辦公室自動(dòng)化下的文書檔案管理方法分析

常愛玉

摘 要：文書檔案管理是檔案工作的重要內(nèi)容，隨著時(shí)代發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已無法滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展的要求，依托信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)辦公辦公自動(dòng)化成為了文書檔案管理發(fā)展的主要方向。文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，可以提升工作效率，能夠?yàn)闉闄n案文件與信息的交流與共享提供了技術(shù)支持，文件傳遞的速度與安全性都得到較大提升。因此，要充分認(rèn)識(shí)辦公自動(dòng)化背景下文書檔案管理的特征，深入思考提高文書檔案管理辦公自動(dòng)化的策略

關(guān)鍵詞：辦公室 文書檔案 管理 分析

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （ 2017 ） 08-00-01

在辦公室的基礎(chǔ)管理中， 將文書與文書檔案的管理工作納為基本的總要組成， 為單位的發(fā)展和管理起到了有利的保障與支持。企業(yè)的等日常行政的管理事務(wù)中產(chǎn)生了文書檔案， 其也是在文書變成部分檔案資料時(shí)習(xí)慣性稱謂， 在保存上具有非常重要的價(jià)值。所以對(duì)文書與文書檔案的使用價(jià)值加以提高， 是現(xiàn)代背景下， 對(duì)辦公室管理工作的新要求和新挑戰(zhàn)。

一、文書檔案實(shí)施自動(dòng)化管理的必要性

隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)單位文書管理部門的業(yè)務(wù)種類也相繼增多，使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本已經(jīng)跟不上現(xiàn)代管理的發(fā)展步伐，不能滿足現(xiàn)階段的辦公要求。比如，重要實(shí)物文本和企業(yè)發(fā)展相關(guān)的重要音像資料存檔管理，都不能依靠紙質(zhì)的文本來實(shí)現(xiàn)，在快速發(fā)展的經(jīng)濟(jì)的促使下，企業(yè)單位信息交流發(fā)生了較大的變化，公文傳遞和信息管理實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化，這也給企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理模式和相關(guān)制度，提出了相關(guān)問題，一是適應(yīng)性問題，首先是適應(yīng)性的問題，因?yàn)樾畔?shù)字化存儲(chǔ)的內(nèi)容包容性及快捷性，日益成為人們的主要信息存儲(chǔ)形式，相對(duì)于企業(yè)單位如果在繼續(xù)保持傳統(tǒng)的信息傳遞形式進(jìn)行管理的話，那么必然會(huì)造成信息服務(wù)對(duì)象思想感覺上的不適，認(rèn)為企業(yè)單位創(chuàng)新觀念不足，缺乏管理意識(shí)，自然對(duì)企業(yè)單位的對(duì)外發(fā)展合作也會(huì)產(chǎn)生影響。另外對(duì)于員工而言，也會(huì)感覺到操作管理方面的不適應(yīng)情況出現(xiàn)。再者通過對(duì)自動(dòng)化檔案管理，能夠有效地做到效率方面的優(yōu)化，在第一時(shí)間內(nèi)拿到自身所需的檔案文件，用于研究或傳遞，達(dá)到時(shí)代發(fā)展的高效率要求，且還能夠有效地節(jié)約文本資源的使用，大大的降低了復(fù)印打印方面的能源耗材，深刻吻合了當(dāng)前節(jié)能環(huán)保的理念。因此在企業(yè)中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化可操作的電子檔案管理系統(tǒng)構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)與自動(dòng)化辦公的結(jié)合，具有著必然的歷史發(fā)展意義。

二、在力公室文書與文書檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.對(duì)辦公室文書檔案的管理建設(shè)力度不夠

一些企業(yè)管理人員不夠重視文書檔案的管理，常常將辦公室的文書檔案及文書資料放在面積較小，通風(fēng)不暢或陰暗潮濕的房屋內(nèi)，這樣的環(huán)境會(huì)造成文書及文書檔案不能夠長久保存，若長時(shí)間在這種環(huán)境下放置， 一定會(huì)造成部分文書檔案受到程度不同的損害。這種情況的出現(xiàn)， 主要是由于在辦公室文書檔案的管理方面硬件設(shè)施投入力度太小， 制約了文書檔案管理工作的發(fā)展，給企業(yè)的管理工作帶來了一定的阻力。

