如何加強企業檔案數字化建設

陶建華

摘 要：信息技術的飛速發展與廣泛應用給企業檔案工作帶來新的契機，也帶來了新的研究課題。本文從簡介企業檔案數字化建設的意義開始，分析當前企業檔案數字化建設存在的問題，并就企業檔案數字化建設的程序提出一點建議。

關鍵詞：企業檔案 數字化 建設

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

近幾年，隨著科技水平的不斷提高，各行各業都朝著智能化、信息化的方向發展。企業檔案管理也跟隨這一趨勢，更新自己的思想和方法觀念，讓企業在對檔案的不斷發掘、整合中，促進檔案管理的不斷進步，保證檔案管理工作的順利進行。在新時代的今天，企業檔案管理的目標主要是一些容易受損的、利用頻率高的重要資料。因此，企業要不斷進步，加大資金投入力度，在相關專家的幫助下開發一些新型管理軟件、設備，或采用直接購買的方式對企業檔案進行信息化管理，讓檔案管理想著網絡化發展，實現資源的有效共享。

一、企業檔案信息化的概念

企業檔案信息化就是通過對先進技術手段、管理思想觀念的更新，讓企業中的信息、人力、物力以及財力等資源實現最優配置，讓企業內外部的信息、資源能夠均衡發展，從而提高企業檔案管理的規范化以及智能化水平。最終在對企業員工進行有效管理的過程中，實現企業經濟效益最大化，提高自身的優勢和競爭力。檔案信息數字化和網絡化是企業檔案信息化建設的兩個重要支柱。在不斷的挖掘和優化中，可以發現，對資源進行整理、建設數據庫、建設信息網絡共享平臺、開發利用企業的信息資源、建設專業的信息管理團隊以及完善相關機制體制和標準是企業檔案信息化管理的主要內容。

二、企業檔案信息化的內容

1.實現檔案信息的數字化

這是實現企業檔案信息化的基礎，是開展其他工作的重要資源來源。在數字化建設的過程中，實現檔案由紙質版向電子版的轉化。因此，企業要在建設電子化檔案信息數據庫的基礎上，對電子文件進行歸檔和管理，最終實現檔案管理的信息化。這一過程主要包括兩個方面的內容。其一，通過對計算機的利用，實現檔案的全面無紙化；其二，電子公文應該引入到信息化管理階段，讓各個部門在上傳檔案的時候就以電子文件的形式進行，真正實現數字化。

2.實現檔案信息利用的網絡化

實現檔案的有效管理是為了更好的利用檔案，讓檔案的價值發揮到實處。因此，要改變傳統的面對面服務方式，合理利用網絡等資源，實現檔案資源的共享。借閱者只要提交一份借閱申請，網絡管理員審核通過之后，便可以進行檔案的借閱和查看。實現遠程操控，提高了效率和檔案的安全性。同時，在增加借閱人數的前提下，使檔案的利用率有效提高。

3.實現檢索的自動化

檢索工具是檔案管理人員對檔案進行歸檔、整理時的必備工具。但是近幾年，隨著檔案數量的增加、范圍的拓展，傳統檔案管理方式的效率仍然很低。因此，借助計算機等科技化手段，以高速、高效、多角度的模式節約了大量的勞動力。

4.實現檔案信息接收、存儲和提供利用的一體化

企業檔案信息化建成之后，在軟件和硬件計算機系統的應用下，檔案管理各個階段，比如接收、整理進而利用，可以實現一體化，提高了檔案管理部門的工作效率。

三、加強企業檔案信息化建設的對策

1.提高認識，加強領導

企業應該明確，檔案信息化建設是一項艱巨的任務，需要有關各方不斷的投入、密切的配合。首先，應該建立健全一支專業化的領導機構。在領導的帶領下，讓企業員工認識到檔案管理信息化的重要性，從而全力開展籌備工作。確保相關資金到位，為信息化建設打下堅實的基礎。其次，在建設階段，合理對相關配件進行調試，使其適應企業的需要。最后，信息化系統投入使用之后，要合理開展維護工作，保證檔案信息化的有效利用。

2.健全制度，規范管理

檔案管理部門在建設信息化檔案管理的過程中，要不斷完善相關機制體制，對檔案的一體化、歸檔、保密、鑒定、備份、查閱等步驟進行合理的掌控，網絡部門、機房、軟件操作以及監督部門等各個相關單位的工作人員都要加強自己的責任意識，明確自己的職責，從而實現整個檔案信息化管理過程的規范化、智能化、標準化，為后續工作打下堅實的基礎。企業也應該遵守國家、省級、市級等上級的規章制度以及管理標準，嚴格掌控檔案的格式，保證數據資源的統一性，便于其他部門加以利用。對檔案進行利用之前，也要獲得上級部門的允許，并在其監督下進行。

各企業在檔案信息化建設中要嚴格遵守《檔案法》和相關省（市）《檔案信息化建設保密管理辦法》等相關法律法規規定，加強對檔案信息化管理系統的管理，采取必要的安全防范措施，確保檔案信息系統的安全。

3.提升技術，注重培訓

檔案信息化建設的基礎是高科技含量的現代計算機技術的應用，檔案部門應具備相應的技術力量的支持，不僅能夠進行正常的保養維護、安全保護和故障處理等日常工作，還要能適應時代發展的要求及時進行技術更新和升級。為克服檔案部門信息技術力量不足的實際情況，可采取與高校、科研單位合作的方式，取人之長，補己之短。另外，檔案部門可與相關部門合作，共同開展相同的科技攻關項目，提高檔案信息化成果的高科技含量和標準化水平。

檔案信息管理人員不僅應具備過硬的檔案業務知識和技能，還應了解掌握計算機操作、數據錄入、網絡管理、數據庫建設、圖像處理、網頁制作等方面的知識，這就需要檔案部門要為檔案信息管理人員的培訓和進修創造條件，不僅要鼓勵檔案管理人員開展自學，而且要制定規劃，把這方面的內容納入繼續教育中，列入到上崗資格的考試中，作為一項常規的檔案教育培訓內容來抓，以不斷強化檔案信息管理人員的素質，適應工作開展的需要。

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