檔案信息化建設與檔案管理研究

扈萍萍

摘 要：信息化建設是未來檔案管理工作的必經之路，是提高檔案管理的質量的重要途徑。信息化建設不僅可以提高檔案管理部門的管理效率，也可以為檔案用戶提供更優質的服務。本文在分析了信息化建設特征的基礎上，著重對目前檔案信息化建設與管理中存在的各種問題進行了分析，并且提出了有針對性的建議。

關鍵詞：檔案資源；信息化建設；檔案管理

引言：檔案管理中的信息化建設，是將原來的紙質化檔案保存方式轉變成數字化保存模式，實現長期完整保存檔案資料的效果。信息化既為檔案管理人員提供了許多便利，也方便了用戶查詢檔案。目前絕大多數的檔案管理部門已經開展了信息化管理，但是仍然是處于初步的探索階段，在管理過程中也面臨著許多的問題，影響到管理的質量與效率。

1 檔案信息化建設特征分析

檔案信息化建設是在檔案部門的組織領導下，運用信息化技術開展檔案資源的管理工作，這是對傳統檔案管理模式的改革，提高了檔案的利用效率，同時也使檔案的管理方式更加科學。從整體上看，檔案信息化建設具備了以下幾方面特征。

1.1 改革性

運用信息化技術開展檔案管理，需要對原本的檔案館職能、工作人員的任務、機構設置進行重新的分配，是對傳統管理模式的改革創新。與此同時，信息化建設自身所具備的優勢也彌補了傳統檔案管理的許多不足之處，在檔案的利用、整理、收集等各個方面都提出了新思路、新方法，為檔案事業指明了新的發展道路。

1.2 時效性

信息化建設不是一蹴而就的，是個系統龐大的工程，需要依托于不斷更新的科學技術。因此檔案管理部門在開展信息化建設的過程中，應當及時做好軟件和硬件設施的更新換代，保證設備資源的時效性，否則容易錯過信息化發展的重要時期。

2 檔案信息化建設與管理中存在的問題分析

2.1 管理人員對信息化建設缺少認識

信息化建設是一種新的檔案管理方式，是對傳統檔案管理的創新改革，但是現實中存在著部分檔案管理人員并未認識到信息化對于檔案事業發展的重要性，對信息化建設也不是很了解。信息化建設給檔案管理工作帶來的轉變體現在以下三方面：（1）提高了部門工作效率，為部門工作節約了更多時間；（2）信息化建設提高了檔案人員的工作效率，同時也方便用戶查詢檔案；（3）信息化建設有利于實現檔案資源的互通共享，提高檔案的利用率。可以說很多檔案管理者并沒有認識到以上的這些優勢之處，因而在信息化建設中也表現出了消極被動的心態，影響了信息化建設進程。

2.2 對信息資源的利用存在錯誤認識

管理人員對信息資源的利用存在錯誤的認識，這也是影響信息化建設的重要因素，導致信息化建設水平遲遲無法提高。很多管理者認為，檔案管理就是將紙質化的檔案資源長期保存在館內，保證資源的安全性，方便用戶查閱。但是信息化建設的目的在于實現檔案資源的互通共享，著力點在于如何更多地發揮出檔案資源的價值，提高其利用率。這種全新的管理理念，與管理人員保守的檔案管理方式格格不入。只關心檔案的保存質量，而忽略了檔案的利用共享，這也意味著檔案價值未充分體現。

2.3 信息化建設質量層次不齊

每個地區經濟發展速度不同，接受到的信息化水平也有所差異，不同的檔案管理部門的工作人員素質層次不齊，這也導致了檔案的信息化建設無法均衡發展，也影響到了檔案的后期共享。有些檔案部門已經大量購置了聯網計算機輔助檔案管理工作，開展了信息化管理模式，但有的管理部門仍然堅持的是單機操作，則無法實現資源的共享，同時每天的工作量很大，影響到管理的質量。

3 提高檔案信息化建設與管理水平的途徑分析

3.1 強化對電子文檔的管理

隨著計算機在各行各業中的普及，很多的文檔都是以電子文檔的方式呈現，越來越多的電子文檔被傳輸到網絡中，給檔案管理管理部門也帶來了許多的工作量。實踐經驗證明，電子文檔比紙質文檔具有更強的保存性，可以長期保存更多有價值的文檔資料，因此檔案管理部門應當認識到電子文檔的重要性，加強對電子文檔的管理。

首先檔案管理部門應當有專門的技術部門，主要負責日常網站的維護，保證電子檔案的安全性；其次是設置專門人員負責電子檔案的處理工作，包括電子檔案的接受、歸檔、更改等，保證每個電子檔案都得到了有效的處理；最后解決電子檔案在保存中的一些問題，比如對于保密等級高，需要長期保存的文檔，應當定期復制，以免檔案丟失。

3.2 建立網絡檔案

網絡檔案的建立可以更好地提高檔案利用的效率，提升檔案管理質量。首先建立專門的檔案網站，設置專門的服務窗口鏈接，為用戶提供自助服務；其次是為檔案管理部門購置必要的軟件和硬件設備，為信息化建設提供設備支撐，保證網絡資源的互通共享，同時也保障網絡檔案的安全性；最后向社會廣泛宣傳網絡檔案的優勢，鼓勵社會大眾在網站中自己尋找需要的檔案，充分發揮出檔案的優勢作用。

3.3 提高管理人員素質

管理人員素質水平直接關系到檔案管理的質量，提高管理者素質水平可以從以下幾方面進行：（1）在選拔管理人員環節上，應當選擇綜合素質高的員工，不僅要有將檔案資源分類整理的能力，更要會使用計算機，通過信息網絡做好檔案資源的接受、儲存工作；（2）對員工開展定期培訓，可以通過舉辦講座、外出培訓等多種方式，使員工了解最新信息化技術發展情況，使員工素質與時俱進。

4 結束語

綜上所述在信息化時代中，信息化建設是檔案事業發展的必經之路，對提高檔案管理質量來說意義重大，可以提高檔案管理的水平，使檔案資源得到充分利用。但值得注意的是，信息化建設是個漫長且復雜的過程，需要檔案部門的不斷努力，才能成功實現信息化。

參考文獻

[1]李曉琳，王艷華.關于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業改革與管理，2016，14（5）：115-116.

[2]陳志文，方鳳英.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策[J].經營管理者，2014，11（12）：148-149.