龔彥華, 雷敬炎
(武漢大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處,湖北 武漢 430072)
特約專欄——新形勢下實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理探析(Ⅲ)
武漢大學(xué)儀器設(shè)備信息化建設(shè)及管理
龔彥華, 雷敬炎
(武漢大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處,湖北 武漢 430072)

武漢大學(xué)逐步建立起適應(yīng)新形勢發(fā)展和符合校情的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)。根據(jù)儀器設(shè)備管理的新要求,對(duì)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)重新設(shè)計(jì),完成信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)支撐、管理應(yīng)用及用戶管理等4個(gè)層面的系統(tǒng)架構(gòu)。通過系統(tǒng)功能模塊的應(yīng)用進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理的各個(gè)流程,并且可以在多部門間開展設(shè)備信息交互完成業(yè)務(wù)流程,使學(xué)校儀器設(shè)備管理更規(guī)范、效率更高。
儀器設(shè)備; 信息化; 管理系統(tǒng)
儀器設(shè)備是高校國有資產(chǎn)的重要組成部分,其擁有量是衡量高校辦學(xué)能力和水平的重要基礎(chǔ)條件之一[1]。隨著國家科教興國戰(zhàn)略的深入推進(jìn),中央財(cái)政的大力支持,高校儀器設(shè)備存量不斷加大,增幅也逐漸加快,高校辦學(xué)條件得到了顯著的改善,同時(shí)也對(duì)儀器設(shè)備管理提出了越來越高的要求[2]。通過信息化建設(shè)的支持,可以規(guī)范管理的業(yè)務(wù)流程,提高儀器設(shè)備管理效率[3-5]。儀器設(shè)備信息化管理是學(xué)校管理能力的重要體現(xiàn),直接影響到學(xué)校教學(xué)、科研、行政、后勤等工作的順利開展[6]。以多年儀器設(shè)備管理經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ),結(jié)合日益嚴(yán)格和規(guī)范的管理要求,學(xué)校進(jìn)一步加強(qiáng)了儀器設(shè)備信息化建設(shè),建立和完善了新的儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)的應(yīng)用使儀器設(shè)備管理過程更有針對(duì)性,更加全面細(xì)致,同時(shí)有力推動(dòng)了學(xué)校信息化的建設(shè)與發(fā)展。
目前,國內(nèi)許多高校為了加強(qiáng)儀器設(shè)備管理工作,在結(jié)合自身學(xué)校特點(diǎn)的情況下,開發(fā)研制了一系列儀器設(shè)備管理軟件,提高了儀器設(shè)備管理的效率,在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、查詢等方面發(fā)揮了一定作用。但高校儀器設(shè)備信息化管理仍然普遍存在以下幾個(gè)方面的問題[7-8]。
(1) 信息檔案不全面。許多高校采集的儀器設(shè)備信息,大部分采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),只有名稱、型號(hào)、廠商、保管人、經(jīng)手人等信息,缺少購置發(fā)票、設(shè)備圖片及相關(guān)技術(shù)參數(shù)等信息。同時(shí),儀器設(shè)備的采購協(xié)議、論證報(bào)告、合同資料、驗(yàn)收資料等也基本使用紙質(zhì)資料歸檔,這對(duì)儀器設(shè)備管理人員在選用儀器設(shè)備時(shí),無法在計(jì)算機(jī)上查閱資料,大大降低了儀器設(shè)備系統(tǒng)的利用。
(2) 業(yè)務(wù)流程不充分。儀器設(shè)備信息化管理大部分高校主要是建賬、調(diào)撥、銷賬等,或者是有采購管理等相關(guān)環(huán)節(jié)獨(dú)立的管理系統(tǒng),但不能形成系統(tǒng)的信息化體系,偏重于數(shù)據(jù)庫信息,缺少儀器設(shè)備業(yè)務(wù)流程的全生命周期管理,從而難以形成含有動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的設(shè)備管理信息,使管理部門內(nèi)部無法實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器設(shè)備的有效監(jiān)管。
(3) 各職能部門橫向信息不暢通。由于缺乏統(tǒng)一組織和系統(tǒng)規(guī)劃,大部分高校的財(cái)務(wù)、人事、組織、資產(chǎn)等業(yè)務(wù)聯(lián)系密切的職能部門無法整合已有的信息資源,相互之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享和交互,形成眾多的“信息孤島”。
