管理質量與員工的績效考核掛鉤，督促員工遵守該項標準。

3.3 提高檔案的安全性

信息化時代中，檔案資源是信息資源的重要組成，對社會經濟發展起到不可替代的作用，因此在提高管理質量，實現檔案共享的同時還應當保證檔案的安全。作為管理人員 應當轉變傳統的檔案管理理念，提升安全管理的意識，有效采取各種方式避免不法分子入侵檔案系統。其次管理部門做好用戶信息的認證，每個用戶在登錄之前都必須進行密碼認證，保證使用過程的安全性。最后在每臺聯網電腦中都安裝殺毒軟件，以免網絡病毒的入侵，造成信息資源的外露。檔案部門應當安全專門的人員負責網絡監控，及時發現網絡中的安全隱患，最好內網電腦與外網電腦的分隔。

3.4 加強對管理人員素質培養

信息化時代的檔案管理工作對管理人員的素質提出了很高的要求，做好人員的培訓工作并不容易。對于管理機構來說，應當加強對管理人員專業知識和信息化技術的培訓，建立起專業技術過硬、綜合素質較高的管理隊伍，為檔案管理工作提供人才支撐。作為管理工作者也應當認識到素質對于檔案管理工作的重要性，樂于利用業余時間學習許多新的檔案管理技術，掌握最新的網絡知識，提高自己的實踐能力。

4 結束語

綜上所述，檔案管理工作對于經濟社會發展起到重要的幫助，為政府、企業的各項決策都提供重要的數據參考。檔案管理是檔案部門工作的重中之重，在信息化時代檔案管理的工作方式出現了很大轉變，檔案管理的質量也有很大程度的提升，但同樣也面臨著許多的問題。檔案管理工作者應當轉變管理理念，加強對自身素質的培養，充分利用信息化技術手段開展檔案管理工作，從而提高管理質量。

參考文獻

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