淺談檔案信息管理的創新

考玉波

摘 要：伴著信息技術的不斷更新和互聯網時代的迅猛成長，檔案管理面對著越來越多的新需求。在傳統向現代化和網絡化的轉變中，人們越來越重視檔案信息管理。檔案信息管理的創新已成為檔案信息管理工作者的必要選擇。

關鍵詞：檔案；信息管理；創新

檔案管理是對信息進行的有效處理。而如何做好這一工作，則有利于及時發現并解決發展過程中的問題，并且還可以加快經濟社會發展的步伐。通過推進檔案管理的改革和創新，從而提升檔案管理的水平。隨著科技時代的發展，信息時代的到來，社會對檔案管理也提出了更高的要求，對檔案管理的關注也變得越來越多。但是，現在我國檔案管理的實際情況仍屬于傳統的管理方式，傳統的檔案管理由于其落后的管理方法，已經越來越不能滿足時代發展的需要，在很大程度上，限制了社會的發展。因此，加快信息時代檔案管理的創新是當務之急。本文在對當前檔案管理現狀進行分析的基礎上，從創新與發展的角度，闡述了在信息化環境中，如何有效地實現檔案管理創新，以加快檔案管理改革的進程，完善檔案管理制度。

1 檔案管理信息化概述

1.1 概念

按照檔案行政管理部門的工作領域指令，我們以往所指的檔案管理信息化，是在相關檔案管理機構的同一組織和計劃下的，應用在檔案處理的整個過程中的當代信息技術，對檔案信息資料的收集、檔案信息資料的收集、保留和使用服務。換句話說，檔案管理信息化的本質是實現檔案管理模式從傳統檔案管理向現代化和數字化檔案管理的轉變。

1.2 特點

第一，檔案管理信息化工作中所遵循的規章制度和政策，由檔案行政管理部門擬定。第二，檔案管理信息化作為非常重要的電子檔案信息的社會實踐信息化的表示方式，是企業和其他相關部門成為信息化管理的主要標識。第三，檔案管理信息化成功地體現了現代信息技術在檔案信息資源管理中的優點，達成了檔案資料管理的數字化和網絡化，對于提升檔案管理的高效性起到了至關重要的作用。

2 檔案信息管理工作需要創新技術

2.1 創新檔案信息管理工作的管理體制

現在檔案信息自動化管理系統不能夠滿足所要求的同一管理，例如難以使用和處理問題，如強度不夠，不能達成對檔案信息管理工作的同步處理。檔案信息管理系統在中國的發展源有很多而且尤為分散，所以必須從統一的文件管理系統中，規范檔案信息管理技術和設備的使用，對不一樣等級不一樣類別的檔案信息部門必需進行管統一處理，以更變當前的單位或者國務院的其中一些部分不能完成資料分享，導致信息資源部門的重復儲存和資源消耗等現狀。偏重構建專門辦理和地區服務檔案信息管理的管理體系，加速我國檔案信息管理一體化的新管理模式的實現。

2.2 規范檔案信息管理工作以加快資源共享

因為缺乏一致的規章，我國檔案信息的處理軟件十分混亂，這限制了我國檔案信息工作的同一管理。當前的重要原因并不是信息化檔案信息工作在我國缺乏硬件設備，而是不能讓先進的硬件設備發揮最大的功能。對于各個類別層次之間的檔案，檔案信息不能有效循環，而是會并分為幾個信息島。對于上面所談到的問題，我們必需改進檔案信息管理的工作過程，提升檔案信息工作的工作標準，全面達成檔案信息工作的實施要求。

2.3 提高檔案信息管理工作技術的應用程度以保證資源的充分使用

檔案信息管理的各個環節，各種存儲媒體，文件和電子文件，都有自己的工作技能，一旦找到合適的方法，伴隨著很強的技術，往往能得到雙倍的成果。伴著信息技術的飛速成長，目前的檔案信息管理現代化主要依靠計算機的應用、服務器的性能信息、網絡技術和數據庫技術來提升軟件創新與信息技術。所以，檔案信息管理工作者急需學習和更新知識和技能，以達到檔案信息的需求，充分開發和利用檔案信息。

3 拓展檔案服務領域

3.1 信息服務社會化

信息化的進步推動了社會的發展，在此過程中，存檔管理服務也慢慢由從前的單個目標不斷擴展。這個行業正變得越來越社會化。這種轉變發生在社會化的過程中，在這個過程中，特別是在信息社會化的過程中，科學技術的發展也使信息變得越來越復雜，人們對不同的信息需求也在不斷增長。而如果還使用之前傳統的系統管理模式，信息處理會是不及時和低效的，因此，電子信息服務已經成為一種現代社會文件案例管理的必然趨勢，信息服務社會將進一步加強和擴展。

3.2 檔案管理產業化

隨著信息社會的不斷發展，檔案信息不再是一個簡單的信息，人事檔案管理也不再是一個單純的管理者，信息化的進步已成為一種財富，相應的檔案人員已成為檔案信息財富的所有者。隨著信息資源不斷發展，檔案管理的財富在增值，從這個角度看，檔案（室）不再是一個簡單的信息存儲，而逐漸演變成一套信息收集、管理、共享和交換的綜合中心，一個不斷擴大的財富網絡。在信息時代，檔案管理改革與創新的一般控制應是信息化道路，信息化也需要工業化、檔案信息收集、加工、存儲、檢索和服務的檔案管理信息服務，形成一條工業實體道路。對于檔案信息的發展，我們應該建立服務和產業，為產業鏈服務提供新的理論支持。例如：開發新的市場信息，為企業提供更多的市場營銷機會，幫助企業從不同角度實現工業化。

4 結束語

創新是信息時代檔案管理發展的必要要求。在新的形勢下，對檔案管理必需提出更高的需求，而且檔案管理工作要滿足這一需求，跟上時代的步伐，不停創新，不斷成長。在文件管理創新中，要維護公眾權益，滿足所有類型的用戶檔案信息資源的工作順利，解決復雜綜合檔案資源信息網絡環境下數據庫數據的安全問題，并實現在信息時代中對檔案管理工作的創新。

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