基于全生命周期管理的小額設備自行招標探索

吳冠儀, 陳 巍

(上海交通大學 招投標與政府采購辦公室, 上海 200240)

基于全生命周期管理的小額設備自行招標探索

吳冠儀, 陳 巍

(上海交通大學 招投標與政府采購辦公室, 上海 200240)

設備全生命周期管理(LCM)中,小額設備自行招標存在公告信息媒介局限、權威性低、良性競爭不足、資金利用率不高、制約招標工作質量提升等問題。針對問題,提出4種切實可行的解決方法,同時,針對全生命周期管理中存在的深層次問題進行分析探討,對完善高校設備全生命周期管理、提高資金效益進行有益的探索和實踐,提供了可借鑒的操作方法。

小額設備； 招標； 全生命周期管理

2003年以來,國內高校啟動了政府采購程序[1],得到了中央和地方財政的大力支持,高校年新增設備投資不斷提高,因此,對科學管理儀器設備、提高設備投資效益提出了更高的要求,成為相關管理部門內涵建設的重點。上海交通大學[2]、中山大學[3]、山東大學[4]、天津大學等高校[5-6]探索并實踐了高校設備的全生命周期管理(LCM),該管理分為制定設備采購計劃期、采購期、使用期和處置期4個階段,計劃期和采購期處在管理的第一、第二環節。作為負責設備的招投標與政府采購部門,協同設備使用等相關單位做好設備購進的科學規劃和計劃,減少設備重復購置及閑置、延長設備的技術生命,提高設備投資效益,是高校儀器設備LCM不可或缺的環節。以上海交通大學校本部小額設備為例,探索從源頭做好設備全生命周期管理的具體實踐方法,為提高投資效益、發揮儀器設備在人才培養、科學研究和學科建設中的作用提供借鑒[7]。

1 小額設備自行招標的特點

上海交通大學的貨物招標采購實施細則規定,單臺件或批量采購金額在20萬元(含)～50萬元(不含)的采購項目屬于小額設備。其采購方式為由項目單位提出申請,經招投標與政府采購辦公室批準同意,由招投標與政府采購辦公室負責組織項目單位自行組織實施。由于高校科研儀器設備的招標采購呈現出“兩頭大中間小”的杠鈴式分布,小額設備作為“杠鈴”的一端,其招標通常被稱為“C類”招標。

1.1 小額設備購置特點

從采購實踐來看,小額設備項目通常是采購數量最多的項目。其采購特點是數量多、種類雜、時間緊、單件設備采購量和采購金額小、累計采購量和總金額較大。涉及教學、科研面廣,對學校教學、科研的影響不容忽視。

1.2 小額設備在整個設備采購中的統計情況

將上海交通大學校本部2014年—2016年小額設備統計情況列于表1,通過對表1的分析,可以得出以下4個結論:(1)小額設備采購數量大,年均占采購項目總數的63.64%；(2)中標金額不可忽視,年均中標金額占采購項目總金額的27.18%；(3)節約資金額比較可觀,年平均節約資金312.70萬元；(4)年均節約資金占總節約資金比為20.21%。上述情況說明涉及小額設備投資效益、設備采購質量等一系列管理環節,都是高校設備LCM中不可或缺的有機組成部分,都會對該類設備應用于教學科研等領域產生直接或間接的影響,探索其自行招標工作是對高校設備LCM管理模式的有益補充。

表1 上海交通大學校本部2014年—2016年小額設備統計情況

1.3 小額設備年度采購情況統計

2016年度上海交通大學校本部有27家用戶,采購小額設備總數為152臺(件)。分別對采購單位情況和采購單位中標金額進行統計,統計情況見圖1和圖2。

圖1 項目單位數量統計表

圖2 中標金額統計表

從圖1可以看出:教學、科研和教學輔助部門占全部購買部門的85%,管理部門占15%。

從圖2可以看出:教學、科研和教學輔助部門的中標金額占總中標金額的97%,管理部門的中標金額在總中標金額中的占比為3%。

結合圖1、圖2可以得出:占85%教學、科研和教學輔助部門的中標金額占總中標金額的97%,占15%的管理部門的中標金額在總中標金額中的占比只有3%。由此可見,小額設備對教學、科研的支持作用不容忽視,在高校設備LCM中占有重要的一席之地。

