關于民政檔案管理的規范化的探討

摘 要：隨著我國全面深化改革進程的加快推進，民政檔案管理工作也面臨新的挑戰。本文首先對現階段我國民政檔案工作現狀進行了總結，在此基礎上分析了加強民政檔案規范化管理的必要性，并結合筆者的工作經歷，進一步對新時期實現民政檔案管理工作規范化途徑進行了探析。

關鍵詞：民政檔案；管理；規范化；探討

1 引言

民政部門承擔著規劃和管理社會各類行政事務的職能，是關注、解決民生問題，保障人民基本權益的重要部門。民政檔案具有查考、憑證和參考等功能，是記錄民政工作進程的載體，是民政各個部門實現職能的基礎。民政檔案管理效率的高低將直接影響著民政部門的整體工作質量和效果。現階段，我國已步入信息化快速發展的大數據時代，以人為本推動民政檔案管理的規范化是民政部門提升管理水平的必然選擇。檔案管理工規范化，即結合現階段民政檔案管理工作的需要，創新傳統管理模式，運用新理念、新方法保證民政檔案一系列工作的規范、有序運行，實現檔案管理工作的制度化和程序化。在新的時代背景下，做好民政部門檔案管理工作，著力推進民政檔案規范化進程對于全面深化政治經濟體制改革，實現中華民族偉大復興的中國夢具有重要的推動作用。因此，基于檔案管理工作的現實情況，對民政檔案管理規范化進行探討具有深遠意義。

2 民政檔案管理現狀分析

民政檔案管理工作關乎民計民生，是民政部門重要的職能。改革開放前，檔案管理工作缺少專業人員整合，檔案管理工作面臨重重困難和阻礙，發展滯緩，甚至一度陷入窘境。1987年，第六屆全國人大常務委員會第二十二次會議通過了《中華人民共和國檔案法》，為民政部門檔案管理工作的開展提供了最基本的法律依據。在接下來的人大會議上，檔案法被與時俱進地修訂和完善，一定程度上推動了我國檔案管理工作的制度化進程，但同時也存在諸多亟待解決的問題，為檔案管理工作水平的提升造成一定程度的阻礙。

2.1 檔案管理意識有待提升

目前我國有許多檔案管理人員規范化意識不強，過分關注現實業務的經濟利益，并將自身所從事的工作看作是一種閑職，缺少長期籌備意識，檔案管理制度形同虛設。與此同時，仍有部分民政部門的領導干部沒有意識到檔案規范化的深刻意義，不重視檔案管理工作，沒有培養檔案員與時俱進學習能力，直接導致檔案管理工作中的記錄不完善，檔案殘缺等問題。

2.2 檔案管理人員業務水平不高

民政部門檔案管理規范化水平與工作人員的業務水平與技能素質緊密相關，檔案管理人員除了掌握基本的檔案管理知識以外，還必須充分理解和掌握現行的檔案法。然而現階段我國有許多民政部門的檔案管理人員缺乏系統培訓，檔案基本知識、法律知識匱乏。在現實業務中，檔案管理工作僅僅停留在材料搜集整合階段，編寫檔案時很容易遺漏一些重要材料。

2.3 檔案資料完整性不足

檔案管理工作是一項整體性工作，是由多個科室部門共同完成，涉及到多個部門的協調與合作，各個部門只有協調一致才能保證檔案管理工作的有序開展。然而現實中，檔案管理各個部門不協調現象普遍存在，造成了檔案收集整理中的材料不齊全、材料遺漏等問題，破壞了檔案資料的完整性，甚至存在部門私下占取重要檔案的事件，檔案工作開展困難，檔案不全甚至流失現象屢見不鮮。

2.4 檔案分析利用率低

由于民政部門每天需要處理各類繁雜的社會事務，檔案管理業務量與日俱增，但其中存在諸多缺失不全的材料，加劇了檔案整合管理的難度。加之民政部門檔案管理工作人員有限，他們的精力有限，工作量根本無法滿足檔案整理、利用工作開展的需求。因而，在檔案收集后，多數檔案管理部門僅僅進行了機械性的保管工作，整合材料的基礎上科學分析檔案信息的功能被弱化，檔案分析利用率低。

