大數據背景下檔案管理方式轉變探討

范蘭芳

【摘 要】隨著網絡技術的快速發展，大數據時代悄然拉開帷幕。在大數據背景下，檔案管理工作迎來了新的機遇與挑戰，檔案管理方式也應隨之轉變。鑒此，本文即主要從檔案數據資源體系的建構、檔案價值利用與服務、檔案行政管理方式等幾個方面入手，重點探究了大數據背景下檔案管理方式的轉變。

【關鍵詞】檔案；大數據；管理方式

一、大數據背景下檔案管理方式轉變的意義探析

網絡科技技術的創新，引領著社會的進步。大數據作為現目前網絡技術主要的發展方向，其已然成為推動社會前進的驅動力之一。據國際數據公司IDC的統計報告顯示，目前全球范圍的數據總量已接近10萬億，而到2020年全球數據總量也有望達到40萬億。據專家預測，2020年我國數據總量也將達到8萬億的估值，這意味著我國數據總量將占據全球數據總量的20%。由此可見，未來我國將領軍大數據技術的發展與創新。然而隨著大數據技術的全面發展，其對社會生產以及普通民眾日常生活的影響也將日益增強。檔案作為數據的一種特殊形式，在大數據時代背景下，檔案管理的形勢也將與時俱進，不斷呈現出新的狀態。首先從檔案信息的數量與種類來看，大數據時代背景下，龐大的數據源將對檔案管理工作造成巨大的壓力，紛繁復雜的數據種類也必將對檔案分類管理提出挑戰。其次，從檔案利用與服務層面講，如何實現檔案信息的高效檢索與智能化利用，也將成為檔案管理即將面臨的巨大挑戰。一言以蔽之，大數據背景下，檔案管理工作的形勢則不可同日而語。在此情境下，如何有效將大數據技術與檔案管理工作結合起來，并不斷轉變檔案管理方式，則是我們現目前值得深究的問題。

二、大數據背景下檔案管理方式的轉變

（一）檔案數據資源管理方式的轉變

大數據時代最顯著的特征之一就是大數據觀。所謂大數據觀，即一切數據皆有價值，一切有價值的數據皆可利用。在大數據觀的影響下，大檔案管理也應運而生，即盡可能的保證檔案的完整性，并不斷挖掘利用潛在檔案，實現檔案的高效利用。在大檔案管理的影響下，檔案數據資源管理的方式也必然會發生明顯的轉變。從檔案數據資源的三要素來源、內容、采集方式分析，大數據背景下的檔案數據資源管理主要會出現以下幾個方面的轉變。首先是檔案數據資源來源的改變，大數據背景下檔案數據資源的來源將形成網絡、社會、生活三維模型，從而實現全面包羅以保證檔案數據的大容量性。其次在內容上，基于“一切檔案皆有價值”觀念，檔案數據資源的內容也將變得更加多元化，其種類也將進一步細化，以實現檔案數據價值密度低化而檔案數據利用高效化的效果。最后，在檔案數據資源采集方面，人工單一化采集形式將退出歷史舞臺，取而代之的是以檔案資源共享、計算機自動檢索采以及人工采集為體系的高覆蓋率的采集形式。總而言之，大數據時代背景下，檔案管理中的數據資源管理方式將出現巨大的變革。

（二）檔案管理服務對象的改變

傳統的檔案管理工作，其主要的服務對象即是企業與單位。然而在大數據背景下，檔案管理的服務對象將逐漸拓展，并實現社會化與多元化。其中最為顯著的轉變即是檔案管理逐漸服務于個體，并向客戶提供個性化的服務。之所以會出現這樣的轉變，其主要是由于大數據背景下高度開放的互聯網生態，將引領檔案管理工作向開放共享方向發展，也將推動檔案管理完成供給側改革，從而向更多類型的客戶提供人性化的服務。

（三）檔案保密工作方式的轉變

大數據時代背景下，檔案管理將實現信息化、共享化、開放化。但對于部分機密檔案，管理部分也仍需做好保密管理工作。如此一來，檔案管理工作就形成了開放共享與安全保密的矛盾局面。面對這樣的情境，檔案管理安全保密工作方式也必將發生巨大的轉變，其主要體現在安全保密形式信息化程度增強，檔案管理保密技術進一步強化，檔案管理風險評估機制加強，檔案保存條件進一步細化，檔案資料分類管理標準將更加嚴謹等幾個方面。

（四）檔案管理行政管理工作的變化

傳統的檔案管理工作中，其行政管理工作主要局限于人員管理與工作安排兩個方面。然而正如上文所言，大數據背景下檔案管理工作形勢將更加復雜，其不僅要進一步完善檔案管理技術，同時還需不斷拓展服務對象以及更多的與其他企業進行合作。如此一來，檔案管理的行政管理工作形勢將更加復雜，其工作方式也必然會出現轉變。大數據背景下檔案管理行政管理工作最為突出的轉變，即可能是行政管理模式商業化，這樣才能契合檔案管理開放共享以及為客戶提供個性化服務的需求。

三、大數據時代背景下推動檔案管理方式轉變的策略分析

通過上文的分析論述，我們共同探討了大數據背景下檔案管理方式轉變的趨勢。然而在檔案管理工作實際中，要想順應時代發展趨勢，并實現管理方式的轉變，則還需要采取一定的策略。通過研究分析，我們不難發現以下幾點策略：第一，加強合作與創新，在大數據背景下網絡技術是其核心元素之一。那么在檔案管理方式的轉變必然也需要以網絡技術為基礎。然而實際上諸多檔案管理單位及部門在網絡技術上并不存在優勢，甚至是出于劣勢地位?？梢姡髷祿尘跋?，要想推動檔案管理方式的轉變就需要加強與網絡科技公司的合作，以此獲得科學先進的技術支持。此外，為了實現檔案信息共享，各個檔案管理單位及部分也需加強合作。第二，樹立起科學的服務理念，將“人本理念”融入到檔案管理工作中，從而為客戶提供個性化的服務。第三，全面改革行政管理機制，實現行政管理的精簡化、扁平化，為檔案管理工作的細化奠定基礎。第四，全面建設安全防范體系，即從安全保密技術工作隊伍建設、安全保密設備的配置、安全保密技術的學習與研究等方面全面建立堅固的安全防范體系。

四、結束語

綜上所述，大數據的背景下，提高管理檔案整體上的信息化水平，并合理的轉變檔案管理方式，則可以保證工作的效率和效果，對此相應人員需要重點研究。此外，為了實現檔案管理方式的轉變，我們還需要從思想管理的改變入手，全面建立起科學管理體系，并做好必要的技術準備、物質準備，從而保證檔案管理方式轉變成功。

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