2 小額設備采購中存在的問題

依據小額設備在LCM所處的管理階段、結合實際工作流程、遇到的困難,梳理出其對設備LCM存在的4個亟待解決的問題。

2.1 自行招標權威性不夠,良性競爭機制尚未形成

受小額設備采購特點的局限,這類項目的自行招標對投標商吸引力不大,供應商不重視,難以組織起有效的競爭,在很大程度上削弱了自行招標的力度[8],降低了設備招標水平。

2.2 受公告信息發布局限,遺漏性價比較優的設備

因限額以下設備無法在財政部門指定媒體上發布公告,一般發布在學校網站上,大多數潛在投標人不習慣每天上各高校網站尤其是各院系的網站一一查看相關采購招標信息,導致發出的采購招標信息不能及時傳達給相關供應商,信息的公開度大打折扣,直接影響潛在投標人的范圍和數量。開標時不足3家投標人的情況時有出現,這種管理方式給個別用戶留下了為了湊滿3家而主動讓供應商找其他兩家“陪標”,遺漏高性價比設備的同時也觸犯了招投標工作紀律[9]。

2.3 設備重復購置、閑置現象未決,有效提高投資效益受阻

多部門協同一體化是高校有效實施設備LCM的關鍵,是學校設備LCM運行中著力解決的問題。在實踐中遇到的最大困難是多部門協同一體化工作的信息共享平臺建設和完善,該平臺在提供準確管理信息方面具有“眼睛”的作用。由于建設中的平臺,數據共享、綜合統計功能尚未完全啟動,局限各二級單位獲取制定計劃所依據的統一開放的標準化數據,加之不同院系之間的信息共享和溝通不暢,影響設備采購計劃制定的科學性、全面性和適應性,造成設備重復購置、閑置后患,成為有效提高投資效益遇到的難題之一。

2.4 招標專業人才缺乏,影響招投標工作質量

受人員編制限制,目前精通高校招標專業人才缺乏,各院系的招標工作采取“誰買設備誰招標”的方式,采購儀器的工作分配給教師等非招投標專業人員。由于不熟悉招投標法規、業務欠精通,工作中存在較大的主觀性,甚至有時違規操作而不知。還存在諸如設備招標文件套話、空話多,技術參數提供不齊全或缺乏針對性,不能反映招標方的真實需求,直接影響購進設備質量等急需進一步解決的問題。

3 小額設備自行招標對高校設備LCM的影響

縱觀設備LCM的循環運行系統,小額設備的自行招標管理工作,是制定購置計劃的接續階段、采購的具體實施階段、設備使用和處置的基礎階段。明晰小額設備對LCM各個階段的影響,是有的放矢提高投資效益的依據。

3.1 采購計劃期對設備LCM的影響

小額設備購置計劃期的關鍵性工作是計劃的制定、選型和提供技術參數。研究表明,設備計劃期和采購期管理決定了其壽命周期費用的90%,決定著70%未來問題[9]。可見計劃采購期對后續3個階段起著決定性影響。該階段一般是由使用教師獨立完成,這是一項耗時費力的工作,尤其是一體化數據共享系統尚未全面啟動的情況下,增大了計劃制定科學性的難度。據統計,購買一臺普通的儀器設備要花上2～3個月的時間進行調研,遇到技術性能復雜的儀器設備,花上大半年時間來完成調研工作的情況也時有發生。學校教師面臨科研和教學的雙重壓力,為了購置設備還要花費大量時間,通過電話咨詢、網上搜索甚至現場踏勘等方式完成前期調研工作。長此以往,教師受時間和精力所限,難以投入更多的時間和精力去分析和比較同類產品[10],加之受一體化數據共享系統限制,難以在全面掌握本院系設備信息的層面,制定出有利于設備全生命周期管理的高質量采購計劃。

