檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考

張志剛

【摘要】：在實際檔案管理當(dāng)中，信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸的成為了一個不可阻擋的上升趨勢，在對其不斷推進過程的同時，管理技術(shù)也在不斷的進行發(fā)展，并且也逐漸的形成了一套比較完整的管理體系，但是在實際應(yīng)用和實踐的過程當(dāng)中，還會存在著一些比較嚴重的問題和漏洞，本文主要通過針對具體的實際情況進行了研究，并且提出了建議，僅供參考。

【關(guān)鍵詞】：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；思考

1、檔案信息化建設(shè)的特征

在實驗時期，檔案信息化建設(shè)的特征主要表現(xiàn)在兩個方面：一是檔案管理向著多元化的方向發(fā)展。二是實現(xiàn)了對傳統(tǒng)檔案管理的優(yōu)化。在普及時期，檔案信息化建設(shè)又表現(xiàn)出了其他固有的特點，主要包括：（1）對檔案的公布，并實現(xiàn)對檔案檢索的開發(fā)與利用。（2）計算機的使用逐步得到社會各界的肯定，計算機編目進一步普及，計算機輔助立卷得以實現(xiàn)。在網(wǎng)絡(luò)時期，檔案信息化建設(shè)的特征主要體現(xiàn)在：計算機已經(jīng)成為引領(lǐng)檔案管理的中堅力量，多媒體技術(shù)和光盤存儲功能已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用。數(shù)字檔案時期，檔案信息化建設(shè)的主要特征表現(xiàn)在：數(shù)字檔案已經(jīng)成為檔案管理的主流，各檔案數(shù)據(jù)庫得以建立和使用，同時，電子文件的相關(guān)管理網(wǎng)站也逐步建立和完善，數(shù)字檔案管理成為檔案管理不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展潮流。

2、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析

（1）信息化基礎(chǔ)設(shè)施薄弱。檔案本身的性質(zhì)決定檔案信息化建設(shè)必然需要一定的軟硬件基礎(chǔ)，比如局域網(wǎng)、性能良好的電腦、檔案數(shù)據(jù)庫以及大容量服務(wù)器等等，同時還需要開發(fā)檔案管理專用軟件，加強檔案網(wǎng)絡(luò)日常維護管理工作等。然而，檔案管理部門本身不具有盈利水平，無法通過提供社會化服務(wù)獲得相關(guān)的收入，資金方面的撥付往往難以滿足信息化建設(shè)的資金投入，導(dǎo)致檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施較為薄弱。（2）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的先決條件，即需要共同的信息技術(shù)與信息語言組織檔案資料。從1979年開始，我國政府陸續(xù)頒布了不少檔案管理工作方面的標(biāo)準(zhǔn)，然而當(dāng)中大部分都是針對音像、紙質(zhì)等檔案類型，針對數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范則相對較少，使得檔案管理信息化建設(shè)仍缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。（3）檔案信息化與電子政務(wù)缺乏聯(lián)系。現(xiàn)階段，通行于互聯(lián)網(wǎng)中的有效信息超過80%左右均掌握在政府部門中，而政府部門中的信息大部分都儲存在檔案館中。檔案信息化建設(shè)的目的并不只是局限于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，同時還需要促進政務(wù)信息公開的發(fā)展。然而，我國當(dāng)前仍然沒有形成政府信息資料開發(fā)利用的良好趨勢，缺乏合理的辦法與組織，檔案信息化與電子政務(wù)建設(shè)缺乏聯(lián)系。

3、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的實施策略

3.1建立檔案體系，結(jié)合現(xiàn)代化進程管理企業(yè)

檔案管理也同時是一種知識管理，如果我們能夠?qū)n案管理延伸入知識的管理就能夠深化檔案管理的真正意義。因此，我們可以在企業(yè)檔案管理之中將封閉的檔案走向開放，讓每個企業(yè)員工都能夠從信息化管理的企業(yè)文檔之中實時的取出有關(guān)的企業(yè)資料，從而在這樣科學(xué)企業(yè)管理方式之中，企業(yè)能夠蒸蒸日上的長久發(fā)展下去。所以我們在進行檔案管理時就可以建立合理的檔案體系，就能夠在檔案管理之中將信息與信息、信息與活動、信息與人之間有效的連接在一起，讓信息能夠通過網(wǎng)絡(luò)化的方式高效的傳遞到企業(yè)中的各個部分，使信息化檔案管理建設(shè)能夠滲透入企業(yè)的每一個角落，讓企業(yè)的工作人員能夠更好的展開企業(yè)工作，從而促進了企業(yè)的長遠發(fā)展，為企業(yè)的成功道路鋪上了成功的基石和立下了指引的明燈。

