事業單位檔案管理中存在的問題及優化策略

摘 要：社會的發展進步以及信息化時代的到來，使得信息資源日益多元化，這在一定程度上增加了事業單位檔案收集與管理的工作量。檔案管理是保證事業單位其他工作順利開展的基礎，也是促進事業單位資金有效利用的依據，可以說，檔案管理是事業單位工作的重要組成部分。但在我國，事業單位的檔案管理中仍然存在一些亟待解決的問題，本文就此展開分析，并有針對性的提出了幾點優化對策，希望能提高我國事業單位的檔案管理水平。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題及對策

事業單位的檔案信息中既記錄著工作進程和財力物力使用情況，又包含文化建設相關內容，對于整個單位工作的開展都發揮著基礎而又關鍵的作用。但是縱觀我國事業單位的檔案管理工作，管理效率低下、資源流失等現象普遍存在，在很大程度上影響著其他工作的順利開展。

1 我國事業單位檔案管理工作存在的問題

1.1 檔案管理制度不健全

在我國，部分事業單位對于檔案管理工作的認識仍然比較局限，片面的將其理解為信息、資料的收集、歸檔和存儲，認為設立一些管理制度是沒有意義，且會徒增工作負擔的行為，這種固有觀念使得事業單位在開展工作中存在諸多問題。比如，一些事業單位缺乏完善的資料借閱制度，部門或者個人在借閱資料時存在強烈的隨意性，沒有專人進行借閱登記，導致很多資料忘記歸還或者丟失，這不但給其他人的借閱帶來不便，也造成大量資料浪費。

1.2 檔案管理設施建設不完善

檔案管理的設施建設包括硬件設施建設和軟件設施建設兩部分。從硬件設施建設情況來看，一些事業單位并沒有意識到檔案管理工作的重要性，對這項工作的安全性更加缺乏深刻的認識，各類檔案資料往往被混亂的堆放在淘汰的辦公室中，沒有專人管理，也沒有放火裝置和防潮設備，使得檔案資料存在很大的安全隱患，一旦發生火災或是紙張受潮，將會造成檔案資料的大量損失。從軟件設施建設情況來看，很多事業單位缺乏對現代信息技術的利用，仍然采用人工手動的方式管理檔案，檔案備案工作存在很大缺陷，檔案資源一旦丟失，便再也無法復原。即便有些事業單位實施了檔案資料的網絡化管理，卻沒有安裝相應的檔案管理軟件，使得管理效率低下。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

從我國事業單位的檔案管理工作整體情況來看，管理隊伍普遍存在以下幾個問題：首先，很多事業單位并沒有專門的檔案管理部門和管理人員，有些事業單位會將檔案管理工作與辦公室管理融為一體，導致工作難以有序開展，管理效率自然不高。其次，事業單位檔案管理人員素質參差不齊，這主要是因為事業單位對于檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多由其他部門的人員兼任，自身專業能力有限，又缺乏相應的技能培訓；此外，一些檔案管理人員對于現代化信息技術的掌握不足，難以對檔案資料進行有效的網絡化管理。

2 優化事業單位檔案管理工作的策略

2.1 建立健全信息化管理系統

首先，強化事業單位檔案管理信息化、網絡化配置，結合事業單位的實際需求，購置適宜的檔案管理軟件、網絡系統以及檔案掃描、復印設備等。其次，充分掌握網絡技術，利用相應的檔案管理網絡軟件，進行檔案信息收集、整理、檢索等工作。第三，利用信息化技術，創建檔案目錄以及專題信息數據庫。利用信息化技術進行檔案管理需要注意的是，既要保證檔案管理的效率，又要確保管理質量，通過教育培訓，不斷提升檔案管理人員尤其是信息錄入人員的職業素質，使其樹立強烈的工作責任心，以確保檔案信息的準確。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質

工作人員是檔案管理工作的主要執行者，加強人才隊伍建設，對于提高檔案管理效率具有重要的現實意義。首先，事業單位全體職員充分意識到檔案管理工作的重要性，建立專門的檔案管理部門，安排專人進行檔案管理，通過提高檔案管理人員的薪資，挖掘更多專業人才，并激發工作積極性。其次，對檔案管理人員的錄用設置嚴格標準，提高準入門檻，既要保證錄用人員接受過專業的、系統的檔案管理教育，又要確保其同時具備檔案管理理論基礎及實踐能力。最后，定期開展教育培訓，提高單位在職檔案管理人員的網絡信息管理技術操作水平。

2.3 完善基礎設施建設，確保檔案資料安全

傳統的人工手動檔案管理手段，已難以滿足信息化時代的要求，因此，事業單位需加強檔案管理的基礎設施建設。首先，事業單位應意識到檔案管理對于整個單位工作順利開展的基礎性作用，加強硬件設施建設，按照國家相關法律法規要求，嚴格按照標準建立檔案室，配備檔案柜等設備，確保所有檔案資料的安全。其次，提升事業單位檔案管理的信息化操作技術，進行檔案資料電子備案，做到萬無一失，確保檔案完整。

3 結束語

檔案管理工作是保證事業單位各項工作有序開展的基礎，近年來，在國家大力宣傳以及多部門的共同努力下，我國事業單位的檔案管理工作取得了一定的成效。但我們需要意識到，仍存在一些問題阻礙著事業單位檔案管理工作的高效完成，事業單位必須對此有清晰的認識，并提高對檔案管理工作的重視程度，加強人才隊伍建設，引進先進網絡信息化手段，確保檔案資源的安全性和完整性。

參考文獻

[1]淺談事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].張忠嶺.科技資訊.2015（08）

[2]淺談事業單位檔案管理工作存在的問題及解決對策[J].孫萬和.黑龍江檔案.2015（03）

[3]事業單位檔案管理信息化建設對策研究[J].陳濤.赤子（上中旬）.2015（07）

[4]試析當前事業單位檔案管理中的問題與對策[J].侯然然.才智.2014（16）

[5]事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J].程巧玲.科技創新導報.2011（20）

[6]農業事業單位檔案管理存在的問題與改進對策[J].吳清越.廣西農學報.2010（01）

[7]河南省福利彩票發行中心檔案管理現狀與發展建議[J].李溪源.檔案管理.2013（02）

[8]淺議事業單位檔案管理現狀及解決對策[J].胡宗梅.東方企業文化.2015（19）

作者簡介

姚春麗（1982-），女，曹縣曹城辦事處，檔案管理方向，現有職稱助理館員。endprint