淺述企業檔案的數字化管理

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

淺述企業檔案的數字化管理

文/中國水利水電第十三工程局有限公司 趙彥

目前由計算機、網絡和存儲技術構成的現代信息技術發展迅速，并普遍得到應用，成為經濟社會發展的主要影響因素。信息化正開始為企業的生存、發展保駕護航，且成為企業現代化的標志。所以，傳統的檔案以實體保管為重心，逐漸被檔案數字化管理模式所替代。

企業檔案；數字化管理；措施

一、企業檔案數字化管理的意義

（一）有利于實現對企業檔案的科學保管和有效利用。通常，有很多企業在施行企業檔案管理工作時，還是會采用傳統的紙質檔案管理模式。這種傳統的管理模式不利于檔案的長期存檔和使用。然而，數字化管理模式不僅可以有效地提高檔案管理工作的速率，還可提升企業管理工作的品質。在傳統企業檔案管理工作中，檔案被檔案管理工作者和企業管理人員不停地查閱，此過程中使檔案損壞的概率大大增加，這不僅不利于企業檔案存檔，使檔案管理工作無法做到管理妥善。隨著現代社會經濟的發展，企業檔案的使用次數也隨之增加，為了使檔案使用更加便捷，并且將檔案儲存不方便的情況進行高效解決，就不應該選用傳統老舊的紙質檔案管理模式，因為老舊的檔案管理模式已經不能符合現在檔案使用者的真實要求了，所以必須運用數字化管理模式進行企業檔案儲存。

（二）便于提高促進企業檔案管理水平。企業改革能否得到有效的改革，需要企業將已經初見成效的新型管理模式進行登記。目前傳統的管理模式和實際的需求有了較大的出入，所以運用數字化檔案管理模式已經越來越重要，企業可以把檔案進行精確即時登記，留著后期選用。數字化檔案管理模式不僅可以提升企業檔案管理水平，還可以及時發現企業檔案管理中的欠缺，只要選取合理的改進措施，還可以提升企業管理的整體水平。

二、解析企業檔案數字化管理的應用

隨著信息社會的逐步發展，檔案數字化管理已經開始逐步走進企業的各種辦公模式中，例如企業的人事管理以及企業財務管理和企業自動化辦公等多方面。傳統的企業檔案管理中需要的人工去查找，不方便且查找方式比較單一，而數字化的企業檔案管理模式則從很多方面克服了傳統的企業檔案管理的弊端，并且將企業檔案管理精細了更多。雖然數字化檔案管理符合社會發展的各種需求，但不可否認的是企業的紙質檔案管理也是相當重要的，像企業常用的企業合同管理、文書檔案管理、底圖管理以及工程檔案管理，都離不開紙質檔案管理。所以，在進行企業檔案管理過程中，應針對數字化管理和數字化管理的內容進行分析確定。

三、如何開展企業檔案的數字化管理

（一）規范企業的檔案管理流程得到規范，提升管理效率。在逐步加強企業檔案數字化管理過程中，應當將其規范化。因此，為保證企業數字化檔案管理，必須要利用計算機等技術方式，提高人力資源和數字化掃描設備的能力，不停地探求檔案管理內容以及方式，最后將工作流程進行標準化。例如某單位的工程檔案，此檔案為雙備的管理開發模式。為了使檔案安全、穩固、便于選用，需要在特定的實施過程中，將紙質的工程檔案轉變成電子檔案，然后再存檔，與此同時將電子檔案上傳，存于自動化系統數據庫。將需要備份的電子檔案和紙質檔案雙套備份，而紙質的檔案還需要保持數字化效果而進行轉化成為電子版。企業檔案數字化一條龍服務模式提高了檔案管理的效率，所謂一條龍服務模式就是把企業各個部門整理、掃描的檔案資料按照先后順序進行收集、整理、掃描、消毒殺蟲、數據備份等程序，而后再把只是檔案編號整理存入檔案庫，并將備份檔案的數據存入數字化檔案服務器里，以便今后查閱使用。

（二）完善傳統的檔案管理想法，不斷改變檔案管理的計劃。培養專業的檔案管理團隊，實行企業的數字化檔案管理可以提高企業數字化管理的效率，然而，對檔案管理人員的培訓，提升檔案管理人員的專業管理水平成為我們更加重視的研究問題。首先，不斷地更新企業檔案管理理念，以打開企業管理人員的視野。企業內部推行數字化檔案管理的前提是管理人員能夠提高企業數字化檔案管理的關注度。為提升企業檔案管理水準，使檔案管理者自己能夠緊跟時代發展的步伐，隨著大數據的蒸蒸日上，數字化管理技術必須得到系統地提升。由于數字化檔案管理與傳統檔案管理相比，依然存在一些弊病，但只要將這些特殊情況除外，數字化的管理不僅便捷有效率，而且企業發展也更趨向于數字化管理。

（三）充分地運用正在逐漸進步的計算機技術。計算機的發展縮短了人與人之間的距離，而且很多資料在網上檔案數據庫中就能夠查到，再也不需要去圖書館以及檔案室。因此，企業檔案的數字化管理應當合理地運用計算機的便利，從而提高了檔案的查閱和管理流程的效率。然而，在數字化管理的過程中，企業檔案數據庫的安全保密工作就顯得尤為重要了。目前會計檔案中的紙質發票也在逐漸轉化成電子發票，這不僅使發票的報銷程序更加迅速，這也使得公司的工程檔案與企業網絡辦公相結合，全程跟蹤管理都采用數字化，使公司對工程的進展可以全面掌控。

四、結語

企業檔案的數字化管理與應用工作任重道遠，為使企業檔案工作快速融入企業信息化建設的過程中，使企業數理化管理為生存、發展以及企業現代化奠定基礎，應當運用多種穩妥可行的方式。

[1]劉珊珊.企業檔案的數字化管理芻議[J].蘭臺內外,2012(02)：58.

[2]景詩杰.試析企業檔案的數字化管理[J].蘭臺內外,2011(03)：46.