2.辦公室文書與文書檔案管理中管理人員能力欠缺

對(duì)于辦公室文書檔案管理工作在一些企業(yè)單位重視程度相對(duì)較低， 直接影響到了檔案管理業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平和工作態(tài)度，一些檔案管理業(yè)務(wù)人員對(duì)自己業(yè)務(wù)熟練程度較低，也沒有充分認(rèn)清自己在業(yè)務(wù)工作中的主要職責(zé)，造成了工作效率低，工作方式混亂，甚至一部分員工常常在檔案管理工作上出現(xiàn)失職現(xiàn)象。在日常文書檔案管理工作中，業(yè)務(wù)工作量比較繁重，常常由于檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低、缺乏工作耐心及工作責(zé)任心不高，造成了辦公室文書檔案管理工作比較混亂，不能使文書檔案管理工作正常運(yùn)行。

3.在辦公室的文書與文書檔案上缺乏規(guī)范化的管理工作機(jī)制

“沒有規(guī)矩不成方圓”， 要對(duì)機(jī)制進(jìn)行合理化規(guī)范， 對(duì)工作人員的各項(xiàng)職責(zé)進(jìn)行有效的明確， 這對(duì)日后工作的有效開展創(chuàng)造了有效的展開。但是， 由我國目前的辦公室文書與文書檔案管理現(xiàn)狀可以知道， 領(lǐng)導(dǎo)首先就對(duì)其重視不夠， 讓工作的管理機(jī)制沒有得到有效的建立， 讓文書檔案管理在工作上無章可循。而且在懲戒機(jī)制缺乏的同時(shí)， 使工作人員缺乏主人翁意識(shí)， 用懈怠的態(tài)度對(duì)待工作， 這就讓文書檔案在管理上的發(fā)展受到了重大的阻礙， 不能和時(shí)代的發(fā)展進(jìn)行同步。

三、辦公室文書檔案對(duì)管理問題的解決對(duì)策

1.完善文書檔案管理體制

要想實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，切實(shí)維護(hù)文書檔案的安全保密性，提高管理工作的效率，就必須建立完善相對(duì)應(yīng)的文書檔案管理體系。通過規(guī)范管理體制，將文件的前期管理與控制納入到工作系統(tǒng)中，切實(shí)保證從文件形成到歸檔過程中工作步驟的有序進(jìn)行，強(qiáng)化檔案管理部門的統(tǒng)一指導(dǎo)，為文書檔案管理工作的正常進(jìn)行做好準(zhǔn)備工作。對(duì)于文書檔案管理工作也應(yīng)該貫徹落實(shí)到工作細(xì)節(jié)。在電子文件歸檔時(shí)通過建立與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件歸檔目錄，保證高效率的完成工作。對(duì)于電子文件和相關(guān)資料應(yīng)該分別進(jìn)行管理，及時(shí)清理沒用的資料，通過分開管理維護(hù)檔案的完整性。

2.提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

嚴(yán)格選拔檔案管理業(yè)務(wù)人員，同時(shí)在管理過程要制定一套完整選拔標(biāo)準(zhǔn)。重點(diǎn)選拔一些在計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理方面經(jīng)驗(yàn)豐富的人員，只有豐富的計(jì)算機(jī)和檔案專業(yè)水平高的業(yè)務(wù)人員，才能更好的完成文書檔案管理工作，有利于提升本單位文書檔案管理水平。再者，要加大對(duì)檔案管理業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)。重點(diǎn)對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)，讓檔案管理業(yè)務(wù)人員能夠熟知病毒對(duì)管理系統(tǒng)的危害，并掌握相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)信息防治技術(shù)，能夠在工作做熟練的應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的各種事故和危害，切實(shí)有效的做好文書檔案的安全管理工作，改善文書檔案的管理環(huán)境，同時(shí)檔案管理業(yè)務(wù)人員要熟知業(yè)務(wù)辦理流程，有利于提升工作效率。

3.促進(jìn)文檔保密技術(shù)升級(jí)

在當(dāng)前的辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，做好文檔的保密工作是文書檔案管理工作的重點(diǎn)，要確保文書檔案的安全性。做好檔案防偽工作是文書檔案歸檔之后的重要工作，確保如果文檔被泄露能夠依據(jù)存檔之前標(biāo)注的防偽標(biāo)識(shí)分辨出真?zhèn)危沤^出現(xiàn)偽造檔案的現(xiàn)象發(fā)生，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。將文書檔案進(jìn)行電子化，通過制定的相關(guān)編號(hào)輸入到計(jì)算機(jī)中，安排專人維護(hù)數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)據(jù)庫的安全，只有特定的管理人員輸入制定的密碼，才可以對(duì)文書檔案管理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行操作和維護(hù)。

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