關于加強建筑檔案管理工作的研究

文/中國原子能科學研究院 王輝

關于加強建筑檔案管理工作的研究

文/中國原子能科學研究院 王輝

改革開放后，我國的經濟得到快速發展，促進了更多的基礎建筑工程項目的開展，為確保每項工程都有檔案記錄，如何做好建筑項目的工程檔案管理工作成了一重要的問題。目前急需有效的措施加強對建筑工程的檔案管理工作，促使建筑工程檔案管理工作步入正軌，形成規范化和制度化。本文將根據目前建筑工程檔案管理工作中存在的問題，通過深入的分析探討，以供有關工作人員日后參考使用。

建筑工程檔案；管理檔案；改善

檔案的作用在于記錄事件的發展過程，建筑工程檔案就是對建筑過程中每一個環節的真實寫照，將對今后的建筑工程提供一定的指導作用，同時在一定的程度上加速了建筑工程技術的改進，對促進現代化城市發展具有重要的作用，因此，在當前經濟快速增長的社會中，急需完善建筑工程的檔案管理工作。建筑檔案管理工作為城市建設提供了必要的保證，并且在后期的維護管理事項中都不能離開檔案的記載，對于房屋的拆建或是修復都需要工程檔案作為重要依據，因此，建筑工程檔案管理工作對社會的發展具有重要的意義。

一、建筑工程檔案管理目前存在的問題

（一）原件缺失。原件缺失是目前存在的問題之一，因為在設計和審批后，下發的管理文件采用了復印件的形式，導致原件的缺失，造成后續的管理檔案工作的工作難度，并且無法對工程質量作出保證。

（二）缺失驗收證明。每一項建筑工程的完工都需要對其進行驗收，來確保建筑工程的質量性能，不過目前一些單位覺得走形式麻煩或者存在一些幕后的利益交易，導致工程驗收工作做得不夠全面，缺少必要的證明文件，嚴重影響了后續工程的質量保證。

（三）缺乏竣工文件。每個工程完工后需要做出相應的竣工文件，但是在竣工文件的制作時沒有嚴格的要求，所以有部分竣工文件沒有做出系統的分類，即時做出的竣工文件也是缺少目錄指引，更有甚者是從別的地方抄襲來組成竣工文件，這樣一來導致了竣工文件圖紙信息的缺失。

（四）驗收文件沒有統一化。在工程完工的驗收工作中沒有對驗收文件進行規范化，導致驗收文件中的內容和種類在不斷地添加和修改，很難形成統一的標準，在后續的管理工作中很難做出分類整理。

（五）原始資料不嚴謹。在施工中對原始資料的填寫時，沒有嚴格的要求規范，存在字跡潦草、不規范和存在錯別字的地方，然后在修改的地方也沒有署名和蓋章確認，這就造成了工程檔案的管理的混亂。

（六）缺乏統一管理。現階段的關于建筑工程的檔案管理工作有很多種形式，一部分管理較好的企業成立了自己專門的檔案室，再由專業的人員進行系統化管理，不過目前大部分工程檔案管理室的管理人員是兼職代理的，沒有系統地整理、存儲資料，造成資料的不齊全和雜亂無章現象。

（七）缺乏專業人才。目前工程檔案室工作的管理員一般專業素質都不高，不僅缺乏專業的檔案管理技能，還缺乏相關的知識能力，難以勝任建筑工程檔案室的工作職責。

二、完善建筑答案管理的措施

（一）建立現場辦公制度。作為工程檔案管理者應該在現場進行辦公，全面掌握現場的實時信息，積極參加相關的工程例會，并且做好詳細的記錄工作，才能有效地對檔案資料進行劃分，為后續的工程提供參考依據。

（二）建立起相應的管理制度。檔案工作是要對建筑工程每個環節的詳細記載，從始至終都不應該脫離工程，檔案管理員要做好工程過程中的實時跟蹤，對于施工過程中發生重要事件的前因后果都要了解清楚，方能將其寫入檔案。因此，管理檔案工作的人員要盡早加入工程，對項目的檔案工作進行計劃統籌規劃。

（三）提高管理人員的能力。在管理人員的挑選上要做好以下兩點：第一，要挑選具備專業知識水平高和工作能力強的人員，確保檔案資料的整理工作落實到位。第二，在符合第一點要求的前提下，要盡量使用能過穩定工作的人員，通過多年的總結經驗，再對相關管理人員進行培訓教育。

（四）建立資料歸檔會簽制度。工程檔案也應該建立起同財務部門的驗收會簽制度，同時要與相關的部門一起成立相應的考察制度，定期對資料進行完整度的檢查，以避免存放的資料存在不齊全的情況，造成日后工作的困難。

（五）開闊新視野。管理檔案的工作人員要定期對國家所規定的監理大綱、質量驗收單等資料進行整理，同時要與工程人員保持良好的溝通，將工程人員反饋的新情況和新的技術進行收集，最后完成竣工的整體記錄過程。

（六）采用信息技術完善工作。在檔案整理工作中可以引入計算機資源進行工作協調，可以提升各個部門的管理工作水平，同時也會提高檔案管理工作的效率，在查閱的時候也能清楚地定位到所需的資料。

三、結語

如今的工程建設離不開原先工程留下的施工標準指導，因此，工程檔案管理工作在建筑施工時起著重要的意義，可以為新工程給予施工建議，也可以作為建筑維修時的基礎依據，所以做好檔案管理工作非常重要。但這不是通過幾個人的組織就可以完成的，需要各個相關單位共同努力，一齊建設一套完善的制度來促進建筑工程檔案管理工作的發展。

[1]孫秀霞.關于加強建筑檔案管理工作的探討[J].黑龍江史志,2014(11)：157.

[2]秦佳榮.關于加強新時期企業檔案管理工作的思考[J].東方企業文化,2014(10)：241.