對人事檔案管理工作改進策略的思考

莫延欽

摘 要：隨著社會的不斷發展和進步，人事檔案管理工作彰顯滯后性，很難滿足整個社會發展的實際需求，管理效率亟待提升，檔案管理品質有待增強。本文全面分析了當前人事檔案管理中存在的不足，有針對性地提出了改進策略，以更好地促進檔案管理工作水平的提升，更好地發揮服務社會的功能。

關鍵詞：人事檔案；管理；改進；策略

在社會發展環境的影響下，加之人事制度不斷改革與創新，人事檔案管理工作面臨更高的標準和要求。為此，要深化人事檔案管理模式的改革與創新，對人事檔案管理范疇進行不斷延伸，強化管理內容的全面性，推動其向著信息化、科學化與制度化的方向發展。

1 人事檔案管理工作的價值分析

對于人事檔案而言，本質上講是個人信息的集合，實現了對個人成長與發展信息的全面收錄，反映個人的成長歷程，也是不同機構進行人才了解和選拔的重要依據。鑒于此，檔案管理對個人和組織都十分關鍵，現實意義巨大。隨著社會經濟的不斷發展，人事檔案管理工作面臨更高、更嚴格的要求。在人事檔案的支持下，有利于推動人才的全面培養，對經濟結構的優化具有推動作用。用人單位要立足人事檔案管理的實踐，正確認識到檔案管理的價值，以此為依據，推動人事檔案管理工作的有序開展。作為個人成長的記錄，全面記載其個人的人生軌跡，在人事檔案的支持下，用人單位能夠有效評估人才的性格、素養以及工作能力，對其總體實力進行評估，同時，對其職業規劃前景進行預估，在根本上為用人單位人才選拔和培養提供更多、更全面的信息資料。同時，為了實現長遠發展，人才儲備彰顯重要性。人事檔案管理發揮指導性作用，協助用人單位進行人員的選擇，全面考察其檔案情況，采取針對性的措施，強化培訓，提升人才發展空間，同時，改善用人環境，有助于促進用人單位的長遠發展。也就是說，人事檔案管理成為用人單位正視自身發展狀態、不斷總結提高的重要手段。

2 全面分析人事檔案管理工作的不足

2.1 人事檔案真實性有待提升

對于我國的人事檔案管理工作而言，其發展尚處于初級發展階段，工作效率和質量尚未達到較高的標準，人事檔案管理尚未得到各個行業的高度重視。立足這一發展背景，人事檔案管理工作缺乏一定的真實性。具體講，當前的人事檔案更新速度較慢，很難實現與社會發展的匹配性，在人事檔案管理中，存在一些客觀因素。一方面，立足當前市場發展體制，人員求職觀念發生變化，工作更換較為頻繁。鑒于此，人事檔案管理很難跟上實際發展，更新缺乏及時性，甚至停留在更長時間節點。另外，存在職業掛靠的現象，缺乏對這類人事檔案的專業化管理，在很大程度上影響人事檔案的真實性。

2.2 人事檔案管理效率有待提高

對于當前的人事檔案管理工作而言，與時代存在脫節的現象，尚未跟上時代的節奏，尤其是信息技術方面的應用亟需不斷擴展。在人事檔案管理實踐中，很大一部分工作仍借助人工完成，尤其是關于檔案整理、查詢等工作，工作效率彰顯較低性。在管理實踐中，信息技術推廣程度有待擴展，在一定程度上加大了人事檔案的查詢難度。另外，檔案的保存和錄入工作缺乏信息技術的支持，工作難度和工作量巨大，很難實現較高的工作效率。

2.3 人事檔案管理工作缺乏高素質的專業人員

在信息技術高速發展的今天，人事檔案管理引入信息化管理觀念，因此，對檔案管理人員的素質和能力提出更高的要求。但是，當前，人事檔案信息化管理隊伍整體素質不高，專業能力不強，實踐操作能力匱乏，復合型人才不足，缺乏完善的、針對性的人事檔案管理人員培訓，在根本上與新時期人事檔案信息化管理不相適應。

3 如何加強人事檔案管理工作改進

3.1 重視提升人事檔案管理者的素質和能力

在社會不斷發展和進步中，人事檔案管理工作的價值逐漸被社會認可，得到各個行業的重視。為了提升人事檔案管理工作的質量，需要強化人員管理素質的提升，增強專業能力，形成更加具有綜合素質的人才隊伍。另外，要重視激發管理人員工作熱情和積極性，全面提升對人事檔案管理工作的重視程度。首先，重視提升人事檔案管理人員工作觀念和意識。鑒于此，促使工作人員能夠全身心低投入檔案管理工作，發揮對檔案管理工作的主動性。另外，要加大人事檔案鑒定工作建設，周期性進行審核，保證更新的及時性。其次，人事檔案管理人員的專業素質需要不斷加強，提高工作的高效性，更好地將專業知識投入管理實踐中，切實提升工作質量。再次，加大對人事檔案管理人員的專業培訓和教育，定期舉行專業培訓活動，促使其能夠及時了解和掌握最新的管理思想和管理方法，同時，要加強人員思想政治教育，促使其能夠結合社會發展，更加深入地體會人事檔案管理工作的價值和意義，強化對本職工作性質的深入認知。

3.2 強化制度體系的完善

為了推動人事檔案管理工作的有序開展，完善的管理制度體系不可缺少，有效發揮其對檔案管理工作的制度性支持。首先，立足管理角度，在開展人事檔案管理工作的時候，建設具有良好存儲環境的庫房，同時，加強專業的相關配套設施建設。立足這一基礎，配備相關的設備，在根本上保證檔案存儲期間的安全性與完整性，在實現管理條件改善的同時，有效提高管理效率和質量。其次，重視人事檔案管理工作機制和制度的創新與完善。對于這一工作內容，需要得到相關部門和機構的支持，因此，責任感和工作熱情不可缺少，需要保證檔案管理人員能在最短的時間內了解人事檔案的最新情況。同時，人事機構需要重視工作的全面性，保證各項工作責任到人，尤其是面對多變和復雜的環境，需要保證在最快的時間內完成更新。

3.3 加快人事檔案信息化建設速度

隨著科技的不斷更新和發展，信息化在社會各個領域發揮作用。為此，要善于將信息技術的優勢與人事檔案管理工作實踐相結合，切實提升人事檔案管理水平和效率，加快人事檔案信息化管理建設速度。在檔案管理實踐中，將現代的管理技術應用其中，同時，及時做好信息管理技術的更新。立足實際，在現代設備的支持下，實現檔案資源向電子化的轉變，形成更加多元化的數據資料，構建更加完善的人事檔案數據庫系統，強化人事檔案紙質與電子相結合的管理模式的應用。另外，要做好安全防范工作，防止出現檔案丟失現象，維護檔案的完整性。

4 結束語

綜上，對于新時期的人事檔案管理工作而言，鑒于其自身的系統性與復雜性，要結合時代發展，正視人事檔案管理中的不足和問題，重視人員素質和能力的提升，加快制度體系構建，同時，將先進的信息技術應用到人事檔案管理實踐中，切實提升檔案管理水平，以期更好地發揮服務社會的功能。

參考文獻

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[2]張悅，姜健.現代社會人事檔案的“形色圖”——對人事檔案管理工作的思考[J].遼寧醫學院學報（社會科學版），2008，01：106-108.

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