武漢大學(xué)每年儀器設(shè)備增量逐年增加,近3年來,每年新增儀器設(shè)備原值為2.2億元、3.5億元、4.0億元。截至2016年底,儀器設(shè)備總值達(dá)32.02億元,約22.29萬臺(tái)/套。隨著儀器設(shè)備總值的不斷增加,信息化手段的日新月異,學(xué)校致力于改善儀器設(shè)備的管理方法,提升管理水平和服務(wù)質(zhì)量。
2005年,學(xué)校擺脫了紙質(zhì)卡片,通過自主研發(fā),建立了“儀器設(shè)備管理系統(tǒng)”(下稱系統(tǒng)),實(shí)現(xiàn)建賬驗(yàn)收、校內(nèi)調(diào)配、報(bào)廢處置等基本管理要求,首次使用計(jì)算機(jī)取代了手工作業(yè)的粗放式管理模式。2011年,在自主研發(fā)的基礎(chǔ)上,將原有管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),從局域網(wǎng)中的C/S架構(gòu)移植到互聯(lián)網(wǎng)B/S架構(gòu)上,同時(shí)充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)管理系統(tǒng)的功能模塊進(jìn)行調(diào)整與完善。2016年,以學(xué)校大數(shù)據(jù)中心建立為前提,進(jìn)一步優(yōu)化管理功能,對(duì)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行了全方位的改良,增加了新的模塊,如設(shè)備清查、附件管理、報(bào)表管理、大型設(shè)備維修、低值易耗品管理等,使管理更全面細(xì)致,并且對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行分庫類管理,如一般儀器設(shè)備、大型儀器設(shè)備、車輛、進(jìn)口免稅設(shè)備等,改變了原有的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理模式,使管理針對(duì)性強(qiáng)。應(yīng)學(xué)校建立數(shù)據(jù)信息大平臺(tái)的要求,將儀器設(shè)備信息推送到平臺(tái)上,在一定范圍內(nèi)進(jìn)行數(shù)據(jù)的資源共享和交換。
基于高校的儀器設(shè)備管理普遍存在的主要問題,以及武漢大學(xué)信息化建設(shè)的發(fā)展需求,建立新的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)。首先利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行全生命過程的管理[9],全面準(zhǔn)確的采集儀器設(shè)備購置計(jì)劃、建賬驗(yàn)收、校內(nèi)調(diào)配、日常盤點(diǎn)、報(bào)廢處置等管理信息;其次實(shí)現(xiàn)歸口管理部門、使用單位、實(shí)驗(yàn)室(辦公室)以及保管人的四級(jí)管理;再次提供方便的統(tǒng)計(jì)分析功能,為學(xué)校各級(jí)使用單位建立實(shí)時(shí)在線查詢機(jī)制,為資產(chǎn)監(jiān)管部門及上級(jí)主管部門提供數(shù)據(jù)支撐;最后,結(jié)合學(xué)校數(shù)據(jù)中心的總體部署,實(shí)現(xiàn)人事、組織、儀器設(shè)備管理部門等數(shù)據(jù)共享與交互?;趦x器設(shè)備信息化管理的目標(biāo),新的管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)要求是:
(1) 系統(tǒng)架構(gòu)技術(shù)先進(jìn),高效靈活。采用模塊化結(jié)構(gòu),具有負(fù)載均衡和雙機(jī)熱備,具有較強(qiáng)的可維護(hù)性和擴(kuò)展性,在滿足現(xiàn)有需求的同時(shí),充分考慮系統(tǒng)的升級(jí)和擴(kuò)展要求。
(2) 系統(tǒng)采用B/S架構(gòu),支持虛擬化部署。系統(tǒng)能夠支撐主流常用的多種操作系統(tǒng)和瀏覽器(IE內(nèi)核、Google內(nèi)核、Firefox、Safari內(nèi)核都應(yīng)支持)及當(dāng)前常用版本,且提供HTML5頁面展示。
(3) 提供移動(dòng)辦公。移動(dòng)終端操作系統(tǒng)應(yīng)至少支持iOS和Android,移動(dòng)終端App功能應(yīng)與電腦版基本一致,且簡單易用,方便快捷。
(4) 系統(tǒng)采用的代碼規(guī)范。代碼需要符合國家標(biāo)準(zhǔn)、國務(wù)院學(xué)位辦標(biāo)準(zhǔn)、教育部標(biāo)準(zhǔn)以及學(xué)校統(tǒng)一的信息編碼標(biāo)準(zhǔn)。
(5) 充分考慮系統(tǒng)的安全保密性。提供完善的授權(quán)機(jī)制和完整的日志保存機(jī)制,能嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的錄入、修改、查詢,并能自動(dòng)對(duì)不同人員的操作進(jìn)行記錄,從源頭保證數(shù)據(jù)的完整性、一致性和準(zhǔn)確性,確保使用安全。
(6) 系統(tǒng)有良好的穩(wěn)定性。系統(tǒng)能滿足至少800個(gè)用戶同時(shí)在線的運(yùn)行性能要求,而且運(yùn)行穩(wěn)定。
