我國檔案信息化建設的現狀分析與問題對策

劉琦

摘 要：檔案信息化建設是社會主義現代化發展的需要，并服務于社會的各個領域，有利于國家科學文化事業的發展，促進檔案信息化建設。因為檔案信息化建設已經成為檔案工作發展的迫切要求，所以明確檔案在社會發展中的地位，加快檔案信息化建設。本文通過對我國檔案信息化建設現狀闡述，深入分析檔案信息化建設存在的問題，并提出相應的解決對策。

關鍵詞：檔案；信息化；建設；對策

自我國“信息化帶動工業化”戰略出臺以來，國家加快了信息化建設的步伐，加大了信息化投入力度。在此背景下[1]，檔案部門也調整發展方向，重視自身信息化建設，緊隨時代步伐，旨在促進我國檔案事業的發展。下面從我國檔案信息化建設現狀、問題和對策方面，進行詳細闡述和分析。

1 我國檔案信息化建設的現狀

1.1 高度重視檔案信息化建設

目前，全國各地檔案管理部門相繼開展信息化建設工作，并取得一定的社會成效。自2015年，我國檔案局網站開通以來，全國各省檔案部門陸續開展了檔案信息網站和計算機輔助檔案管理，提高檔案工作的數字化水平。同時，各個省份的檔案館，建設目錄數據庫，大幅提升檔案工作的信息化率。

1.2 改善檔案信息化建設環境

隨著信息技術的發展，我國檔案機構的硬件、軟件環境明顯改善，并建立自己的內部局域網。同時，檔案管理部門自身信息化水平的提高，政策、法規和環境的改善，豐富了檔案信息資源內容，增加信息化人才數量，營造良好的檔案信息化環境。

2 我國檔案信息化建設中存在的問題

2.1 缺乏系統的頂層設計

目前，全國很多檔案機構缺乏統一的信息建設規劃，導致各個分支部門和下級機構盲目建設，各個部門之間的系統由于缺少兼容性，不能進行良好的開發。同時，由于缺少統一規劃，各個部門在人員錄用，硬件、軟件建設方面，出現重復建設和二次浪費，嚴重影響檔案信息化建設水平。

2.2 檔案信息保密性差

相對傳統檔案來說，信息保密問題十分重要。在檔案資料信息化過程中，允許用戶跨地方、跨權限范圍信息[2]，這就給不法分子提供了可乘之機，容易出現信息泄露的問題。傳統檔案管理不允許未經許可用戶訪問，甚至不允許其進入檔案館，在時間、人員和空間方面保證信息的安全。然而，信息化建設過程中，不法分子獲得權限和密碼以后，就可以竊取其中信息，造成大量數據泄露。

2.3 缺乏數據統計

檔案信息化建設需要進行前期的定性、定量分析，并進行統計設計和調查，并將分析結果進行整理、分類。目前，人工智能技術和數據挖掘技術在檔案信息化建設中廣泛應用，可以揭示檔案信息化建設的發展情況，以及應該注意的問題。由于缺少相應的統計分析，檔案信息化建設缺乏整體規劃，針對性不強。

2.4 檔案信息不真實

目前，很多檔案信息建設都是應付上級檢查，在短時間內進行被動信息建設。由于相關部門缺乏管理，錄入資料不全，導致相關信息不真實。另外，很多部分未進行定期檢查，各個部門和人員自己填寫相關信息，導致信息不真實。現有檔案部分，缺少相應的監督和管理機制，導致檔案信息不能進行有效核對，進而出現檔案信息不真實。

3 檔案信息化建設存在問題的對策

3.1 加強檔案信息化的頂層設計

檔案信息化建設是為了實現檔案信息的規范化管理，保證相關信息的一致性，避免出現信息數據冗余問題。檔案機構應該加強頂層設計，對組織、人事和檔案部門進行協調化管理。檔案機構應該將信息化建設交由權威部門負責，并由專業機構進行設計，實現數據采集、管理和分布，避免出現資源浪費，提高部門之間的信息通訊率。

3.2 強化安全教育

檔案信息化建設的前提是信息安全，而信息安全的前提是權利管理。因此，檔案部門應該定期舉行安全教育座談會，加強相關人員的安全防范意識。同時，提高內部網絡的安全級別，設置專門服務器、專用網絡，并安排專員進行計算機管理。另外，實行動態權限設置，避免出現專人管理造成的舞弊問題。

3.3 強化數據挖掘

隨著信息化技術的不斷發展，檔案信息化迎來了大數據時代，給檔案信息化建設提供了良好的發展。傳統檔案管理只能以個體作為管理單元，很難從整體上實現信息統計和分析。但是，檔案信息化建設以后，涉及到數據庫和信息技術，所以可以進行數據挖掘，從各個角度對其進行深入分析和挖掘，為相關部門提供有效參考。

3.4 提高人員綜合素質

檔案信息化建設需要建立一支擁有綜合素質的人員隊伍，并嚴格遵循相應的制度。人員是檔案信息化建設的關鍵，其綜合素質是各種先進技術和設備正常運行的保障。檔案機構要加強人才隊伍建設[3]，全方位、多角度進行人才培養，不僅培養其硬件操作技能，而且培養其自學能力。同時，檔案人員要轉變傳統觀念，積極采用現代設備，諸如，掃描儀、打印機、傳真機等，保障信息采集、信息錄入、資料審查等環境的信息安全。

4 結束語

檔案信息化建設是未來發展趨勢，是社會發展對檔案建設的要求。檔案機構要不斷提高現有技術水平，采用計算機網絡、存儲和管理等技術，促進自身服務水平的提高，推動我國檔案事業的發展。

參考文獻

[1]何玲檔.案信息化建設相關問題的探討[J].檔案學通訊，2004，（ 5）：17-18.

[2]倪麗娟.信息化背景下的檔案信息資源開發[J].檔案學通訊，2003，（ 4）：21-23.

[3]周玲.對檔案信息化建設的思考[J].檔案學通訊，2003，（6）：71-78.