提高高職院校學生檔案管理水平的創新模式思考

陳怡君

摘要：本文針對目前高職院校學生檔案管理存在的管理部門多，管理人員不專業，整理不及時以及學生的檔案意識不到位等問題，對提高檔案管理水平進行創新模式思索。

關鍵詞：學生 檔案管理 創新模式

高職院校學生的檔案記錄著大學期間的學習經歷、成長過程和綜合表現，在將來人生中，有著原始性、真實性、延續性特征。

檔案跟隨著學生畢業和終身的工作過程，關系著學生的終身前途命運，為將來進入社會參加工作等畢生的事業具有重要的意義。

當前大部分高職院校的學生檔案管理未能得到應有的重視，管理方式和管理水平不高，各種管理機制有待完善。為此，學生檔案管理工作的規范性遇到了新的挑戰，需要新的管理模式加以完善。

一、高職院校學生檔案管理的基本現狀

（一）管理部門多

近年來，高職院校的招生規模不斷擴大，龐大的學生檔案面臨著大量的工作量，從招生部門的招錄入學資料到學生入學后的整個大學生涯的在校記錄，成長過程，材料繁多。普遍情況下高中檔案、入學登記表歸招生辦管理，體檢表由醫務室管理，獎懲記錄由學生所在學院管理，黨團組織檔案由學生工作部的黨支部和團支部管理，畢業生登記表由招生與就業辦管理，所以這就需要注重完善學生檔案，這需要檔案工作行政部門對高校學生檔案的重視，對具體負責的管理部門制定標準化、規范化的管理制度，加強責任心。如果檔案管理的工作不夠規范，管理的部門不夠明確，對學生的檔案管理造成很多不利因素。

（二）管理人員不專業

高職院校學生的檔案管理工作由于無專一的部門和專人負責，在檔案收集過程中，通常會缺乏一定的協調機制以及不標準、不準確、不完整的現象。而且檔案管理人員基本上是由招生部門、所在專業系部的輔導員或學生工作部的黨支部、團支部人員兼任負責人員，這些兼任的負責人員沒有受過檔案管理方面的專業培訓，缺乏必要的檔案管理方面的處理知識，在收集、整理和裝訂等方面也存在很多無意識的不規范現象，以致于在檔案的保護與管理、檔案的利用與服務等理念上不夠專業。

（三）整理不及時

高職院校學生的檔案管理由于管理部門多，資料分散，往往造成整理不及時，而且管理人員多是兼任，兼職管理人員在整理檔案時時間和精力難以保證，容易出現各自為戰和臨時突擊的混亂現象。這種現象普遍存在一個缺憾，就是通常是在大學生畢業即將離校時匆匆忙忙整理或還未能將其檔案整理出來，這種沒有集中提前整理的檔案甚至會缺失或者資料不完整，事實上畢業生就業準備已經在前一個學期就開始了，所以不能及時地提供畢業生的檔案資料，這不僅給學生檔案管理工作增加了壓力，還直接影響了單位對學生的全面了解，從而影響了對學生的及時選擇，也阻礙了學生的就業發展。

（四）學生的檔案意識不到位

隨著就業方式和就業觀念的轉變，很多高職院校的學生在頂崗實習完后，直接進入單位工作，也就是檔案沒有及時隨著畢業工作取走，出現了人檔案分離的現象，所以高職院校中絕大部分學生不了解檔案的構成、重要意義，對檔案的重視程度也在逐漸弱化。在個人資料的填寫時，檔案的內容信息不足，其中的實習匯報材料、實習周記、實習自我評價、畢業論文等也較為隨意，采用套路化語言，往往給人千篇一律的感覺，無法充分展示學生的個性、特點、優勢，在用筆、用紙、書寫時也不認真規范。

二、提高高職院校學生檔案管理的創新模式

學生階段檔案是人生檔案的重要組成部分，大學生涯的檔案更是一個人成長過程中承前啟后的重要標志，因此加強統一管理、事立專業規范意識、整理及時完整、提高學生個人優質的檔案意識是提高高職院校學生檔案管理水平的主要路徑。

（一）加強制度建設，統一管理部門

高職院校應當根據當前大學生在校期間檔案內容繁雜，辦理部門牽涉較多，資料未能及時集中管理的現象，以及檔案未能及時應用于就業需要的整體形勢，制定完善高校學生檔案管理辦法、實施細則和評價體系，明確集中單一的管理部門，制定管理的任務目標和職責范圍。并加大宣傳力度，宣傳學生檔案管理工作的重要性，使檔案的歸檔范圍，從收集、整理、到歸檔要涉及到的管理部門，都能積極配合，在歸檔前保存資料的完整性，并及時交給管理部門，從而有效地保證單一管理部門收集的檔案的準確性、時效性和完整性。

（二）強化服務意識，提高專業素質

檔案工作人員的素質條件的優劣對檔案事業的發展有重要的影響，這就需要檔案工作人員具有較高的素質、良好的職業道德和履行崗位職責的專業知識和較強的責任心。這就是說檔案管理工作人員應當接受檔案業務培訓，熱愛檔案事業，事立服務意識，要了解和掌握與檔案工作有關的最新技術，不斷改進檔案管理手段，提高工作效率，同時還應懂得一點邏輯知識。

（三）提高管理觀念，保證整理時效

高職院校學生的檔案業務工作主要是收集、整理、保管、統計和畢業發放等工作。學生入校開始做好學生檔案的建檔工作，在檔案收集階段，高校學生檔案管理人員要主動向學生所在院系以及所有收集學生信息的部門溝通，在學生發生入黨、參加比賽、頂崗實習、畢業設計、畢業論文等情況時要及時收集整理，對其進行如實地記錄并及時歸檔，保證學生檔案的真實、原始和時效。內容更加豐富多樣、完整全面，使畢業生的檔案資料能夠更詳細準確、全面。通過有計劃、有步驟地做好分類歸檔工作，也更方便查詢和使用。做好統計登記工作，查漏補缺，以便于畢業發放。每個學生的檔案應當提前一學期整理出來，這樣畢業時就不會發生漏裝、錯裝、轉遞不及時、信息不準確等情況。

（四）引導學生檔案意識，認清學生檔案的價值

高職院校教學部門要引導學生，認識檔案的重要性，是側面了解一個人的重要依據，是人生事業發展道路上真實記錄憑證。因此大學期間的人生履歷，包括學習經歷、政治面貌、品德素養、學術水平、實踐技能、身體狀況等，是檔案的重要組成部分，具有原始性、唯一性特征。在原始資料的填寫時，態度認真，書寫規范，工整美觀，資料完整，在個人檔案歷史上留下美觀的篇章。

三、結語

高職院校的學籍檔案管理工作是一項細致又繁忙復雜的業務。加強制度建設，統一管理部門，強化服務意識，提高管理的專業素質，提高理念，保證整理及時，引導學生重視的意識，才能充分地提高學生檔案管理水平，起到了增強高職院校競爭力的作用。endprint