試論學校檔案的收集與管理

周艷梅

摘要：學校檔案的收集是檔案管理的一個重要環(huán)節(jié)，文件材料收集不全，就會直接影響歸檔文件的質量。因此，在進行文件材料的收集時，要確定專人，及時到學校各部門查找，把各處室、各教研組每學年的檔案材料收集齊全。材料收集齊全后，要進行科學的分類歸檔。學校設立綜合檔案室，對學校的檔案進行保存和保護。加強學校檔案管理工作，對于全面貫徹黨的教育方針，深化學校內部體制改革，優(yōu)化教師隊伍，提高辦學水平都具有十分重要的意義。

關鍵詞：學校檔案；收集；管理

檔案的建立是一個循序漸進的過程，檔案工作是非常瑣碎的，每天每個部門都可能產生有利用價值的材料。那么，資料收集工作就是檔案工作的起點，這些文件分散在各個處室和教學部門，每年不收集起來歸檔，時間一長就有可能散失，查閱檔案時就難以找到。如何做好學校檔案收集工作，我認為做好以下幾個環(huán)節(jié)很重要：

一、健全檔案收集制度

學校要把檔案工作列入重要議事日程，把檔案工作納入學校總體發(fā)展規(guī)劃和年度計劃。學校應認真組織好教職工學習《檔案法》，成立檔案管理工作領導小組，設專職檔案管理人員，提高檔案管理工作人員素質。建立健全學校檔案管理工作制度，克服工作中的隨意性，按照目的性、有效性、及時性的原則，實現(xiàn)歸檔的規(guī)范性。

二、明確檔案收集范圍

各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔是確保檔案完整、準確、系統(tǒng)的基礎。凡是反映本校工作與活動的資料，上級下發(fā)給本校的需要貫徹執(zhí)行的方針政策文件，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖像清晰，書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。如用傳真紙打印的必須進行復制。

三、注重收集方式與方法

1、平時收集。根據(jù)文件材料的承辦、形成運轉情況，在辦理完畢后，應及時收集。如學校與有關單位及個人簽訂的各種合同、協(xié)議；開學典禮、畢業(yè)典禮、運動會等各種會議材料。

2、定期收集。對于平時收集有困難的各種文件材料，應根據(jù)其形成的實際定期適時收集，以防散失。如每學期的計劃、總結、大事記，教研活動記錄等，這些活動結束后就應該及時將材料收集好。

3、年終收集。每年年終時，各處（室）領導和業(yè)務人員對應歸檔的文件材料進行一次大清查、清退，將柜里、箱里的材料全部移出來清查，有些材料還在電腦里儲存，電腦里儲存的資料也要一一檢查，有存檔價值的要打印出來，這些資料收集好后移交給負責立卷歸檔人員，以保證應歸檔文件材料齊全、完整。

四、確保檔案收集效果

檔案收集工作要做到兩點：一是檔案材料收集要及時、齊全、完整；二是要確保收集的渠道暢通，信息靈敏。

作為學校的檔案管理員，在檔案收集工作中，必須具有參與意識，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每當學校領導或各部門負責人外出開會回來，檔案管理人員要及時詢問他們有沒有帶回來要歸檔的文件，以便及時登記保存，防止遺失。二是手勤，學校領導或上級領導在會議上的講話稿件要及時收集，要做好講話記錄，會后認真整理形成講話稿，再一并歸檔。三是腿勤，對學校重大活動形成的材料，待活動結束后，要主動收集歸檔，確保及時、齊全、完整地收集各類文獻資料。

五、進行科學分類

學校檔案大體上可分為五類：文書檔案、教學檔案、科技檔案（包括財會檔案、基建檔案）、聲像檔案和實物檔案。

以教學類檔案為例，可分為以下條目：一是教學管理的文件（包括上級教學管理指導性文件、學校的教學工作計劃、總結、報告、規(guī)章制度和統(tǒng)計材料等）；二是教學改革方面的文件材料；三是有關教學與教學實踐的文件材料（包括教學計劃、大綱、考試管理材料）；四是學科、專業(yè)設置和實驗室建設的文件材料；五是有關教研室活動的材料；六是優(yōu)秀教案、課件；七是師生獎懲材料；八是各專業(yè)使用的教材目錄和自編教材；九是學生管理工作的文件材料；十是教師業(yè)務檔案的建設。

六、做好檔案管理工作

學校設立綜合檔案室，學校檔案室既是保存和保護學校檔案的部門，同時又是開發(fā)利用檔案資源的信息交流中心。

按照《中華人民共和國保守國家秘密法》和本校制定的檔案保密制度對室藏檔案實行密級保管。

1、檔案工作人員要認真學習《中華人民共和國保密法》及有關法規(guī)，嚴格遵守國家統(tǒng)一制發(fā)的“保密守則”和本單位有關保密規(guī)章制度。

2、檔案工作人員必須做到對涉及黨和國家以及本系統(tǒng)、本單位的機密守口如瓶。

3、非檔案人員未經許可，不得進入檔案庫房。

4、借閱檔案必須嚴格執(zhí)行秘密制度，認真履行借閱手續(xù)。

5、利用檔案中的密件，必須經領導批準，在調閱室內閱讀，不準帶走。

6、按照本校制定的檔案統(tǒng)計制度對檔案的收進和移出，案卷數(shù)量，利用等情況進行統(tǒng)計。統(tǒng)計收進、移出檔案數(shù)量；統(tǒng)計檔案用房、設備數(shù)量；統(tǒng)計檔案利用和利用效果；統(tǒng)計檔案編研及其他檔案工作方面的情況。

7、按照本校制定的檔案庫房管理制度，設專人負責庫房管理，定期進行檢查、清點，對于已破損，字跡不清的檔案及時搶救，發(fā)現(xiàn)隱患立即向領導匯報解決。檔案庫房達到防盜、防火、防鼠、防霉、防塵、防光、防潮等“八防”要求。

8、做好檔案管理的基礎工作，逐步實現(xiàn)檔案的標準化，規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

檔案的價值在于利用，開發(fā)檔案信息資源，為學校工作提供利用，以更好地發(fā)揮檔案的實際價值，促進學校快速持續(xù)地發(fā)展。如：我校每年對高考考取本科的學生作全面的調查，調查深入上一級學校的每位學生生源地，通過比對，可以準確的掌握各生源地學生的素質，提高我校的優(yōu)生入學考和升學率，為下一年錄取工作提供參考。

總之，在搞好學校檔案收集工作和管理工作的同時，要進一步加強學校檔案信息資源的開發(fā)與利用，采取多種形式和方法，加強檔案的提供利用工作，讓檔案信息資源更好地為學校教學和管理工作發(fā)揮更大、更好的作用，為學校的發(fā)展做出應有的貢獻。

參考文獻

[1] 馮惠玲 . 檔案學管理[J].船海工程，2008（08-10）.

[2] 呂亞梅 . 淺談如何做好職業(yè)院校檔案編研工作[J].新課程，2016（26-30）.