談航道系統檔案信息化管理存在的問題及發展對策

鄭小利

摘 要：隨著航道系統檔案信息化的逐步推進和發展，以手工操作為主的傳統檔案管理方式已難以適應新的信息環境，傳統的檔案管理在諸多管理環節上都發生了變化，檔案管理環節通過運用計算機技術開展檔案管理的各項業務工作，以檔案信息資源為核心，以檔案網絡為平臺，以檔案信息資源開發利用為目的，推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程。航道系統在踐行檔案信息化管理工作中作出了一定的成績，但在信息化發展的道路上也存在一些阻礙的問題。為此，根據存在的問題制定有利于信息化發展的對策，從而促進檔案信息化管理工作，促進航道系統檔案事業持續健康地發展，為航道建設各項工作服務。

關鍵詞：航道系統；檔案；信息化；發展；對策

隨著檔案信息化的逐步推進和發展，航道系統工程檔案管理環節通過運用計算機技術開展檔案管理的各項業務工作，在加強紙質檔案管理的同時，需要加強檔案的信息化管理工作，“檔案存量數字化，增量電子化”是新時代賦予檔案工作的使命和責任，檔案數字化不僅局限在紙質檔案方面，還應擴展到照片、圖像、錄音、錄像等各種不同載體檔案的數字化，文檔一體化辦公和計算機管理下的各項專業工作產生的電子檔案規范歸檔，充分利用網絡優勢，提高遠程服務能力，建設覆蓋廣泛、內容豐富、檢索方便、利用快捷的檔案利用體系，航道系統在踐行檔案信息化管理工作中作出了一定的成績，但在信息化發展的道路上也存在一些阻礙的問題。

1 航道系統檔案信息化管理存在的問題

1、檔案信息化資金投入不足。檔案軟件升級開發、系統平臺建設、庫存紙質檔案數字化、檔案基礎數據庫建設、都需要一定的資金投入，但是航道系統信息化工作發展極不平衡，部分單位在這方面資金投入有限，嚴重影響數字化檔案工作的開展，影響了檔案信息資源的建設與開發利用，同時也影響了檔案信息資源發揮應有的效益和作用。

2、檔案信息化人才缺乏。檔案隊伍能夠了解和掌握信息技術的人才儲備較少，在日常的檔案信息管理中，需要有專業的人才科學地管理和維護好本單位的局域網、數據庫、網站、軟件系統、網絡設備，需要這些專業人才推動檔案軟件系統的各項功能，提高檔案工作效率，確保信息化系統安全、穩定運行，傳統的檔案人才隊伍已不適應以信息技術為手段的檔案事業發展，技術人才嚴重匱乏，制約了檔案信息化發展的步伐。

3、檔案信息化開展缺乏創新。檔案信息化建設包括財力和物力的投入、軟硬件的集成，它是一項系統工程，需要航道系統行政在資金、技術和政策方面的支持，所以檔案信息化建設應當納入航道系統整個的信息化規劃，可通過項目立項來推動檔案信息化工作。但由于檔案信息化立項力度不大，項目立項的可行性研究的切入點不準而難以引起行政和上級單位的支持，為此，導致不能通過立項帶動航道系統檔案信息化的建設和發展。

4、檔案信息化認識不夠。雖然航道系統檔案部門對檔案信息化的認識有所提高，但還是缺乏危機意識和機遇意識不強，在認識上缺位嚴重，認為檔案信息化可有可無、可快可慢，導致檔案部門在檔案信息化方面缺乏主動作為，嚴重影響了檔案信息化的推進，也影響了檔案事業的改革和發展。

2 航道系統信息化發展的對策

1、加大宣傳力度，提高航道系統信息化意識。加大宣傳力度，通過各種會議、網站、電視廣播、報刊等媒體，廣泛宣傳航道信息化的重要作用，提高全員意識和認識，力爭領導對檔案信息化工作的支持和投入，為檔案信息化工作開展提供資金保障。