結(jié)合學(xué)校儀器設(shè)備管理的實(shí)際,形成基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)據(jù)支撐、管理應(yīng)用、用戶管理等4個(gè)層面既獨(dú)立又緊密合作的有機(jī)整體的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。
(1) 基礎(chǔ)設(shè)施層?;A(chǔ)設(shè)施是系統(tǒng)的物理層,充分利用計(jì)算機(jī)等基礎(chǔ)建設(shè)環(huán)境,將有線網(wǎng)絡(luò)、無線網(wǎng)絡(luò)等條件集成起來,為儀器設(shè)備的管理提供所需的計(jì)算和存儲(chǔ)等資源,構(gòu)建儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)的物理基礎(chǔ)。
(2) 數(shù)據(jù)支撐層。數(shù)據(jù)支撐層從各級(jí)管理人員的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)著手,采集儀器設(shè)備生命周期各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)信息,形成圍繞儀器設(shè)備管理各個(gè)層面的數(shù)據(jù)中心,為管理應(yīng)用層做好基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐。
(3) 管理應(yīng)用層。管理應(yīng)用層在數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的基礎(chǔ)上,為各級(jí)管理人員和儀器設(shè)備管理各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提供應(yīng)用服務(wù),并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的篩選、查詢、統(tǒng)計(jì)、分析以及用戶授權(quán)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等應(yīng)用與操作層面的管理。
(4) 用戶管理層。系統(tǒng)為學(xué)校用戶提供了一個(gè)統(tǒng)一的登錄、身份認(rèn)證的管理功能。校教職工信息與人事部門信息統(tǒng)一,每天更新同步,保障人員信息準(zhǔn)確。4個(gè)級(jí)別的管理員登錄系統(tǒng),有相應(yīng)的操作權(quán)限。同時(shí),系統(tǒng)通過角色設(shè)定,使外貿(mào)公司、驗(yàn)收人員、報(bào)廢人員、查詢?nèi)藛T等有不同的操作權(quán)限。
儀器設(shè)備管理主要包含儀器設(shè)備的采購管理(進(jìn)口免稅儀器設(shè)備)、建賬驗(yàn)收管理、日常使用管理、報(bào)廢處置等管理環(huán)節(jié)[10]。儀器設(shè)備管理過程的幾個(gè)環(huán)節(jié)同樣也是信息化運(yùn)行的幾個(gè)功能模塊,如圖1所示。

圖1 儀器設(shè)備信息化管理流程及功能
5.1 采購管理(進(jìn)口免稅儀器設(shè)備)
采購管理主要針對(duì)學(xué)校進(jìn)口免稅儀器設(shè)備免稅業(yè)務(wù)流程的管理。用戶除了學(xué)校教職工外,還包含有外貿(mào)公司。通過該功能完成對(duì)進(jìn)口免稅過程中各個(gè)環(huán)節(jié),包括供貨協(xié)議的分發(fā)、委托代理協(xié)議的簽署、外貿(mào)合同的簽署、辦理免稅、貨物進(jìn)關(guān)等進(jìn)行跟蹤監(jiān)管。各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)所形成的資料以電子文檔的形式保存,保障檔案的完整性及便利性;掌握外貿(mào)公司完成業(yè)務(wù)的情況以及用戶評(píng)價(jià)情況,統(tǒng)計(jì)審核并評(píng)價(jià)外貿(mào)公司的服務(wù)能力。
5.2 建賬驗(yàn)收管理
儀器設(shè)備的建賬驗(yàn)收改變了以往單一標(biāo)準(zhǔn)的錄入,改為分庫類入賬管理,基本包括:一般儀器設(shè)備庫、大型儀器設(shè)備庫、汽車庫、附件庫、低值易耗品庫等。同時(shí),進(jìn)口儀器設(shè)備到貨后,驗(yàn)收也與該模塊關(guān)聯(lián)。分庫類管理的儀器設(shè)備基礎(chǔ)信息錄入字段有區(qū)別,使管理更精細(xì);大型儀器設(shè)備與汽車的錄入另外要求上傳發(fā)票與照片,保證儀器設(shè)備的可追溯性;附件可以根據(jù)實(shí)際使用情況進(jìn)行賬務(wù)的拆分重組,使管理更科學(xué)合理。
儀器設(shè)備保管人根據(jù)不同入庫要求,錄入儀器設(shè)備的基本信息提交建賬驗(yàn)收的申請(qǐng),經(jīng)儀器設(shè)備驗(yàn)收人員審核通過,形成儀器設(shè)備驗(yàn)收單和打印編號(hào)標(biāo)簽。儀器設(shè)備編號(hào)標(biāo)簽根據(jù)年份按照流水號(hào)編號(hào),各驗(yàn)收人員根據(jù)分發(fā)的編號(hào)標(biāo)簽進(jìn)行分派。
5.3 日常使用管理
目前,儀器設(shè)備日常使用,如校內(nèi)調(diào)配、清查盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表的生成等日常的管理工作基本可以通過信息化手段完成。