3.2 采購期對設備LCM的影響

小額設備采購期的核心工作是招投標、簽訂合同和安裝調試。做細做實該過程的一系列環節,是提高投資效益、延長后續管理階段設備使用壽命和技術壽命的保障。

招投標公告發布的受眾面是參與供應商數量和質量的保證,在采購期管理中具有重要的基礎作用。要深入研究招標、評標、定標階段等相關例行工作,在招投標工作實務中積累經驗,只有應用源于實踐中的經驗,才能精準做好提高設備投資效益工作。

合同簽定階段控制住合同實質性內容,監管合同談判與簽定的程序；履約階段控制住到貨驗收和安裝調試,為設備在使用期良好運行奠定基礎。

3.3 使用期對LCM的影響

小額設備的使用期是其全生命周期管理中時間最長的重要環節。這段時間的管理是衡量設備使用效益的重要階段[11]。由于學校院、系、實驗室、研究部門為儀器設備的使用單位,使用者對于購進設備使用過程中各項性能、指標等質量因素最有發言權。因此學校的相關職能部門,如招采辦和設備處聯合與用戶建立聯系,跟蹤設備的使用情況,獲得設備使用階段的反饋信息,完善設備LCM相關階段的數據積累。

3.4 處置期對LCM的影響

小額設備處置期的主要工作是設備評價、調撥管理、設備報廢管理[12]。由于設備的報廢階段基本不在質保期之內。因此,就涉及到采購階段的設備評價進行說明,對設備使用壽命中自身的性能指標、中標的供應商全程服務作出客觀的評價。該評價非常有價值,一方面可以為招投標與政府采購辦公室和其他用戶單位在今后采購工作提供參考,另一方面為下一輪采購階段篩選優秀供應商做好基礎性工作,從而優化并改進設備的全生命周期管理。

4 加強小額設備采購管理的實踐和建議

針對設備全生命周期管理LCM過程中出現的問題,進行改進、提出建議,是對招投標實務工作中提高設備投資效益、促進和完善設備LCM走向良性循環的有益探索。

4.1 利用“互聯網+政府采購”等多種渠道,彌補招投標公告信息發布的局限

足夠數量的投標商參與學校儀器設備的競標,是保證招標質量的基礎。為此利用“互聯網+政府采購”等多渠道,在手機客戶端建立與學校信息聯網的供應商信息庫,凝聚優秀設備供應商,以提高儀器設備供應的性價比。如利用微信公共平臺,將日常服務積累的供應商信息資料、各種設備展銷會等多種渠道獲得的供應商信息,通過手機掃描二維碼增加信息庫信息,利用校際經驗交流等渠道,重點選擇優秀供應商,建立一批相對穩定的供應商信息庫,一定程度上解決了公告信息發布局限問題。

此外,為充分利用信息網絡技術提高采購效率和資金使用效益,結合高?？焖侔l展的實際情況,可以嘗試對納入學校統一采購范圍，但未達到政府采購限額標準的部分采購項目，通過利用“大額快速采購系統”進行的采購信息發布、供應商網上報價、系統排序、用戶初選、專家評審、網上公布采購結果等功能,實現快捷高效采購的采購方式。

4.2 創新服務方式,解決設備購置過程中遇到的問題

為提高小型設備投資效益和采購質量,上海交通大學招投標與政府采購辦公室,實施“保質提效、多軌并行”的改革原則,即在兼顧質量和效率的同時,推進重大工程資格預審制度、小型項目預選供應商制度、“重心下移”服務基層,做到多管齊下。在工作流程內找差距、補漏洞,優化服務細節。如:到二級單位宣講采購政策、培訓操作流程,實現零距離“對接服務”；定期為教師講解采購政策、小型設備采購流程、招標文件的編制方法等,通過宣講采購政策、法規,提高了用戶對招投標工作的法律意識,投訴質疑舉報事件較往年大幅減少。通過對工作流程的培訓,提高了工作效率,2016年中標結果100%公示無差錯。通過對招標合同的進一步優化,使招標合同更貼近用戶需求。

