慈善檔案管理之我見

文/山東省齊河縣民政局 黃立雙

慈善檔案管理之我見

文/山東省齊河縣民政局 黃立雙

檔案管理工作是指以文字、視頻等不同形式記錄各項日?；顒?、資金流動這些具有價值的信息，然后對這些信息進行再次整理，選擇比較有意義的內容進行記錄，方便人類再次應用該信息。慈善事業作為一項偉大又特殊的行業，在檔案管理方面也不同于普通檔案的管理。為了使慈善檔案管理更好更快地發展，需要不斷完善慈善檔案管理工作，讓慈善檔案管理工作逐漸形成規模。本文經過分析我國慈善檔案管理工作發展過程中遇到的阻礙，提出進行慈善檔案管理工作的有效策略。

慈善檔案管理；發展阻礙；有效策略

一、阻礙慈善檔案管理工作進行的主要原因

由于慈善事業的快速發展以及國家的高度重視，慈善檔案管理工作任務逐漸繁重，越來越多的問題阻礙慈善檔案管理工作的順利開展。例如，我國慈善檔案管理工作起步時間較晚，遠遠落后于其他發展中國家，檔案管理也沒有形成一個嚴謹而又完整的制度，導致檔案管理工作過程中會出現檔案記錄缺失、錯誤等問題，檔案管理工作的失誤從而造成慈善檔案資料內容的不連續，造成我國慈善檔案并不全面；慈善檔案數目較多，相距時間較長，管理工作比較麻煩，管理人員工作壓力較大，而在這個信息化的時代，慈善檔案管理的領導階層也缺乏創新意識，沒有很好地抓住該時代提供的有利條件來調整檔案管理工作，使檔案管理工作手段過于單一與落后，影響慈善檔案管理工作的有序進行；相關領導對慈善檔案管理工作的不重視，對檔案管理工作要求不嚴格，造成工作人員態度懶散，管理不規范，缺乏主動管理意識，對工作積極性不高，檔案沒有記錄或檔案丟失的現象時有發生。

二、進行慈善檔案管理工作的有效方式

（一）國家不斷完善慈善檔案管理制度。慈善事業是神圣不可侵犯的，它也代表著國家的形象。所以我國要高度重視慈善檔案管理工作，結合慈善檔案管理工作中出現的問題不斷調整管理制度，逐漸完善慈善檔案管理制度，對慈善檔案管理人員做出全面約束，使管理制度與我國國情相符。例如，2011年比較轟動的郭美美事件，郭美美的微博認證身份為“中國紅十字會商業總經理”，在微博上經常炫耀自己的奢侈生活，住高級別墅，開瑪莎拉蒂，在網絡上引起很大風波。雖然警方根據調查了解郭美美在紅十字會并沒有任職，資金來源與紅十字會沒有關系，但仍然對紅十字會造成很大影響，人們越來越不信任紅十字會，擔心慈善資金沒有用到正途，在紅十字會投入的資金越來越少，不足以支持慈善事業的繼續進行。由郭美美事件可知，慈善檔案管理工作不僅要記錄慈善活動，更要記錄管理人員信息，避免無關人員利用紅十字會的名義造謠。國家要出臺制度，規定慈善檔案管理人員明確自身職責，不以職業的便利為自己謀求私利，嚴格處理違反規定的檔案管理人員。

（二）領導大力支持慈善檔案管理工作的開展。領導的大力支持是進行慈善檔案管理工作的保障，領導要認識到慈善檔案管理工作的重要性，從自己開始做好檔案管理工作，積極宣揚慈善管理工作知識，促進慈善檔案管理工作的發展。由于慈善檔案錯綜復雜，遍及到各個方面的慈善事業檔案數據，所以相關領導人員要對檔案管理人員進行分類管理，這樣可以使檔案管理更簡易，內容更清晰。比如根據慈善檔案的分類可以分為三大類。其一，可以要求一部分工作人員對災區捐款捐物以及社會愛心人士的捐助檔案進行管理。其二，分配一小組工作人員對慈善拍賣檔案進行管理。其三，由于慈善檔案管理的特殊性，在財務管理方面是比較麻煩的，可以安排一部分工作人員專門對慈善財務進行深入管理，比如捐助物品的資金折算等等都需要工作人員謹慎管理。就這樣讓不同小組分工明確，不同慈善事業由不同小組管理，使小組人員更加擅長自己所在領域的檔案管理工作，保證慈善檔案管理工作的規范性?；蛘哳I導可以利用某次慈善活動的機會，讓不同小組進行相同的檔案管理工作，在小組完成工作后，比較哪個小組檔案管理工作進行的更好，選擇水平最高的小組的檔案作為正式檔案記錄，就這樣讓不同小組相互競爭，使管理人員在競爭中取得進步，不斷收獲管理經驗，促進慈善檔案管理工作的發展。

（三）慈善檔案管理人員提高自身素質與技術。慈善檔案管理人員是進行慈善檔案管理工作的基礎，工作人員要有足夠高的素質與技術，使自己有能力勝任慈善檔案管理工作。例如，慈善檔案管理相關部門一定要對工作人員的專業工作能力進行審核，要求工作人員在工作中要盡職盡責。必要時可以組織檔案管理工作人員進行相應的專業培訓，讓他們更深一層地了解慈善檔案管理的重要性以及相關的內容。工作人員也可以利用網絡學習相關的檔案管理技術，然后將學習內容應用到檔案管理工作中，使自己的管理工作更加合理。如果有概念模糊的內容一定查找正確答案，保證自己理解之后再進行檔案記錄與管理。

三、結束語

慈善檔案管理工作有利于我國樹立正面的形象、增加民族凝聚力、促進我國國際地位的提高。讓人類更加了解慈善事業，激發人類的奉獻精神，吸引更多人投入到慈善事業中，幫助處于困境的人類解決問題，讓我國社會氛圍更加美好，人與人之間充滿溫情。讓愛心人士明確慈善資金去向，保證慈善資金的來源與去向是合理的?？傊覈扇‖F代化的手段進行慈善檔案管理工作，使慈善檔案管理工作遍布我國每個角落。

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