2、制定航道系統檔案信息化發展規劃。檔案信息化建設是國家檔案事業發展的有機組成部分，制定規劃目的是為了總結過去的經驗教訓，解決一些檔案信息化建設工作中存在的問題，確保檔案信息化建設協調有序地向廣度和深度推進，為此，要明確分步實施階段、落實任務完成的配套保障措施，做好與航道系統檔案管理工作發展規劃與航道系統信息化建設規劃相銜接，把解決檔案信息化建設中突出矛盾的措施落實到具體的工作上，明確責任，以此推進檔案信息化工作有計劃、有目標地向前發展。

3、整合檔案信息資源，實現資源共享。在加快傳統檔案數字化步伐的同時，還應加大新增電子文件規范化的監督、管理與接收，在系統內逐步實現可共享的檔案目錄數據庫、紙質檔案全文數據庫和多媒體檔案數據庫，加大檔案信息資源的整合，一方面加強航道系統各單位檔案部門檔案信息資源的縱向整合，另一方面加大與本單位各相關部門信息系統之間的橫向整合，建立檔案信息共享通道和服務平臺，拓展檔案信息服務渠道方式，強化檔案信息的資源共享機制，減少“信息孤島”，加快檔案信息資源的開發利用、創造航道系統檔案信息的社會效益和經濟效益，建立高效、優質、快捷的新型檔案服務體系。

4、建立航道系統數字檔案館（室）。率先制定《數字檔案館（室）建設規程》，以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，通過網絡實現各門類檔案的接收、整理、保管、鑒定、保護、資源共享的檔案管理模式，航道系統數字檔案館（室）管理平臺建設應建立數字檔案館（室）管理系統、電子公文歸檔管理系統、電子文件接收管理系統、檔案信息發布系統等數字檔案館（室）應用管理系統，最終達到電子檔案信息接收、管理、利用的信息化、網絡化、規范化。

5、加強檔案信息化的理論體系研究。航道系統在檔案信息化建設遇到的瓶頸從根本上是缺乏相應的基礎理論，導致標準不配套，管理對象不明確，出現了信息化建設的低水平，對于數字檔案室、電子文件中心、檔案信息服務體系、檔案信息利用體系、檔案安全保障等檔案信息化建設中的點問題，都需要理論作支撐。檔案信息化建設理論研究要立足航道系統特點，聯系實際，探索規律，借鑒創新，構建航道系統特色的檔案信息化理論體系。

6、加強檔案信息資源安全建設。 檔案信息資源是國家的寶貴財富，檔案信息安全建設是檔案工作的重中之重.為此在檔案信息化建設中應加強信息安全管理，采取有效措施和技術手段，保證數字檔案信息管理系統運行安全、可靠，同時建立健全航道系統檔案數字化、網站運行、數據庫管理等各項涉及檔案信息安全的工作環節的規章制度，建立檔案數據備份和災難恢復機制，利用信息技術為檔案信息安全提供支撐，如計算機輸出縮微品技術、以光盤存儲為核心的脫機備份技術、以磁帶磁盤存儲為核心的大容量存儲技術以及指紋識別、紅外報警、磁條防盜、條碼管理、數字水印等信息安全技術的成功應用，為實現檔案信息的異質備份、異地備份提供了技術支撐，提高信息化條件下檔案信息安全的保障能力。

7、加強檔案信息化人才隊伍的培養。航道系統檔案信息化建設需要一批較高素質的管理人才專門從事檔案信息資源及設施的建設、運行、管理及維護工作，為此，要充分創造條件，采用多種途徑對檔案信息化人才進行培訓及繼續再教育學習，通過學習提高業務技能、拓寬視野，激發創新意識，與時俱進保障檔案信息化的快速、穩定、健康發展，

綜上所述，檔案信息化建設任重道遠，是新時期航道檔案工作及檔案工作者所面臨的挑戰，同時也為航道檔案事業迎來了新的發展機遇，作為新時期的檔案工作者，必須與時俱進的牢記時代賦予的光榮使命與責任，勇于迎接挑戰，抓信機遇，把檔案信息化建設作為檔案事業發展的有利契機，推動航道檔案事業與社會進步的同步發展。

參考文獻

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