學(xué)校檔案管理工作問題分析及完善建議

文/ 廣東省中山市東升高級中學(xué) 楊玉秋

學(xué)校檔案管理工作問題分析及完善建議

文/ 廣東省中山市東升高級中學(xué) 楊玉秋

檔案對于學(xué)生而言，是其若干年學(xué)習(xí)生活投下的剪影映象，而對于學(xué)校而言，不僅關(guān)系到學(xué)校對學(xué)生們的管理，而且檔案記錄學(xué)校的發(fā)展歷程，記載世事變遷，是學(xué)校日常管理工作的重要組成部分。只有當(dāng)檔案管理工作落到實(shí)處，做到根本，才能科學(xué)合理地對教職工進(jìn)行考核。本文將針對現(xiàn)大多高校存在的檔案管理問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)建議，完善檔案管理制度。

學(xué)校；檔案管理；學(xué)校檔案管理

隨著當(dāng)今教育事業(yè)的飛速發(fā)展，學(xué)校的發(fā)展也面臨越來越多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，而隨著辦學(xué)年數(shù)的增加與教職人員的擴(kuò)增，檔案管理也成了一件必須引起重視的工作。檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展軌跡，記載了學(xué)生們的日常生活，對于學(xué)校而言相當(dāng)于官方而正式的行事歷。是學(xué)校無法或缺的資源，因此在當(dāng)前的社會(huì)中，加強(qiáng)對于學(xué)校檔案的管理則顯得尤為重要。

一、學(xué)校檔案管理存在的問題

然而現(xiàn)如今大多數(shù)高校對于檔案的管理工作卻不盡如人意，問題有以下幾點(diǎn)：

（一）輕視檔案管理的存在。許多高校并沒有將檔案的管理工作提上日程，任其擺設(shè)在無關(guān)緊要的位置。對于檔案的收集管理隨意處之，且并沒有派遣專業(yè)化的檔案管理人員做相應(yīng)的檔案管理工作，管理制度模糊，工作人員工作目標(biāo)不明而導(dǎo)致執(zhí)行力低下等。使檔案被扔在角落積灰，長時(shí)間無人問津。

（二）檔案存放管理粗糙。一般的學(xué)校都設(shè)有檔案管理室來存儲(chǔ)檔案資料，但規(guī)模不大，設(shè)備簡陋。在惡劣天氣的狀態(tài)下，可能導(dǎo)致檔案的流失。重要資料未能妥善保管，損失了學(xué)校的工作成果，也增加了未知風(fēng)險(xiǎn)的概率。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。因?qū)W校未重視檔案管理的存在，導(dǎo)致隨意安排人員進(jìn)行檔案管理信息。管理人員素質(zhì)一般，沒有專業(yè)化基礎(chǔ)知識上崗，業(yè)務(wù)能力低下且管理水平不高，沒有進(jìn)行管理工作的熱情，從而無法開展有序高效的檔案管理工作。檔案管理工作無法適應(yīng)時(shí)代信息的更替，停滯不前便導(dǎo)致了學(xué)校某些工作難以開展，阻滯了學(xué)校的發(fā)展進(jìn)程。

（四）檔案資源利用片面化。學(xué)校管理階層僅僅單方面認(rèn)為檔案只記錄過去已經(jīng)發(fā)生過的事情，但最重要的事卻是為未來發(fā)展謀求有利信息。理應(yīng)通過分析檔案數(shù)據(jù)，整理資料來為學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展提供有效資源。但是學(xué)校的管理疏忽，沒有科學(xué)合理地進(jìn)行梳理整合，導(dǎo)致檔案沒有綻放它應(yīng)有的光彩，湮沒在厚厚的灰塵里，束之高閣，失去了自身的重要意義。

二、學(xué)校檔案管理工作的完善措施

社會(huì)在不停地進(jìn)步，教育前進(jìn)的步伐也是不容滯緩。日新月異的發(fā)展趨勢也讓高校面臨更多的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。此時(shí)更應(yīng)該加強(qiáng)高校檔案管理的工作，梳理學(xué)校發(fā)展軌跡，建立新的學(xué)業(yè)目標(biāo)，承擔(dān)起規(guī)劃發(fā)展的重要責(zé)任，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展，乃至推進(jìn)社會(huì)的前進(jìn)。

