探究檔案管理與辦公自動化

文/山東唐口煤業有限公司 蘇偉

探究檔案管理與辦公自動化

文/山東唐口煤業有限公司 蘇偉

隨著信息化時代的到來和社會科技水平的不斷發展，自動化設備在辦公中的應用越來越廣泛。辦公自動化就是指利用科技網絡和現代化辦公緊密聯系在一起的一種辦公模式。利用現代信息技術對檔案進行管理和儲備，能夠有效地改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。檔案管理是指通過檔案的收集、整理、保障等對檔案進行管理。有效地利用辦公自動化進行檔案管理，已成為政府機關部門及企事業單位在發展中需加強實現的實際問題。

檔案管理；辦公自動化；探究

隨著社會的不斷發展，電子信息技術的逐漸完善，檔案管理作為機關企事業單位在發展中所做的重要信息整合，具有極強的參考保存價值。現如今，網絡時代的到來，計算機已經融入了我們的辦公生活，利用計算機對辦公室自動化進行辦公事務的處理。辦公自動化的實施和傳統的紙質檔案管理對比起來，辦公自動化是發展的必然趨勢，辦公自動化在資源共享方面提供了很大的便利，簡化了查詢方法，在方便保存的前提下更確保了信息的可靠性。傳統的檔案管理方式已經不能滿足如今多樣的檔案種類，采取辦公自動化的管理方式可以對檔案進行更好的管理。

一、辦公自動化給傳統檔案管理帶來的機遇

隨著社會的不斷發展，企事業單位文書、科技、技術檔案管理門類也逐步地增多，如若利用傳統的紙質文本進行管理顯得尤為單薄，凸顯了管理需求方面的不足。在檔案管理過程中，辦公自動化加強了對檔案的利用率，傳統紙質檔案容易破損，費時費力，辦公自動化實施以來，縮減了工作人員的工作量，有效提高了工作效率。對于檔案的共享也有了很大的提升，對于傳統的方式，辦公自動化管理方便了對檔案的查詢和利用，傳統方式的紙質文件避免不了人為性的破壞，此弊端體現了辦公自動化的優勢。采用辦公自動化管理檔案，不僅可以方便瀏覽所需的檔案，更方便了對檔案的管理，增強了辦公效率。計算機中輸入的文件我們稱之為電子文件，電子文件在建立過程中，形成了文件主體、錄入的信息、要素等等內容。如果進行改動或者閱讀，都會留下憑據，提升了檔案的可靠性。對比傳統的紙質檔案查詢的記錄，紙質檔案在保存中很容易遺失和損壞，不能確保檔案的可靠性。

二、對比傳統檔案管理，實施自動化管理的優勢

（一）提高檔案管理工作效率。紙質的檔案管理工作主要是靠工作人員來完成，不僅造成了工作人員任務重的現象，更間接地降低了辦公效率。辦公自動化在檔案管理中的實施，提高了工作效率，計算機軟件對文件有自動分類的功能，減輕工作人員對文件分類的工作。在眾多的文件里，可以按照檔案的分類進行搜索，從而進行整理。

（二）延長文件保存壽命。傳統紙質檔案在保存方面是一大弊端，容易受環境破壞，更容易被人為損壞。辦公自動化管理檔案，檔案不會像傳統紙質檔案那樣不易保存，提升了文件的保質期。由于電子檔案的自身特點，彌補了傳統紙質檔案保存方面的弊端，被更好地運用于檔案的管理。

（三）資源的共享方便快捷。傳統方式的異地檔案分享是通過郵遞的方式來實現的。而如今有了電子文檔，可以通過網絡快捷的快速傳遞，避免了傳統方式造成文件的丟失和損壞，也避免了文件的外泄，增加了保密系統。

（四）促進檔案更加標準規范化。自動化的檔案管理系統是以網絡信息化及現代化為目標而進行的新型技術運用，其發展的基礎是為了促使系統的各個層面能夠達到標準的管理性能，實現在管理工作中的先進性和合理性，促使檔案管理工作更加規范全面。

三、利用辦公化的特點更好地提高檔案管理

（一）完善歸檔管理制度。隨著信息時代的到來，很多單位在工作中開始實施自動化的檔案管理，雖然已經實施，但在辦公自動化管理方面還存在很多問題，想要更好地運用辦公自動化，必須加強管理者職責意識，明確工作內容。管理者應該建立一套完善的檔案管理制度。部門與部門之間分工不明確，推卸責任，為了避免這類事情發生，要建立一套完善的歸檔制度，明確分工，有效提高工作效率的同時，對檔案管理實施更規范的管理模式。

（二）加強檔案管理人員的培訓。隨著科技的發展，現如今計算機在工作中的應用越來越廣泛，單位中員工的計算機技能還需要提高，有些工作人員文件備份，造成文件的丟失。現今工作人員還有很多的不足，需要專家對管理人員進行授課教育，提高整體的辦事效率。

（三）做好文件編輯排序工作，確保文件目錄完整性。檔案管理的自動化對文件的屬性進行了分類，方便了查詢文件，我國規定，加密文件不能通過網絡進行傳播，所以造成了紙質文件和電子文件不能很好地結合，隨之出現了對密級文件檔案的內容省略歸檔的方法，保存其目錄進行存檔，保證了文件目錄的完整性，也保證了文件內容的安全性。由于自動化系統的特點，在檔案管理工作中應該采取個體文件的分散歸檔，這樣有利于文件的排序工作，按照歸檔的時間順序進行編輯，提高檔案自動化管理效率。

四、結束語

隨著信息時代的發展的到來，辦公自動化已經是發展的必然趨勢，想要在時代的發展中立于不敗之地，必須對傳統的管理模式進行突破。辦公自動化環境下的檔案管理是衡量一個單位對智力財產管理水平的重要標準之一，它能極大地提高工作效率，節省相關開支，提高資金的有效利用率。根據目前辦公自動化在工作的實踐應用，我們不難發現其中還存在一定弊端，只有通過不斷結合實踐進行創新，建立符合單位管理的辦公自動化管理模式，才能促進相關工作的發展。

【文獻參考】

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