4.3 發揮導師引領作用,在設備招標實務工作中培養招投標專業人才

目前高校普遍缺少招投標專業人員,招標環節對設備LCM的運行質量影響大,尤其在遇到臨時性、大金額的設備購置項目,如“985工程”及“211工程”高校經常會收到一筆計劃外的國撥緊急專項資金,由于該資金特點是計劃外、數額大、使用期限短。因此,更加凸顯了招標工作人員業務素質對設備LCM的影響。2016年10月上海交通大學接到計劃外的國撥緊急專項資金,招投標與政府采購辦公室,一是給本單位年輕的從業人員加擔子,配備導師,在導師的指導下通過具體的招標實務操作,熟練業務提高工作效率；二是根據自行招標特點,借此機會幫助各二級單位培養本學科的專業化招標采購管理隊伍,通過對每個二級學院負責招標采購工作人員的實務操作指導,培養勝任各學科招標采購的專職人員；三是建立招投標與政府采購辦公室與二級學院相關負責人的聯系,就招標采購設備的購置計劃、采購情況、招標采購流程等事宜進行統籌規劃和針對性溝通,以提高采購效率和資金使用效益。在多方通力寫作下順利完成了這項工作。

4.4 建立“一門式”信息共享系統,解決LCM運行中的深層次問題

高校設備LCM管理的核心問題是建立設備資源信息共享的一體化管理系統,關鍵問題是多部門協同。根據設備全生命周期管理要求,上海交通大學正在建設招標采購“一門式”信息管理網絡系統。在該系統的基礎上,相關職能部門可進行有效對接,做到管理信息化,推進設備LCM向管理數據共享、追蹤設備管理等深層次發展。在信息化“一門式”系統中,用戶只需登錄一個高校門戶網站的校園身份識別入口,即可看到所購置設備的生命周期全過程,包括前期論證資料、開評標資料、電子合同、驗收單、固定資產入庫單、財務預約報銷單以及固定資產報廢清理單等。

5 結語

在上海交通大學積極探索實踐設備全生命周期管理中,在招投標工作環節較好地解決了遇到的實際問題。今后一個時期,依照國家對高校在招采領域的政策法規,積極響應“放、管、服”的改革,主動作為,確保在國家政策改革過程中“接得住、管得好”。同時以此為抓手,全面統籌抓建我校設備管理內涵建設、強化提升招投標人員的能力素質、穩步提高資金的投資效益。繼續探索和完善設備全生命周期管理,圍繞高校內涵建設,實踐踐行高?！胺諅取备母?發揮高校招標采購職能作用,提升為高校教學、科研、服務社會化的保駕護航能力。

References)

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Research on self-bidding of dribblet equipment based on LCM

Wu Guanyi, Chen Wei

(Office of Bidding and Procurement Administration, Shanghai Jiaotong University, Shanghai 200240, China)

Regarding the LCM (life cycle management) of the equipment, some problems exist in the bidding of dribblet equipment such as the limited notice information, the low authority, the insufficient competition, the low utilization rate of funds, etc., restricting the quality of the bidding work. In view of the above problems, four feasible solutions are put forward. At the same time, the deep-level problems in the life cycle management are analyzed, and the useful exploration and practice are carried out on the perfection of such management and the improvement of the funds efficiency, which provides the operational methods that can be used for reference.

dribblet equipment; bidding; life cycle management

10.16791/j.cnki.sjg.2017.08.067

2017-02-15

吳冠儀(1988—),女,黑龍江大慶,碩士,科員，研究方向為招投標與政府采購管理.E-mail：wuguanyi@sjtu.edu.cn

G482；F251

A

1002-4956(2017)08-0262-04