3.2推進數(shù)字化的建設(shè)和資源的共享

為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化的管理，就必須要對數(shù)字化的建設(shè)進行加強，在相關(guān)的工作單位，也要對電腦的使用和管理進行普及，以及培養(yǎng)人員的專業(yè)的數(shù)字化的管理技術(shù)，也要針對其中的重點和難點進行科學(xué)的培訓(xùn)，從而保證每個檔案的管理人員都能對管理的軟件進行規(guī)范性的使用，從而對工作的效率進行不斷的提高。另外還要實現(xiàn)檔案的資源共享，這也對國家的經(jīng)濟建設(shè)有著非常重要的作用，并且也有利于借鑒經(jīng)濟經(jīng)驗和宏觀的管理，從而實現(xiàn)我國的資源管理的建設(shè)。也為我國的信息化建設(shè)提供一個最基礎(chǔ)的服務(wù)。

3.3不斷推進檔案管理信息資源的整合工作

在日常的檔案管理工作當(dāng)中，檔案信息資源工作散發(fā)著其特有的優(yōu)勢。首先，要實現(xiàn)檔案信息資源的共享，就必須以檔案資源工作為前提。通常而言，檔案信息不僅能夠折射出我國社會歷史發(fā)展的宏觀方向，同時，還能夠反映出人們?nèi)粘Ｉ畹狞c滴細節(jié)，將社會當(dāng)中存在的整個集體與個體的發(fā)展都能夠完全展現(xiàn)在人們面前。要做好檔案信息資源工作，就需要以綱領(lǐng)性的檔案信息管理制度為指導(dǎo)，并結(jié)合檔案分級管理制度的相關(guān)要求，實現(xiàn)對國家資源的合理配置與高效應(yīng)用，實現(xiàn)社會資源的共享。此外，實現(xiàn)檔案信息資源管理的整合主要可以通過兩種途徑，即分組整合方式和整理方式。在進行整理的過程當(dāng)中，檔案的系統(tǒng)化和編目發(fā)揮著十分積極的作用，此外，為了提高檔案信息的固有使用價值，還需要對相關(guān)的檔案進行編纂和加工。另外，信息資源的組合則是指通過行政或是者技術(shù)方法，對整合的目標(biāo)進行檔案資源的結(jié)構(gòu)管理，確保信息資源能夠在宏觀角度上實現(xiàn)優(yōu)化發(fā)展。

3.4培養(yǎng)人才，提高檔案隊伍素質(zhì)

人員工作素質(zhì)創(chuàng)造良好環(huán)境。一是檔案部門在進行培訓(xùn)前，應(yīng)做好需求調(diào)研，按需設(shè)計內(nèi)容，將培訓(xùn)課程內(nèi)容與工作相結(jié)合，也就是說，培訓(xùn)應(yīng)該是因需產(chǎn)生的。二是制定科學(xué)系統(tǒng)的培訓(xùn)計劃，注重提高教學(xué)者層次，注重教學(xué)、自學(xué)、研討和實踐的有機結(jié)合。三是增加檔案工作者之間、相關(guān)專業(yè)工作者之間的交流，為他們提供學(xué)習(xí)進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優(yōu)秀經(jīng)驗，掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的方法，更新知識儲備。

結(jié)束語

綜上所述，在現(xiàn)代化檔案管理工作，檔案信息化建設(shè)理念的運用，不僅使得檔案管理的質(zhì)量和效率得到提升，還有效的推動了社會文化的發(fā)展，滿足了現(xiàn)代化檔案管理工作的相關(guān)要求。而且人們?yōu)榱耸蛊鋺?yīng)用效果得到增強，也將需求先進的科學(xué)技術(shù)和理念融入到其中，進而對檔案信息化建設(shè)的相關(guān)內(nèi)容進行優(yōu)化。

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