關于計算機在現代檔案管理中的應用分析

吳愛金

摘 要：隨著科學技術發展，計算機技術應用于各個行業，極大的方便了人們的生活。計算機技術在檔案管理中的應用改變了傳統的管理模式，使檔案管理更為方便，而且還實現了信息共享。本文就計算機在現代檔案管理中的應用進行研究分析，不斷完善計算機檔案管理，提高管理效率。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；應用

檔案管理是一項十分反復的工作，它涉及的管理內容龐大，各種信息數據，要做好歸檔工作，一不小心就會丟失，造成失誤。而且檔案管理工作所涉及的管理時間也十分漫長，有的建筑工程動輒幾十年，在工程竣工前，檔案必須保存完好。因此，計算機技術的應用，解決了這兩項難題，所以計算機在檔案管理中的應用勢在必行。

1 計算機在現代檔案管理必要性

首先，傳統檔案管理工作效率低下。傳統檔案管理投入了大量的人力財力，管理內容龐大，資料混亂，檔案的歸類工作難度大，丟失風險也高，嚴重影響了企業管理效率。

其次，計算機檔案管理實現了信息共享。計算機檔案管理不僅實現信息的有效歸類，而且還具有檢索功能，要想查閱學習只要檢索就可以在幾分鐘內找到，實現了信息的共享。

最后，計算機檔案管理延長了檔案使用期。傳統紙質檔案由于其材質原因，磨損嚴重，使檔案的使用壽命減少。計算機的出現，避免了他人對檔案的直接接觸，延長了檔案的使用期。

2 計算機在現代檔案管理問題

第一，計算機檔案管理基礎設施差。各個地區經濟水平發展程度不一致，計算機檔案管理還不完善，計算機在偏遠地區的普及還不太高，檔案管理信息化還無法實現，而且還沒有專業的計算機檔案管理人才。

第二，計算機檔案管理有安全隱患?；ヂ摼W時代信息實現了共享，然而，有許多的不法分子，利用計算機破壞計算機信息，病毒和黑客的存在，極大的影響了計算機檔案管理安全。

第三，計算機檔案管理技術落后。目前，我國許多單位計算機檔案管理還沒有規范的制度，檔案審核不嚴格，檔案入檔不及時，檔案漏缺等問題時有出現，不利于計算機檔案管理工作的開展。

3 計算機在現代檔案管理的策略

3.1 加快計算機技術在檔案管理中的應用

1.完善計算機檔案管理基礎設施

為了普及計算機在檔案管理工作中的應用，必須完善計算機的硬件設施，使其適應檔案管理的需要。這就需要投入資金，在原有計算機的基礎上，購買大容量的存儲設備，實現大量信息的存儲和管理；建立數據庫，實現數據的信息共享和統一管理；建立檢索功能，提高檔案信息查找的速度，方便使用者查詢，實現資源的有效管理；利用網絡技術，及時的更新檔案管理信息，跟進時代的步伐，盡快實現數字檔案代替紙質檔案，實現檔案管理的一致性。

此外，還要在計算機檔案管理配套打印機、復印機、掃描儀等基礎設備，對重要的檔案信息進行備份，加強檔案信息的安全性[1]。

2.培養專門的計算機檔案管理人才

計算機檔案人才包括計算機檔案研發人才和管理人才。一方面，有實力的企業可以加大資金的投入，研發一套適應于本企業的計算機檔案管理系統，有針對性的對企業進行信息管理，提高管理效率。另一方面，要培養一批有專業計算機檔案管理技術的管理人才，不僅有良好的業務能力，而且還要在不斷的實踐工作中提升自己的專業能力，定期的參加企業組織的技術培訓，成為一個全面發展的綜合性人才。

3.2 提高計算機的安全性

1.技術安全措施

企業為了保障檔案信息的安全，必須加強檔案管理系統的安全性。采用防火墻技術，對黑客的進攻采取防御，保護檔案信息不被盜取；應用計算機病毒檢測系統，定期對計算機進行病毒檢測，及時發現漏洞，進行修補，避免計算機病毒的入侵造成數據的丟失；還可以采用信息加密技術，對所有主要的信息盡心密碼設置，增加檔案信息的安全性。此外，還應該對檔案信息進行定期的備份，防治計算機因為突然故障或者停電，而導致重要數據的丟失。

2.制定計算機檔案管理法律法規

對于政府而言，就是要制定一系列關于計算機檔案管理的法律，以不斷完善計算機檔案管理的制度建設，保證計算機檔案管理有法可依。在保證檔案信息的真實性的同時，對那些盜取檔案信息的人員進行法律懲處，起到警示作用，保證計算機檔案的安全性。

3.加強職業道德教育

在計算機在檔案管理應用中，一定要做好管理人員的職業道德培訓。檔案信息關乎企業的機密性文件，所以一定要注重檔案信息的保密工作。因此，要定期的組織計算機檔案管理人員進行職業道德培訓，讓管理人員在道德的約束下，堅守自己的專業操守，愛崗敬業，忠于職守，不監守自盜，不泄露企業的檔案信息。

3.3 建立健全的現代檔案管理制度

1.建立現代檔案管理制度

為了確保計算機檔案管理的有序進行，必須根據企業的實際情況，建立起自己去的檔案管理制度，對每一個環節進行細化的管理，制定檔案電子化的每一個工作步驟，建立一整套完善的業務流程，對于檔案管理中可能出現的問題提前制定好注意事項，保證計算機檔案管理的規范操作，使管理過程職責分明，實現了計算機檔案管理的有效進行[2]。

2.建立激勵機制

為了不斷的完善計算機檔案管理，可以采取激勵措施。企業可以對計算機檔案管理提出改進意見的員工進行物質獎勵，以此鼓勵其他員工的積極性，對企業的檔案管理獻計獻策。企業要廣納員工的意見，對有用的信息進行完善，將其制度化，納入計算機檔案管理制度，保證意見源源不絕。

3.引進成功的管理模式

企業自己沒有計算機檔案管理經驗的，可以借鑒大企業的管理模式，根據企業自己的實際情況，取其精華，有目的的學習管理方法，形成自己的管理模式。

4 結束語

計算機在現代檔案管理中的應用前景廣闊，不僅節約了管理成本，而且使檔案管理更加有效。因此，我們要通過加快計算機技術在檔案管理中的應用，提高計算機的安全性，建立健全的現代檔案管理制度等措施，完善計算機檔案管理，促進檔案管理智能化。

參考文獻

[1]路海玉.淺析計算機在現代檔案管理中的應用[J].黑龍江科技信息，2016，20：158.

[2]崔靜.淺談計算機技術在現代檔案管理中的應用[J].信息系統工程，2013，08：129.endprint