（一）提高對檔案管理工作的認(rèn)識。大多校方管理層對檔案管理工作認(rèn)識淺薄，不甚關(guān)注，久而久之學(xué)校發(fā)展停滯不前。為了學(xué)校的前景，為了較高的教學(xué)質(zhì)量，校方管理層應(yīng)該加深對檔案管理工作的認(rèn)識，重視學(xué)校的檔案管理工作，將其提到會(huì)議日程上來，統(tǒng)籌安排相關(guān)工作人員，制定并完善檔案管理的工作制度。細(xì)化工職人員的任務(wù)分配，將檔案管理工作落到實(shí)處。精化每一個(gè)細(xì)節(jié)，做好監(jiān)督審核措施，提煉檔案的最大利用價(jià)值，共同做好學(xué)校檔案的管理工作。

（二）完善學(xué)校的檔案管理設(shè)施。管理設(shè)施的完善利于檔案的存儲(chǔ)與之后的審閱。校方應(yīng)不吝資金，建立良好的建筑設(shè)施供以檔案管理。并且完善分類分期工作，不應(yīng)雜亂地堆砌一角造成日后消耗不必要的時(shí)間成本。完善基礎(chǔ)設(shè)施的配套零件和基礎(chǔ)設(shè)備，加強(qiáng)對惡劣天氣的安全防范措施。同時(shí)應(yīng)該更新工作人員對于檔案保存的高效率及創(chuàng)新的工作方式，確保學(xué)校的檔案管理工作順利進(jìn)行，提升校方檔案管理工作能力。

（三）提高工作人員自身素質(zhì)修養(yǎng)。當(dāng)前工作人員素質(zhì)普遍低下，辦事能力不足，檔案管理工作滯緩從而拖沓了學(xué)校的辦學(xué)腳步。學(xué)校應(yīng)調(diào)配專業(yè)專職的檔案管理工作人員，他們應(yīng)具有較高的專業(yè)知識，較強(qiáng)的操作能力。同時(shí)工作人員在上崗期間，應(yīng)該不斷加強(qiáng)自我的學(xué)習(xí)精神，多多利用現(xiàn)如今高科技信息化的手段更新工作方式，不斷學(xué)習(xí)，不斷開發(fā)利用有效資源，既完善自身，同時(shí)也提升了工作效率。校方也應(yīng)對工作人員的素質(zhì)引起高度重視，投入相應(yīng)資金辦理小型業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，定期核查檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。同時(shí)建立賞罰分明的獎(jiǎng)懲制度，使員工更能全身心工作，有上進(jìn)心的團(tuán)隊(duì)才能不斷找出差距、不斷深化管理理念、不斷提升自我，做好工作的每一處細(xì)節(jié)，提升學(xué)校檔案管理工作的水平。

（四）加強(qiáng)分析利用檔案管理工作。歷史的檔案并不是可丟棄一旁，束之高閣，相反里面卻有“黃金屋”。檔案保存的真正意義是方便讓檔案工作者“溫故而知新”，從歷史檔案里提取精華，創(chuàng)建更為先進(jìn)的發(fā)展理念，提供更為創(chuàng)新的發(fā)展思路。學(xué)校檔案管理應(yīng)該踏上時(shí)代更迭的腳步，加強(qiáng)檔案服務(wù)第一的工作理念，提高其使用效率，充分發(fā)揮它的功能，為學(xué)校開展教學(xué)活動(dòng)、建設(shè)校園文化環(huán)境提供可行性的分析，使檔案本身成為思路之源，將檔案資源利用到最大化，充分體現(xiàn)它應(yīng)有的價(jià)值。

三、結(jié)語

社會(huì)的不停進(jìn)步，也提醒了社會(huì)里的每一個(gè)角色要與時(shí)俱進(jìn)，否則將會(huì)被遺忘在時(shí)代的影子里。學(xué)校檔案管理工作的完善可以使校方追尋歷史的軌跡，提取精華、發(fā)散自我的創(chuàng)新思維，不斷提升校方的辦事能力、完善管理制度、明確辦學(xué)目標(biāo)。使學(xué)校工作能夠以多種新興方式鮮活有趣地開展下去，這樣既利于學(xué)校的發(fā)展，也督促了社會(huì)的進(jìn)步。

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