5.3.1 校內(nèi)調(diào)配
部分閑置設(shè)備可以通過校內(nèi)調(diào)配功能劃撥到所需要的使用單位,提高儀器設(shè)備的利用率。校內(nèi)調(diào)配分為使用單位內(nèi)部與使用單位外部2種形式。內(nèi)部調(diào)配:由單位管理員根據(jù)本單位內(nèi)部儀器設(shè)備的需要進(jìn)行;外部調(diào)配:由校級(jí)管理員根據(jù)跨單位之間的申請(qǐng)完成。
對(duì)于報(bào)廢的儀器設(shè)備在申請(qǐng)狀態(tài)時(shí),擬報(bào)廢的儀器設(shè)備清單會(huì)進(jìn)入“閑置儀器設(shè)備庫”,并在全校范圍內(nèi)展現(xiàn)。由需求單位提出申請(qǐng),根據(jù)實(shí)際由單位或校級(jí)管理員完成調(diào)配審核。
5.3.2 清查盤點(diǎn)管理
為摸清家底,保障學(xué)校儀器設(shè)備安全和發(fā)揮其效益建立了資產(chǎn)清查盤點(diǎn)機(jī)制,儀器設(shè)備的清查盤點(diǎn)可以通過系統(tǒng)完成。清查盤點(diǎn)任務(wù)由單位管理員發(fā)起自查,也可以由校級(jí)管理員發(fā)起。主要由儀器設(shè)備保管人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)認(rèn)領(lǐng)儀器設(shè)備,無人認(rèn)領(lǐng)的儀器設(shè)備可由單位管理員認(rèn)定歸屬,并進(jìn)行指派或認(rèn)定儀器設(shè)備狀態(tài)(遺失、被盜、借出、損毀等)。在進(jìn)行清查盤點(diǎn)任務(wù)中,將清查盤點(diǎn)任務(wù)單位的儀器設(shè)備進(jìn)行調(diào)配、報(bào)廢、增值功能鎖定。
5.3.3 設(shè)備數(shù)據(jù)管理
數(shù)據(jù)管理主要對(duì)儀器設(shè)備管理流程中形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行應(yīng)用,主要包含數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析以及報(bào)表生成。
(1) 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。對(duì)于各種數(shù)據(jù)列表:如儀器設(shè)備驗(yàn)收申請(qǐng)單、驗(yàn)收單、校內(nèi)調(diào)配清單、報(bào)廢申請(qǐng)單、報(bào)廢單、儀器設(shè)備清單、儀器設(shè)備報(bào)廢清單等,都可以進(jìn)行篩選查詢[11-12]。篩選查詢條件設(shè)定為各類列表的字段信息,并且有靈活的篩選組合條件。對(duì)于篩選出來的列表“所查即所得”,可以導(dǎo)出Excel表格,方便做進(jìn)一步統(tǒng)計(jì)分析。簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)配合篩選查詢功能完成,對(duì)于篩選出來的清單列表做直接的統(tǒng)計(jì)計(jì)算,計(jì)算出臺(tái)套數(shù)與金額。另外,根據(jù)使用單位、管理部門要求,設(shè)計(jì)了多種數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析樣表,比如比較近5年的設(shè)備新增、報(bào)廢情況,按教育部、財(cái)政部的分類標(biāo)準(zhǔn)將儀器設(shè)備按類別統(tǒng)計(jì),比較不同類型儀器設(shè)備的占有量等。
(2) 報(bào)表的生成。根據(jù)教育部、財(cái)政部等儀器設(shè)備管理的上級(jí)部門或者學(xué)校其他管理部門要求的常用報(bào)表的要求,編輯成命令,通過系統(tǒng)處理自動(dòng)生成所需列表清單或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。解決了以往手工處理、填報(bào)帶來效率和準(zhǔn)確率較低的問題。
5.4 報(bào)廢處置管理
根據(jù)學(xué)校國有資產(chǎn)報(bào)廢處置工作的實(shí)際,可以形成一般儀器設(shè)備申請(qǐng)單與大型儀器設(shè)備申請(qǐng)單。擬報(bào)廢的儀器設(shè)備進(jìn)入了“閑置儀器設(shè)備庫”,向全校公示2周,有需求的單位可申請(qǐng)認(rèn)領(lǐng),進(jìn)行設(shè)備調(diào)配。無人認(rèn)領(lǐng)的儀器設(shè)備進(jìn)入報(bào)廢處置流程。業(yè)務(wù)流程與學(xué)校儀器設(shè)備管理部門系統(tǒng)進(jìn)行了對(duì)接,所以儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)的審批和財(cái)務(wù)賬務(wù)核銷均通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)。儀器設(shè)備報(bào)廢的財(cái)務(wù)處理需經(jīng)過報(bào)廢管理員審核、儀器設(shè)備管理員復(fù)核2個(gè)步驟以保障核銷的儀器設(shè)備賬務(wù)準(zhǔn)確。復(fù)核后的儀器設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)單由系統(tǒng)形成報(bào)廢單,其中的儀器設(shè)備進(jìn)入“已報(bào)廢儀器設(shè)備”庫中。
