淺談農(nóng)業(yè)科技檔案管理

劉興民

摘 要：檔案管理對于事業(yè)單位來說是一項非常重要的工作，檔案管理工作是指科學(xué)的原則和方法管理檔案，為本單位領(lǐng)導(dǎo)決策和行使技術(shù)技能提供科學(xué)依據(jù)。它的基本內(nèi)容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計和利用服務(wù)。

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科技；檔案；檢索；匯集；服務(wù)

1 科技檔案的概念

科技檔案指企、事業(yè)單位和國家機(jī)構(gòu)、社會組織及個人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。農(nóng)業(yè)科技檔案具體表現(xiàn)，農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究檔案是表現(xiàn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)研究和生產(chǎn)活動過程形成的，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料，是農(nóng)業(yè)科技和生產(chǎn)活動的真實記載。因此，分析農(nóng)業(yè)科技檔案的特點，對科學(xué)管理科技檔案，提高農(nóng)業(yè)科技工作質(zhì)量和效率，推動科技的進(jìn)步和農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)，都有著深遠(yuǎn)的意義。

2 檔案工作的意義

2.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的價值和認(rèn)識程度

決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展，因此，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程，是時代發(fā)展的需要，是規(guī)范檔案工作的需要。對檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動性，以自己的實際行動去影響，去爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視。要使一個單位的檔案工作有起色，領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員都必須重視檔案工作。就檔案工作而言，檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質(zhì)量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。

2.2 愛崗敬業(yè)，使領(lǐng)導(dǎo)滿意自己的工作

領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領(lǐng)導(dǎo)和群眾心目中留下一個好印象。

2.3 積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案意識

有些單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠，很多缺乏檔案意識，認(rèn)為檔案工作在一個單位里不是很重要，可有可無，對領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關(guān)文件材料給領(lǐng)導(dǎo)看，次數(shù)多了，自然會在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下痕跡，產(chǎn)生作用。尤其是一些與本單位密切相關(guān)的材料，很可能會使領(lǐng)導(dǎo)看后受到啟發(fā)，并在實踐中力圖效仿。要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，誘導(dǎo)和啟發(fā)領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。要努力服務(wù)，作為一名檔案人員主要是及時地提供信息，使檔案發(fā)揮其作用，從而更好地位單位的發(fā)展服務(wù)。

2.4 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

隨著改革的深入發(fā)展，檔案管理面臨著許多待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方法手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。

2.5 加強(qiáng)管理意識

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，他要求管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。因此檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。

2.6 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)和知識，信息文化的學(xué)習(xí)掌握上，努力使自己具備信息知識和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

2.7 利用現(xiàn)代技術(shù)整理檔案

檔案匯集著大量的指標(biāo)，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源，但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強(qiáng)度大。而利用計算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷時，立卷人根據(jù)自己的理解能力不同，對同一個文件有不同的分類，因此不可避免的產(chǎn)生分類不準(zhǔn)現(xiàn)象，影響來卷質(zhì)量，給利用工作帶來不便。而利用計算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時來卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，即降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率。

3 對未來檔案管理建議

3.1 提高對檔案管理的認(rèn)識

進(jìn)一步明確檔案管理工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案管理工作是各級領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。

3.2 建立檔案管理體系，健全檔案規(guī)章制度

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的科學(xué)的管理體系，明確職能。

3.3 掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)

以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個環(huán)節(jié)與自動化辦公銜接起來，更好的提高工作效率。endprint