工程資料整理歸檔的基本要求及存在問題的解決方法

于瀛

摘 要：近年來，我國經濟迅猛騰飛，城市化建設的腳步也是越來越快。這些都離不開建筑工程行業的迅速發展和大力支持。然而任何領域任何行業的發展都離不開技術的支持和發展，故而工程技術的運用最為普遍，也最為關鍵。其發揮作用的一個重要環節就是需要對工程資料進行必要且充分的管理和歸檔，本文將對這個重要的環節進行深入地分析和探討，發現其存在的問題并且嘗試提出解決問題的一些措施。

關鍵詞：工程資料 整理歸檔 基本要求 問題 方法

引言

對工程進行必要的收集和處理是應用好工程技術的重要環節和內容。做好工程資料的整理和歸檔工作將會為工程技術的應用、工程建設提供極大的便利條件。施工單位不僅在施工前可以對工程有一個很好的認知來為施工打下良好的基礎。同時，也可以在施工過程中幫助施工人員優化施工流程、減少不必要的麻煩與避免不必要的資源浪費。最后，還可以提高工程的效率與保障工程的質量，方便工程竣工后的一系列工作。對工程資料的收集處理是一個長期的、動態的過程，它將伴隨著整個工程進度的發展，是對工程的各個進度的各種施工情況的最為詳細的記錄，這將對工程竣工后的驗收提供重要的參考資料。工程資料的整理歸檔對于工程技術的應用、工程的高效高質的發展來說具有極其重要的作用。

1、工程資料的重要性

1.1有效反映工程質量

對工程資料的收集處理是一個長期的的過程，它將伴隨著整個工程進度的每一個時期，對工程的各個進度的每種施工情況都進行了詳細和真實的記錄，反映了整個施工過程的真實情況。它可以幫助工程人員在施工中對工程進行科學有效的控制，也可以提高施工的效率和提高工程的質量。同時，有助于施工人員在施工中及時發現錯誤并及時改正，保證工程高效高質地向前發展。

1.2 竣工文件的重要組成

當今我國工程建設存在著許多新的亟待解決的問題，例如：如今混凝土是我國建筑行業主要的原材料，它的高性能保障了當前建筑工程的使用壽命，這一方面來說是件好事，但也帶來了新的問題。工程竣工后可能在未來幾十年才會因當時施工不當而出現一系列的問題，這個時候很難去找到當時施工單位和人員去進行落實責任和進行保修。因此，為了延長工程使用壽命，保證維修質量，確保工程使用人員的安全，維修人員必須通過查閱該工程的相關日志、檢查記錄等資料檔案，以便采取有效的補救措施，提高工程維修質量，從而保證工程的使用壽命。由此可見，只有規范了工程資料的整理歸檔流程，使工程資料保持完整性和準確性，才能為有效解決工程的后期問題提供資料支持。

2、工程資料整理歸檔的基本要求

2.1及時性

由于工程資料是對在建工程施工質量的如實反映，而施工活動是每天都在快速進行的，因此要求工程資料必須緊跟工程施工進度及時收集、整理；嚴禁拖拉，事后補做。

2.2真實可靠

真實性是工程資料的靈魂，也是對資料員職業道德的最低要求。資料的收集、整理應實事求是，決不能歪曲事實和隱瞞真相，比如任何原材料和構配件必須有出廠質量合格證和必要的進場復檢、試驗報告等。

2.3準確、完整

準確性是做好資料工作的核心，例如混凝土和砂漿強度評定中的數字計算必須準確，以確定不同部位的強度等級是否符合設計和規范要求，來不得半點差錯；分項工程質量評定的填寫必須規范化，主控項目和一般項目的內容填寫均應詳細，不能籠統地以“符合要求”、“滿足規范規定”去敷衍。而完整性則是做好工程資料工作的基礎，因為不完整的工程資料無法系統、全面地反映工程的真實質量狀況，工程資料將毫無價值。因此，項目經理應經常檢查資料員所作資料的準確性和完整性，發現問題及時糾正。

