淺議我國檔案數字化建設實踐與發展策略

摘 要：隨著我國社會主義經濟的迅速發展，檔案的數字化已經成為了必然趨勢。目前社會上很多人對檔案的重視程度不夠，認為檔案和自己的關系并不大，進而導致檔案遺失的現象非常嚴重。隨著電子我國電子科技技術近年來的迅速發展，檔案的數字化建設也有了日新月異的變化。但是目前國內關于檔案數字化的研究相對較少，檔案數字化的技術還不夠成熟。因此文章針對于此進行研究，以為我國檔案數字化的建設提供理論基礎。

關鍵詞：檔案，數字化，發展

隨著我國社會主義經濟的迅猛發展，城市人口以及農村人口的流動性不斷增加，這就給檔案的轉移以及保存帶來了極大難度。針對這一問題西方許多國家提出了檔案數字化的概念，可以說，檔案的數字化必然是今后發展的唯一途徑。我國檔案數字化的發展相對于其他國家較晚，但是近年來隨著計算機技術的迅速普及也去的了長足的進步。但是于此同時，我們也應該清楚的認識到，檔案的數字化建設是一個長期的工程，其目前仍存在諸多需要改進之處。相比于傳統的紙質版檔案，數字化檔案具有著無可比擬的優勢，數字化檔案，不像傳統紙質版檔案需要占據大量的空間，且數字化檔案不用擔心因為檔案的損毀以及遺失。最后，數字化的檔案在檔案轉移過程中不需要通過快遞等方式，既保證了極大的安全性，有極高程度的提高了效率。

1 檔案數字化的含義

檔案數字化即利用計算機等專業技術對傳統的紙質版的檔案進行處理，處理后的檔案也是用電子文檔的形勢進行保存。所謂數字化就是指一種計算機處理技術，簡單來說就是通過計算機的處理將紙質版的信息通過特定的技術轉變為電子文檔進而進行保存的一種技術手段。一般來說數字化檔案的建設包括2個階段即1）對原有的紙質版檔案進行數字化處理；2）對現有階段的檔案進行數字化處理并進行整理存檔。從檔案的數字化程度上來說，其也可以分成兩種一種是對電子檔案的索引表進行數字化以方便檔案的保存、查找以及轉移。一種是深度數字化，即對檔案的內容也進行數字化處理，以增強檔案的轉移效率，保存容易程度等。

2 檔案數字化的意義

眾所周知，檔案在人的一生中起到十分重要的作用。他就像是一本日記，記錄著你一生中所有的重大事件。因此，不管是從國家層面上來說還是從個人層面上來說，檔案都有著十分重要的意義。但是，截止到目前為止，任由許多人對檔案的概念還不是很熟悉，對檔案的重要程度還不能夠完全理解。因此，檔案的遺失現象十分嚴重。傳統的紙質版檔案雖然能夠在一定程度上真實的反映檔案所有人的情況，但是紙質版檔案十分不容易保存，且往往要占用很大空間。傳統紙質版檔案，對保存環境的溫濕度也有著極高的要求，溫度和濕度的不適合都有可能造成檔案的損毀。因此，傳統檔案不管是建立還是保存都要消耗極大的人力、物力、財力。從這方面來說，數字化檔案具有無可比擬的優勢。

圖1 傳統紙質版檔案整理工作 圖2 遭到嚴重損壞的紙質版檔案

另外，隨著我國計算機技術的迅速普及以及發展，辦公效率日益提高。目前越來越多的工作都是在電腦上完成，紙質版的文件將必然會被淘汰。事實上，西方許多國家都提出了無紙化辦公的概念，也即是說，在辦公過程中盡量不出現紙質版的文件以及材料。檔案作為我們每個人的標簽，對我們每個人的發展和生活都極為重要，一旦遺失后果不堪設想，而傳統紙質版的檔案有極容易遭到損壞以及丟失，因此檔案的數字化已經成為了社會發展的必然趨勢。

3 數字化檔案的發展策略

隨著我國經濟的迅速發展，社會分工已經越來越精細。檔案的數字化建設的專業型以及技術性也越來越高。因此，可以說檔案館想要單純依靠自身能力來建設數字化檔案已經成為了一種幾乎不可能完成的任務。事實上，這也正是目前絕大多數檔案館所面臨的一大難題。在這種社會大背景下，想要解決檔案館的技術上以及工作量上的難題，主要可以通過以下幾種模式。

3.1 做好基礎性工作，為檔案的數字化建設奠定基礎

目前，紙質版的檔案仍然是檔案的保存的主要形式，但是可以預見的是數字化檔案在未來的數年必然是檔案的發展趨勢，因此目前我們要做的工作就是努力把目前紙質版的檔案的歸納、整理保存工作做好。只有做好了這些工作才能夠在進行數字化建設時做到事半功倍。

3.2 采用外包形式解決技術性難題

檔案的數字化建設過程中，需要用到的專業型技術非常多。如果單純依靠檔案館的自身能力去解決，已經成為了一種幾乎不可能完成的任務。事實上，檔案館無論從資金還是工作量上，都不可能承擔這樣一個技術團隊。因此可以采用外包形式對檔案進行數字化處理。這樣利用專業的技術團隊進行業務承包，不僅僅可以幫助檔案館解決很多技術上的難題，還能在很大程度上節約成本，較少資金支出。

3.3 加大檔案數字化人才培養

在檔案的數字化建設以及后期的管理過程中都需要專業得數字化技術性人才。而目前我國在這方面人才的培養上還存在極大缺陷。因此，在后期的工作中，需要加強對這方面人才的培養。只有擁有了專業的技術性人才才能夠在檔案的數字化建設上取得可觀的進步。

4 總結

隨著我國社會主義經濟的不斷進展，人們的檔案建立以及轉移也日益頻繁。傳統的紙質版檔案在檔案的轉移以及保存過程中存在極大缺陷，因此許多國家都提出了數字化檔案的概念。數字化檔案的建設過程中存在許多技術性以及工作量方面的難題，單純依靠檔案館自身實力已經成為了幾乎不可能實現的任務。因此許多檔案館在數字化檔案的建設過程中都采用外包的形勢，依靠社會上的專業型團隊對來幫助其完成這一任務，取得了良好的效果。

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作者簡介

劉夢靜（1988-），女，漢，本科，天津人，天津泰達西區熱電有限公司，檔案管理員，研究方向是：檔案信息資源開發利用。