武漢大學(xué)儀器設(shè)備管理部門根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和要求,不斷完善信息化建設(shè),通過儀器設(shè)備管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備全生命周期的精細(xì)化管理。新的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的建立,不僅進(jìn)一步規(guī)范了管理過程,并且在相關(guān)管理部門間可以實(shí)現(xiàn)信息交互,使管理工作更有效、便捷,提高了工作效率,提升了綜合管理水平。儀器設(shè)備信息化建設(shè)與管理工作仍然需要不斷完善,在現(xiàn)階段儀器設(shè)備管理系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)上,繼續(xù)探索和優(yōu)化,更好地服務(wù)于學(xué)校教學(xué)科研工作。
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Construction and management for informationization of instruments and equipment in Wuhan University
Gong Yanhua, Lei Jingyan
(Office of Equipment and Laboratory Management, Wuhan University, Wuhan 430072, China)
Wuhan University has gradually established the informationization management system for the instruments and equipment, which adapts to the new situation and conforms to the university situation. According to the new requirements of such management, the design requirements of the instruments and equipment management system are proposed, and the system structure is completed from the following four aspects: the infrastructure for the information management system, the data support, the management and application, and the users’ management. Through the application of the system functional module, the process of such management is realized, and the equipment information interaction among various departments is carried out so as to make the university’s management for the instruments and equipment more standardized and more efficient.
instruments and equipment; informationization; management system
2017-05-26
龔彥華(1984—),女(土家族),湖北宜昌,碩士,武漢大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處設(shè)備管理辦公室副主任、主要研究方向?yàn)閮x器設(shè)備管理
雷敬炎(1965—),男,湖北武漢,碩士,研究員,武漢大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處處長、主要研究方向?yàn)閷?shí)驗(yàn)室建設(shè)與設(shè)備管理.E-mail:55848438@qq.com
10.16791/j.cnki.sjg.2017.08.001
G482
A
1002-4956(2017)08-0001-04
編者按:建設(shè)創(chuàng)新型國家的偉大戰(zhàn)略目標(biāo)推動(dòng)著高校深化教育教學(xué)改革,培養(yǎng)創(chuàng)新人才的任務(wù)光榮而艱巨。在新形勢下,實(shí)驗(yàn)室如何進(jìn)行建設(shè)和管理,以求在人才培養(yǎng)、科學(xué)研究和社會(huì)服務(wù)等方面做出更大的貢獻(xiàn),廣大實(shí)驗(yàn)室工作者開展了積極的探索和實(shí)踐。本期《特約專欄》刊登了武漢大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處設(shè)備管理辦公室副主任龔彥華、天津醫(yī)科大學(xué)實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理處處長張洪清等的文章,介紹他們的研究成果和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),供廣大讀者借鑒、參考。