3、工程資料整理歸檔存在的問題

3.1不夠重視

我國的《建設工程質量管理條例》、《房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》等法規條例，對工程資料的整理歸檔都做出了相關說明和規定。但是，由于部分施工單位領導對于檔案資料的整理歸檔工作不夠重視，相關工作人員也缺乏管理意識，再加上相關部門監管力度不夠，導致在工程竣工之后，工程檔案資料不夠完整，不僅延誤了建筑工程檔案的遞交，也無法很好的反映建筑工程的施工質量。

3.2缺乏科學的保存機制

上文說到了施工單位對資料的不夠重視的問題，不重視必然會導致不會采用一些科學有效的保存機制去保存這些工程檔案資料。缺乏科學有效的保存機制就將會導致許多工程資料在保存中出現了混亂的情況，更有甚者會使檔案資料發生丟失的情況。因為沒有科學健全的保存機制導致了工程資料的混亂甚至丟失，不光對后期工作會造成不必要的麻煩，甚至會有可能對施工單位造成不必要的經濟損失。

4、工程資料整理歸檔問題的解決辦法

4.1 提高對工程資料整理歸檔的重要性認識

解決工程資料整理歸檔問題的一個重要的前提就是對其重視起來，不光施工單位的資料管理人員要對其重視，領導們以及底層的施工作業人員也要提高對其重視的意識。首先要從制度上對工程資料重視起來，同時開展各種各樣的宣傳活動，提高員工對其重視的意識。讓其學習對資料的保護和利用等方面的知識，了解工程資料的價值和意義所在，在施工中自覺地對資料進行收集和保護。通過一系列的制度和活動保證工程資料的收集和歸檔可以順利進行，也為更好地保護已收集的工程資料提供制度上的保障。從而為工程高效高質的發展提供良好的基礎。

4.2注重對工程施工資料和物資試驗相關資料的整理

工程資料的收集和處理是伴隨整個工程的全施工過程的，其原因就是施工資料來源于施工過程之中。所以，施工單位要對施工過程每一個細節都要進行資料的手機和處理。第一步是要保障其順序性和連貫性。要對該資料按照順序進行詳細地收集和整理，然后按順序進行歸檔存放。然后，要保障其全面性。要對施工過程的所用的材料，包括鋼筋、混凝土等進行質量、數量和使用位置等進行詳細地記載，要反映出施工用料的實際情況。最后，要保障其完整性和多樣性。不光記錄施工過程中的各種真實的情況，也要對工程的計劃、工程的決策方面進行詳細記載，這方面包括施工圖表、會議記錄等都要進行歸檔和保存。

4.3規范資料的收集過程

為了確保工程資料的完整，工程資料表格的填寫、收集和整理必須按工程資料管理的目錄來進行，對于遺漏、破損的工程資料文件需要補齊，并確保后補資料的真實性，這樣才能有效保證工程資料不丟項，并且與工程質量實際情況相符，只有保證工程資料的完整性和真實性，才能方便對工程質量的控制，也為后期的質量監督檢查工作提供可靠的依據。

4.4加強相關的培訓

當下，我國施工單位的領導對于這一塊并不是很重視，所以在相關的制度上也就不是很健全，管理上也比較不規范，從而使得工程資料整理和歸檔在實際的工作中很難有效率的完成。

4.5竣工驗收資料的收集整理歸檔

在工程竣工驗收階段，工程項目管理監督部門要嚴格把好審查驗收關，對各承包商單位編制的竣工圖、文字資料、施工報告要進行認真審查，著重檢查隱蔽工程驗收記錄的真實性和工程變更設計的落實情況，認真審查工程資料是否完整，簽證是否完備，組卷排列是否合理等。確?？⒐n案的真實性和準確性，使其竣工檔案資料在工程項目合同決算時，真正發揮憑證作用，達到收集整理檔案的目的。

結語

目前來看，我國施工單位在工程資料整理歸檔方面還存在許多亟待解決的問題。但只要施工單位能夠把它重視起來，制定科學的管理制度，積極地開展相關宣傳活動，就可以有效的解決問題，保證工程資料的整理歸檔工作高效地進行，為科學應用工程技術，提高工程的質量提供良好的資料基礎。

參考文獻

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