淺談科技檔案的管理方式與利用服務

文/重慶燃氣設計研究院有限責任公司 唐瑾

淺談科技檔案的管理方式與利用服務

文/重慶燃氣設計研究院有限責任公司 唐瑾

本文主要以科技檔案管理方式與利用服務為切入點進行分析，結合當下我國檔案管理現狀分析為主要依據，從信息化的科技檔案管理、實現創新的科技檔案管理服務方式、擴大服務領域這三方面進行深入探索與研究，主要目的在于加大與科技檔案管理方式與利用服務的研究力度，提高科技檔案管理的工作效率。

生產技術；科技檔案；創新管理

科技檔案不但包含了科研材料的整理、分類與存儲，還包含在歸檔之后所實現的經濟價值與社會價值。對科技檔案進行科學有效的管理，不僅可以全面地記錄科研活動開展的整體流程，還可以為項目研發工作的開展以及成果推廣工作奠定堅實的基礎，基于此，將科研成果存在的價值發揮到最大，保障科研企業的核心競爭力。

一、目前檔案管理的現狀

目前，我國諸多企業對檔案進行管理時所采用的管理方式依舊是傳統的紙質管理，這對于新興的科研成果的推廣工作會帶來一定影響。在當前這個科技不斷發展的時代，利用傳統的紙質管理方法，對于我國科技企業的檔案管理的工作效率帶來了一定制約。基于信息不斷發展的時代背景，電子檔案的管理手段在諸多企業中應用范圍越來越廣，如今我國對檔案進行管理時利用最多的方法便是紙質檔案存儲與電子檔案存儲，但因諸多企業未給予電子檔案一定的重視，使得目前檔案管理工作的開展受到了一定阻礙。特別是在歸檔方面，因檔案管理制度不健全、管理手段不科學以及科研成果的記錄不全面等，這些都會造成電子檔案工作開展欠缺規范性與有效性，這會對目前的社會效益造成負面影響。

二、科技創新檔案管理

（一）信息化的檔案管理。基于信息化時代為發展背景，若想實現科技檔案管理工作順利開展，需要充分利用當前的互聯網技術以及信息資源，來達到資源共享的目的，通過網絡技術為基礎，依據不同行業的實際狀況來完成科技檔案的管理工作，特別是檔案資源傳輸以及整理、收集等方面，從而對科技檔案實現規范化管理，最大限度地完成檔案中的內容共享。另外，在對科技檔案進行管理時，通過合理應用信息技術來優化存在檔案管理中的問題，以便于開展科技檔案管理與存儲工作。當前，開展科技檔案管理工作中，最為主要的方面是對管理人才的培養，只有保障管理者的綜合素養，才會確保檔案管理工作的高效性。不僅要提高檔案管理人員的專業知識，還要提升其對電子檔案的認知程度，處于信息化的時代，只有全面掌握互聯網技術，才會做好科技檔案管理工作，以此來保障檔案管理事業得到長足發展。

（二）創新的科技檔案管理服務方式。1.結合現代化信息技術構建符合當下發展的數據管理中心，這個數據管理中心可以是基于電子檔案為主，將其全部歸集到數據管理中心之中，利用該管理中心來對電子檔案進行分類，為了給科技人員提動工作便利，可以對這個數據中新增設免費查找的性能，此種服務方式不但能提供科技人員所需的內容，還可以增強檔案資源的應用效率，從而實現檔案資源共享的目的。2.實施在線的檔案服務，對于傳統的檔案管理進行分析與研究，其主要提高的是公路部門的服務質量，通常情況下，檔案是保存在檔案部門或是檔案展覽區域的，處在環境約束的情況下，使得檔案信息未得到全面運用。所以，基于信息化時代，因社會公眾的生活水平以及工作環境已經發生的極大改變，為了滿足社會公眾的實際需求，需要對檔案資源進行充分利用，在不斷探究的基礎上，實現科技檔案管理服務的創新，從而開展在線檔案服務工作，這樣不但可以保障檔案信息的完整性與準確性，還可以使社會公眾及時了解新動態。因此，需要改變傳統的檔案管理模式，利用在線服務的方式提高檔案資源的應用效率，基于此來達到檔案資源創新的目的。

（三）擴增服務范圍。由于信息技術的不斷革新，信息技術在日常工作與生活中具有舉足輕重的作用，檔案管理存在的主要目的是為了服務社會公眾。因此，需擴增科技檔案的服務范圍，科技檔案的管理不單單要服務單位與企業，還需面向社會公眾。主要是因為社會公眾對于信息的需求量與日俱增。基于此，檔案管理工作的開展在信息化時代的服務主體越來越顯著，如果依舊利用單一的服務方式，無法滿足目前單位、企業、群眾的是實質需求，因此，擴增科技檔案的服務范圍是極其重要的。為了確保科技檔案管理可持續發展，處在經濟知識的背景下，基于信息化為檔案管理工作開展的基礎，需構建檔案服務體系，把檔案管理工作充分落實，從而使檔案管理的工作效率達到最佳。除此之外，在對科技檔案進行創新過程中，還需要重點關注科技管理技術的優化程度，應用現代化的科學技術來對檔案資源進行管理，應用一些新興技術與設備，來構建一個基于信息技術為主的檔案管理系統，把全部的資料檔案都集中到同一系統之中，從而實現對其進行管理，并且構建完備的信息共享平臺，基于此來實現科技檔案管理的應用效率。

三、結束語

綜上所述，基于信息化的時代發展背景下，科技檔案管理在各個行業中的作用越來越顯著，對科技檔案管理進行創新，特別是檔案管理技術，只有對其不斷優化與革新，才會將科技檔案管理工作的作用充分發揮出來，從而實現檔案資源共享的目的，基于此來推動科技檔案事業的長期發展，從而滿足社會公眾的實質需求。

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