信息化建設環境下檔案的改進方法

張紅艷

摘 要：隨著科技水平的不斷提高，我國的信息化程度越來越高，以往的檔案管理模式已經不符合時代的要求，電子檔案得到了廣泛的應用，檔案的管理工作面臨著新的挑戰。面對新的機遇，檔案管理部門應該轉變工作的重點，深入的分析怎樣將錄像、錄音、照片、圖紙、文件等不同種類的原始記錄資料經過轉化之后成為可以使用的信息，同時還能高效、準確的將這些信息提供給需要的人員。本文首先分析了在檔案管理工作之中實現信息化建設的必要性，接著提出了相關的改進方法，希望可以促進檔案管理工作的未來發展。

關鍵詞：信息化；檔案管理；改進

隨著時代的不斷發展，信息技術得到了廣泛的應用，各種種類的檔案管理系統和專業軟件被不斷的研究出來并得到了廣泛的應用，實現了檔案管理水平的快速提升。在新的時代下，檔案的管理水平面臨著更嚴格的要求和更高的標準，因此，怎樣實現檔案管理的信息化建設已經成為了亟待解決的重要問題。本文首先分析了在檔案管理工作之中實現信息化建設的必要性，接著從多個方面提出了相關的改進方法，希望可以促進檔案管理工作的未來發展，使檔案的管理工作更符合實際的需求，能夠更為高效、準確的將檔案信息提供給需要的人員。

1 實現檔案信息化管理的必要性

個人、組織以及國家在社會之中的所有活動之中，檔案是最為真實的一種原始記錄，其內容包羅萬千，涉及文化、歷史、軍事、經濟、政治等多個行業。

對檔案管理實現信息化的實質就是通過國家檔案行政管理部門的規劃和組織，基于館藏檔案，借助于所有有效、科學的信息技術途徑和手段，進行檔案信息資源的處置、合理的管理以及提供可供利用的相關服務，讓檔案信息更加符合信息化社會的需求。傳統的檔案工作就是借助于手工的方法，這樣的方法在過去的時期內滿足我國的需要，但是隨著社會的不斷發展，網絡技術和計算機得到了快速的發展和成熟的應用，過去使用的手工方法已經難以適應快速發展的社會以及廣大用戶的多樣化需求，檔案管理的信息化建設已經成為了檔案工作未來發展的趨勢。對于國家信息化的建設進程來說，檔案信息化是其中重要的助推力量也是十分重要的組成部分，同時也是當下社會對檔案管理工作提出的要求。在信息化環境之下，檔案的載體需求發生了極大的變化，由過去的紙質載體逐漸衍生出了數字化載體、網絡化載體以及電子化載體，檔案信息內容有了更為綜合化的需求，利用檔案信息內容也需要更為高效、準確的服務，檔案管理實現信息化已經成為了我國對檔案需求的必然和全新的形勢。

2 信息化建設環境之下檔案管理的改進方法

2.1 增強檔案工作人員的專業素質

現代化、科學的設備是需要人來進行操作的，因此認識檔案工作實現信息化的重要因素。檔案管理者應該有著多元化的知識背景才可以適應新時代的要求，因此對于所有檔案工作者來說，現代化知識是必須具備的基礎素質，與此同時檔案管理人員知識體系和檔案工作隊伍的構成都會受到現代化知識的影響，所以，打造一支具有現代業務知識和科學技術水平的隊伍具有十分重要的作用。

首先，檔案的管理人員應該具備更加多元化、綜合化的知識體系，在檔案管理工作之中有著大量現代科學成果的運用，因此檔案工作者應該不斷的進行學習才能對管理、文化以及理論的相關知識進行掌握。其次，對檔案專業知識進行全面的掌握，例如檔案自動化管理、目錄學、文書學、檔案管理學、檔案學以及檔案的修裱、復制、編研、檢索、標引、著錄等相關的基本技能與專業知識。接著，根據檔案管理的發展趨勢來看，檔案工作人員一定要具備高層次檔案信息咨詢和服務、檔案信息的分析以及研究、檔案管理的現代化技術等三個方面的相關能力。檔案管理人員應該不斷的對相關知識進行學習，上級檔案管理的部門應該積極、主動的創造條件，定期選取人員展開深造，還應展開離崗培訓，同時還應該鼓勵老的管理人員帶動新的管理人員、能力強的帶動能力弱的人員進行學習，實現互幫互助，打造一支復合型、綜合型的梯隊型人才機構和群體。

2.2 構建科學、高效的信息系統

若是想要達成檔案信息化建設的目標，就一定要構建科學、高效的計算機信息系統，對文件檔案進行管理，所以，檔案管理部門需要做到以下幾點：

第一點，對計算機環境之下的文件檔案管理工作進行流程的規范和改進，使其滿足檔案信息管理的要求；第二點，根據文件的處理流程對檔案信息化的系統軟件進行功能設計；第三點，在信息系統之中應該構建健全的內部控制制度，保證檔案資料的安全。使用電子檔案的過程之中，特別需要對電子檔案的安全問題進行考慮。由于計算機得到了廣泛的應用，網絡化的程度也越來越高，電子檔案也涉及到了更大的范圍，數量也有了更快的增加，隨之而來的就是黑客的侵入和計算機病毒的攻擊等問題，因此一定要實現電子檔案的高度安全。第四點，保證電子檔案的真實性。在現實工作之中，因為生成電子文件到歸檔的過程之中缺乏程序化的管理系統，不能良好的完成系統之間的相互關聯，現階段還不能實現電子文件數據歸檔的完整性，很多電子檔案和原始紙質檔案之間沒有一個統一的方法進行管理；進行電子檔案的儲存之時也沒有選用耐久的載體，導致檔案的可靠性、完整性降低，從而對電子檔案產生了影響，真實性減弱。

2.3 實現檔案工作者信息安全素質的提高

在信息社會環境之下的檔案管理工作人員，信息安全素質指的就是在網絡環境之中對電子文件進行信息安全管理的能力和意識。檔案信息安全對于檔案管理工作具有十分關鍵的作用，檔案管理人員提高信息安全的素質，有助于對檔案管理的保護領域進行拓寬，還可以豐富檔案管理學的相關知識理論；對檔案信息安全管理的體系進行完善，同時還可以對檔案管理事業和信息化建設的可持續、有序、健康發展起到促進作用，具有十分重要的作用。隨著信息化水平的不斷提高，新載體、新門類、新領域不斷的涌現出來，對檔案管理人員的素質也提出了更為嚴格的要求，與此同時，檔案管理人員必須具有極強的責任感，認識到檔案管理工作發展的重要性，更新觀念，用管理進行服務的完善，用服務來實現管理的促進，將服務的領域進行拓寬，對服務的方式進行改革，不斷的進行探索與實踐，促進檔案管理工作的發展。

3 結束語

基于信息化的時代環境，電子檔案對于檔案管理工作具有十分重要的作用，占據著極高的地位。檔案管理部門應該進行觀念的轉變，對傳統的管理模式進行改變與完善，不僅要增強檔案工作人員的專業素質，還要構建科學、高效的信息系統，同時還要實現檔案工作者信息安全素質的提高，只有綜合的改進各個方面，才可以更好的展開檔案管理工作，更夠更為高效、準確的將檔案信息提供給需要的人員，讓檔案管理工作可以更好的滿足信息時代的發展。

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