3 加強民政檔案規范化管理的必要性

做好民政部門檔案管理工作是推動國家福利制度健全和完善的必要保障。民政檔案能夠直觀反映出社會發展進程的軌跡，是我國民政工作進程的重要記錄，是民政工作發展歷史的見證。充分解讀、利用民政檔案，我們能夠清晰的把握我國民政工作開展進程，以史為鑒，總結并吸取經驗教訓，從而加快我國社會主義現代化進程。為順利開展后續的查閱、保管和統計分析工作，民政檔案必須依據科學合理的分類來妥善管理。全面深化政治經濟社會體制改革以來，民政部門檔案管理工作的地位有所提升，很多地方的民政部門開設了獨立的檔案管理部門進行管理，有的民政部門還建立民政檔案管理館。但由于現階段檔案管理工作工作量與日俱增，工作難度隨之提升，傳統檔案管理方式無法滿足現代化管理的要求，持續推進民政部門檔案管理工作的科學化具有極其重要的現實意義。

4 實現民政檔案管理規范化的路徑

4.1 完善檔案管理制度體系

深入貫徹落實國家民政檔案管理規定，建立并完善檔案制度體系，切實保障檔案管理工作的開展有章可循是實現民政部門檔案規范化的必要保障。第一，各民政檔案部門必須健全檔案管理制度，并以此明確各個部門檔案管理目標，合理劃分各部門搜集、整理、保存、統計檔案的權責，使各項工作的開展有法可依。除了簡單的收集、存檔工作，要充分發揮檔案利用功能。利用管理制度體系來明確每一位檔案管理人員的崗位職責，做到人崗匹配，強化責任觀念。第二，民政檔案管理水平直接關乎人民群眾的切身利益，要完善檔案管理的制約監督機制，促進民政檔案管理的公平化、公正化和公開化。與此同時，要完善群眾監督機制，廣泛聽取人民群眾的意見和建議，接受人民群眾的制約和監督。第三，完善檔案管理責任追究獎懲體系，豐富檔案管理人員的考核指標，強化檔案管理責任目標的落實情況，督促各項制度的落實。

4.2 加強檔案管理程序化建設

程序化管理是民事檔案管理高效性、系統性的必要保障。從收集民政檔案開始，要嚴格把關，對檔案信息進行系統、嚴格的鑒定，收集具有較高保存價值的資源。

民政檔案來源于民政日常業務，檔案管理人員須提升自身業務水平，提升自身對有價值的信息收集、分辨能力，盡可能多地掌握有價值的信息。在檔案分類時要嚴格將收集的民政檔案按照其用途、特點進行統籌分類、編目，要對分類的內容、范圍做出特定的要求，使分類更加詳細合理。在保管階段，基于延長檔案保存壽命的角度，切實保障民政檔案資料的完整性，將檔案保存中的立卷、標題、目錄、時間等方面工作落到實處。

4.3 檔案管理樹立數字化建設

傳統的紙制檔案具有易損毀的缺點，因而要將檔案管理工作與現代信息化科技相結合，努力實現檔案的“數字化存儲”以及管理人員的“無紙化辦公”。加強檔案采集、分類、保存、利用的信息化建設，實現檔案管理流程的數字化全覆蓋。與此同時，在保密性的基礎上充分利用信息化技術提高檔案管理效能，創新檔案利用手段。利用信息化實現檔案工作互動，利用網絡與電子設備加強與檔案使用者的聯系，使檔案管理更好的為人民群眾服務。

5 結語

民政部門檔案管理工作與人民自身利益密切相關。因此，新形勢下做好民政檔案工作是促進民生問題的解決、改善民生的重要舉措，是全面實現小康社會戰略目標的必由之路。民政局必須要高度重視檔案規范化管理工作，統籌好各類民政檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱等程序，確保檔案管理為機關工作服務效率，著力加快推進民政檔案管理工作步的制度化、規范化、科學化進程。

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作者簡介

李沂濱（1979-），男，本科，畢業于中共中央黨校，函授學院，館員（檔案）研究方向，檔案管理。endprint