怎樣提高檔案管理人員的素質

張宇

【摘 要】檔案管理人員應具備政治素質、業務素質、能力素質。但由于各種原因，我國檔案管理人員的素質參差不齊，還存在一些問題，如思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心；專業知識匱乏，業務素質不高；管理方法陳舊，缺乏創新意識等。因此要從各方面入手提高檔案管理人員的素質。

【關鍵詞】檔案；管理人員；素質；提高

隨著改革的深入發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，要很好地解決這些問題，必須努力檔案管理人員的素質，包括檔案工作者必須具備的知識、技能以及各種素養的總和，主要包括政治素養、道德素養、基礎知識和基本能力等。檔案管理人員綜合素質的高低直接決定著檔案管理工作的質量和水平，對提升檔案工作的整體效能發揮著無可替代的作用。

一、檔案管理人員應具備的基本素質

（一）政治素質。政治素質是檔案管理人員的首要素質。檔案管理是一項嚴肅的政治工作，它要求檔案工作人員必須具備較高的思想政治素質。即堅持四項基本原則，堅決執行黨和國家的各項方針政策，并遵紀守法。同時，檔案工作具有一定的機密性，要求工作人員必須具備守口如瓶、嚴守國家秘密的政治素質。另外，檔案工作的服務性特點還特別要求檔案工作人員自覺樹立為人民服務、不熱衷名利、不計個人得失的奉獻精神。

（二）業務素質。檔案管理作為綜合性較強的工作崗位，專業工作人員必須具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能。如要掌握文書學、檔案管理學、檔案文獻編纂學、檔案保護技術學、中外檔案史等方面的基本知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規、方針政策等，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定；應具備經濟、法律、外語等學科的文化知識，熟練掌握現代信息技術；能把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。

（三）能力素質。一是協調能力。要做好檔案工作，檔案管理人員要經常與有關部門打交道，這就需要發揮綜合協調能力，以達到各部門檔案管理的協調統一。二是管理能力。檔案工作不僅包括對檔案實體的管理，還包括對檔案事業的管理，要求檔案人員認真研究管理學理論，學習現代管理的新知識、掌握現代管理的新技能，特別是高新技術管理手段在檔案工作中的具體運用。三是學習能力。檔案工作人員只有經常參加系統的知識更新學習與繼續教育培訓，不斷擴展知識面，提高學歷層次，才能適應檔案管理工作新形勢、新需求。四是開發能力。當前，檔案信息資源的開發和利用是檔案管理的一項重要工作，也是檔案利用的拓寬與深化。檔案工作人員要積極采取現代化的管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源，以提供更好的檔案服務。

二、檔案管理人員整體素質存在的主要問題

（一）部分檔案工作人員的思想道德素質較低，對工作缺乏事業心和責任心。部分檔案工作者自認為經濟收入、物質條件和社會地位與一些行業相差甚遠，思想上形成極大反差，道德觀念也發生了動搖，導致事業心不強，職業情感淡薄，奉獻意識與敬業精神欠缺，不注重提高職業道德修養，業務上不精益求精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，嚴重影響了檔案管理水平的持續提升。

（二）部分檔案工作人員專業知識匱乏，業務素質不高。近年來，雖然檔案管理隊伍中本科以上學歷人員在不斷增多，但真正具有檔案專業學歷的人員微乎其微，大多都是“半路出家”，要通過自學和一定的工作實踐才能對檔案專業知識有所了解，不少單位的檔案管理人員中，具有中高級專業技術職稱的人數所占比例偏低。檔案工作人員的素質不高，直接影響了新技術、新方法在檔案管理中的使用和推廣，極大阻礙了檔案事業的持續發展。

（三）管理方法陳舊，缺乏創新意識。由于很多單位對檔案管理隊伍建設的重視程度較低，很少提供外出交流學習的機會，工作人員的檔案管理方法無法得到及時更新，服務效率持續低下。有些單位的檔案管理人員老化，思想懈怠、因循守舊、不思進取，甚至不能熟練操作計算機，仍然采用手工檢索、人工操作等原始手段，使檔案管理的工作創新舉步維艱。

三、提高檔案管理人員綜合素質的幾點建議

（一）提高思想認識。隨著社會事業的快速發展，檔案管理工作的壓力與日俱增，管理難度不斷增大，各單位要進一步提高檔案管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。一是通過各種形式宣傳《檔案法》、《檔案人員職業道德》、《文書學》和國家有關文檔工作規定，使文檔案管理人員充分認識到搞好文檔管理工作是自己應盡的法律責任和義務；二是把文件材料的形成、積累、歸檔、收集、整理、鑒定、統計和開發利用作為檔案人員的職責范圍，建立一個文檔管理組織的領導體系，加強對文檔工作的領導、檢查和考核，不斷提高文檔管理工作水平。

（二）強化服務意識。檔案管理的價值就在于為領導決策提供依據、為工作執行提供服務。檔案管理工作是一項服務性很強的工作，服務既是前提也是目的，沒有良好的服務，很大程度上就失去了檔案管理的意義。因此，檔案人員的工作態度、工作效率、工作質量和工作成果是決定檔案工作好壞的根本因素。檔案管理人員要及時關注黨和國家的工作大局，善于從政治上研判形勢，善于根據黨委、政府的中心工作主動開展檔案工作。要積極開展職業道德教育，完善服務方法，提高服務質量；要不斷增強服務意識，在工作中牢固樹立主動服務意識，積極發揮檔案人員的主觀能動性，變被動等材料為主動收集材料；既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神，主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助，這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。

（三）加強教育培訓。教育培訓應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持學用結合、按需施教、注重實效的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。第一要學習文檔專業知識。為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；第二要學習相關學科知識。文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新；第三要學習現代科技知識。檔案工作者應加強對信息技術、計算機、科技軟件等新技術的學習。檔案工作者要樹立終生教育理念，建立終身學習制度，經常性地參加系統的知識更新與繼續教育，不斷擴展自己的知識，提高學歷層次，以適應不斷發展變化中的業務需要。

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