檔案數字化建設之我見

章麗華

【摘要】在這個網絡數字化高速發展的時代，市場經濟的建設已經邁向了一個全新的發展階段，特別對于檔案領域的數字化工作，逐漸實現了日益完善的管理體系，同時也為后續檔案資源信息的應用奠定了基礎。本文結合實際工作對檔案數字化建設展開研究，希望能夠為廣大的同行業從業者帶來幫助，同時也期待本文的發表能夠為國家的數字化檔案建設貢獻一點力量。

【關鍵詞】檔案；數字化；建設

作為網絡化發展、信息化發展的必然途徑，數字化建設在檔案領域發展中發揮著舉足輕重的作用。特別是各個領域法律意識不斷增強的今天，完善、科學的檔案數字化建設更成為關系未來工作開展與發展的重要支撐，鑒于此，我們每一名檔案管理工作從業者都應當站在宏觀發展的角度展開思考和完善，以此來適應更加快速、便捷、高效的檔案數字化建設，為整個社會的發展再立新功。

一、檔案數字化建設有利于資料的保管和保護

現階段，我國各個領域的檔案依舊是以紙質材料作為主要記載媒體，這種檔案的記錄手段不僅存在一定的缺陷，同時也容易發生破損和丟失。在日常的檔案管理工作中，我們進行歸檔和提檔的時候都必須要往返于檔案庫房和辦公室之間，這種工作方式不僅影響了整個查檔、歸檔的速度，同時也會為廣大的檔案使用者帶來種種不便。另一方面，對一些重要的紙質文件復印、查閱的過程中，即便平日工作再細心都難免受到汗漬、灰塵、空氣濕度等多方面影響，從而導致一些重要的紙質文件受到高頻率的磨損，久而久之便在外觀上形成了“霉變老舊”檔案，特別是在一些電影檔案的使用過程中，更是由于部分內容的折疊而產生了斷裂的現象，還有一些手寫資料會由于種種原因而受到后期人為篡改、撕毀，這些都會影響檔案的真實性。

在這種情況下，數字化檔案便能夠很好地實現整個檔案保管與保護的重要性。一方面，對于一些使用頻率較高的電子檔案，我們可以通過掃描的方式來進行查閱，同時檔案管理者也減少了往返于庫房、辦公室的時間，通過鼠標和數字化信息系統的幫助在短時間內提供使用者所需要的資料。另一方面，數字化的檔案資料還能夠最大程度上對縮微膠片等載體進行最大程度的縮小，在縮小檔案存儲空間的同時，也避免了空氣濕度、人為修改等因素所產生的影響，最大程度上保護了原始檔案的完整性和真實性。

二、數字化檔案有效改善資料利用手段

隨著各個領域對于辦公自動化OA系統的廣泛應用和推動，整個社會的發展和建設更加離不開對電子檔案的需要，一旦我們的檔案應用水平僅僅停留在日常的應用環節，那么將會極大程度上制約整個檔案領域的發展進程和應用廣度，特別是傳統的檔案管理工作中，由于自身所存在的局限性而導致了日常查詢的過程中無法突破空間、時間以及地域的限制，單一的文件無法實現有效的共享性，而對于多元化用戶的需求更是無從滿足。

三、數字化檔案最大程度上實現了資源的整合

信息化時代的數字檔案管理工作不僅要利用掃描等技術手段來實現，同時還應當充分的調動OCR、數字攝影、多媒體傳播等存儲技術來進行推動，在這種模式下通過對計算機系統的管理和應用，不僅能夠有效營造一種有效的檔案信息庫，同時還能夠在大幅畫面掃描、零距離平面掃描的幫助下采集紙質文檔中所體現的資料，最后再利用流水線的數字化處理手段最終完成數字化電子文檔的轉換工作。這種工作手段不僅能夠最大程度上轉變以往檔案管理工作，同時還能夠有效實現數據收集、數據應用、數據存儲的高度融合，在提升整個檔案管理效率的同時，通過不斷革新實現更加完善的數字化檔案建設。

四、強調聲像檔案在數字化檔案中的應用

聲像檔案是政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中形成的對國家和社會有保存價值的膠片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，附文字說明的歷史記錄。聲像檔案主要以磁性材料或感光材料為載體、以音像為主要反映方式，記錄了在各個歷史時期的科學、文化、藝術等領域各項活動中直接形成的、具有保存價值的檔案。聲像檔案作為數字化檔案的重要構成環節，它不僅能夠有效反映一些社會歷史、文化和藝術等相關的聲像資料，同時還能夠對本單位專業領域的影視片、海報、劇照、宣傳畫、電影展活動、電影藝術講座的資料進行完備，隨時存檔，通過對整個活動的真實性、完整性進行記錄，以此來彌補傳統檔案管理以及純圖像檔案中所存在的一些不足，最大程度上對數字化檔案應用進行補充和完善。

五、數字化檔案建設有效提升了資料安全性

隨著時代的發展，人們對于檔案安全性的要求越來越高，特別是在一些與電影藝術緊密相關的領域中，信息檔案的管理水平與安全性將會關系到一個企業的生死存亡，然而新時期很多電影藝術組織并沒有對數字化檔案建設進行全面而又細致的思考和完善，這就導致了在日常實踐工作中經常會出現各種各樣的問題，為了將這些問題進行妥善處理，我們可以通過引入數字化檔案系統來確保其資料的安全性和有效性。例如，在數字信息存儲方面必須要強調對計算機軟件、硬件的充分利用，特別是要考慮到隨著數字技術的不斷更新，一些傳統的存儲文件拓展名必須要進行與時俱進的革新與升級，只有這樣才能夠在未來的時間內對這些電影藝術信息檔案實現零誤差播放和查閱。

六、結語

綜上所述，新時期的網絡發展與數字化進步已經推動了整個檔案工作的發展和創新，在這個過程中，每一名檔案從業管理者都應當擔負起完善、創新的重任，通過對現有數字化檔案信息技術的完善來提升本領域的競爭實力，在做好基礎工作的同時，以一種與時俱進的精神來面對新的機遇和挑戰。

【參考文獻】

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