關于檔案數字化建設工作的探討

梁麗麗

摘 要：近年來信息技術取得了較快的發(fā)展，信息技術與檔案工作有效結合，加快了推動了檔案數字化的建設進程。隨著檔案數字化建設進程的不斷加快，檔案管理工作開始朝著智能化和自動化的方向發(fā)展，檔案信息資源也越加復雜，這就對檔案管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)，因此需要針對檔案數字化建設重要性進行深入分析，從而采取切實可行的措施推動檔案數字化建設的步伐。

關鍵詞：檔案數字化；建設；數據庫；管理模式；安全

當前檔案信息建設和管理加快了數字化的轉化，在檔案工作中，數字化檔案管理系統得以應用，有效的提高了檔案管理工作的質量和效率。但在當前檔案數字化建設過程中還存在許多不足之處，需要采取有效的措施來促進檔案數字化建設進程，更好的推動檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

1 檔案數字化建設概述

（一）檔案數字化的含義和內容

檔案數字化建設工作離不開先進的科學技術和設備的支持，其是一種將現實中的文字和圖片向計算機二進制變化的過程，通過運用數字化信息處理系統來轉換計算機中的編碼。相較于紙質檔案，檔案數字化需要借助于計算機來對紙質檔案信息進行掃描，并將檔案中的文字和圖片掃描、收集和校對后，輸入到檔案數字化管理系統中，輸入的信息要保證具有較好的準確性。

（二）檔案數字化建設的必要性

在當前社會經濟快速發(fā)展的新形勢下，檔案信息量不斷增加，檔案的種類和形式也呈不斷增長的態(tài)勢，這就導致傳統的檔案管理模式已無法滿足信息時代檔案工作的需求。因此需要運用到先進的計算機技術、網絡技術和多媒體技術來對檔案信息進行管理、開發(fā)和利用，通過加快推動檔案數字化建設進程，以此來全面提高檔案的綜合服務水平。而且計算機信息技術對各行各業(yè)帶來了深刻的影響和改變，檔案工作也不例外，大量電子檔案的產生，必然要求檔案工作要與時代發(fā)展相適應，可以說檔案數字化作為信息時代的必然產物，同時也是時代對檔案工作的必然要求。相較于實體檔案，檔案數字化具有無法比擬的優(yōu)勢，因此通過加從推進檔案數字化建設，使檔案工作能夠與時代發(fā)展要求相適應。當前人們對檔案信息獲取的時效性和便捷性更為關注，數字化檔案為人們對檔案信息的利用提供了更為便捷的條件，不僅實現了對檔案原件的有效保護，而且有效的提高了檔案信息的利用效率。另外，通過檔案數字化建設，還能夠實現檔案信息資源的有效共享，使人們能夠快速獲取到所需要的檔案信息，有利于檔案服務水平的大幅度提升，實現檔案信息資源的高效利用。

2 加強檔案數字化建設的具體措施

（一）強化檔案管理者的數字化意識

通過加強檔案數字化建設，可有效的將檔案管理工作與互聯網信息技術進行融合。但檔案數字化建設作為一項系統工程，并不能在短時間內完成，這是一個漫長的過程。因此需要進一步強化檔案管理人員的數字化意識，加大對檔案數字化建設工作的宣傳力度，使檔案管理人員樹立良好的檔案數字化管理理念，從而對檔案數字化建設工作給予充分的重視，在與現代檔案信息管理客體不斷磨合過程中全面提高檔案數字化的水平。

（二）加大檔案數字化建設的資金和技術投入

當前各行各業(yè)都需要對檔案數字化建設的重要性給予深入的認識，并在實踐工作中加大人力、物力和財力的投入，為檔案數字化建設配備完善的設備和設施，做好檔案數字化建設過程中硬件和軟件的配置。注重先進技術的引進，從而打造一個良好的工作環(huán)境，全面提高檔案工作的效率，積極調動檔案管理人員工作的積極性，通過做好檔案數字化建設來加快推動檔案事業(yè)的更快更好發(fā)展。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質

一是要強化自身的計算機網絡知識，提高計算機應用水平，充分發(fā)揮數字化檔案建設的優(yōu)越性。管理者不僅要熟練地操作計算機，還必須懂得如何利用數字化檔案管理軟件，加密隱私和設置計算機防火墻，識別和防范計算機病毒，安全清除計算機病毒，保證檔案數字化建設的安全性。

二是要熟悉檔案管理知識，將檔案管理知識充分應用到計算機管理中；能用檔案數字化管理軟件識別檔案信息的正確性、完整性以及數字的邏輯性，使檔案數字化建設質量高、效率好。

三是要努力提高管理者的職業(yè)道德素質。不管是對紙質版檔案還是數字化檔案來說，管理者的業(yè)務素質和道德素質都至關重要。其管理水平和責任態(tài)度決定了檔案管理的質量以及檔案數字化建設的質量。因此，有關部門必須加強管理者的道德修養(yǎng)，嚴格做好對檔案管理者的管理。

（四）加強數據庫建設和管理

數字化信息技術的發(fā)展促使檔案管理工作不斷取得了新的成績。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前還沒有建立一個完備的數據庫。檔案數字化建設的關鍵問題就是數據庫的建設和管理。有關部門應該應用當前快速發(fā)展的信息技術，不斷建設和完善數據庫；數據庫的建立是一個漫長的、由單個到群體的循序漸進的過程。要加強數據庫建設和管理，有關領導就必須要求單位上下統一認識，充分認識數據庫建設的重要性；堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協同配合，遇到問題共同探討和解決。此外，在建設數據庫的過程中要突出重點，打破傳統思想的束縛，實現由單一的數據庫向系統的數據庫發(fā)展；在數據庫的管理過程中，要能夠重點面向應用、建立活庫，應用數據庫的使用頻率和效率來考核數據庫的活性等。

（五）建設新的檔案管理模式和系統

在檔案數字化管理模式下進行檔案管理，就不能讓那個運用以前的管理系統和制度。在檔案管理的領導層人員，要及時采取符合數字化管理的模式，對工作人員和設備進行管理。比如，給工作人員進行技能分級，促使工作人員積極提高自己的技能和素質，把檔案數字化設備日常的維護和保養(yǎng)具體落實到每個責任人。

（六）加強檔案數字化的安全工作

檔案數字化建設在給人們帶來諸多方便的同時，也要對檔案數字化的工作給予充分的重視。由于網絡具有較強的開放性特點，在檔案數字化建設過程中，管理人員需要重視系統和網絡入口的安全工作，對于計算機系統要定期進行殺毒和更新病毒庫。同時檔案管理人員還要簽訂保密協議，做好保密檔案的管理工作，同時還要設置訪問權限，對保密檔案進行加密保護，以此來保護檔案信息資源的安全。

3 結束語

隨著檔案數字化建設進程的不斷加快，當前檔案管理工作朝著智能化、數字化和自動化的方向發(fā)展，檔案管理工作的質量和效率有了大幅度的提升。檔案數字化建設對檔案管理人員提出了更高的要求，檔案管理人員不僅要提高自身的數字化意識，同時還要全面提升綜合素質，充分的運用先進的技術手段來推進檔案的數字化建設工作，促進檔案數字化建設水平的不斷提高，為檔案事業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]張洋.淺談數字化檔案長期保存的問題及措施[J].科技創(chuàng)新與應用，2016，（05）.

[2]王東.數字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].電子世界，2014，（19）.

[3]裴海霞.檔案數字化建設問題的幾點思考[J].辦公室業(yè)務，2016，（17）.endprint