工程技術檔案的管理工作研究

文/國家新聞出版廣電總局五四二臺 李偉

工程技術檔案的管理工作研究

文/國家新聞出版廣電總局五四二臺 李偉

工程技術檔案是反映建筑工程項目最真實的記錄，同時也是項目進行審計、驗收及改造過程中的重要參考文件。所以，工程技術檔案管理工作在整個建筑項目中有著極其重要的作用，應確保檔案管理工作的完整與規范性。本文根據筆者多年的工作經驗，首先簡述了工程技術檔案管理現存的主要問題，然后根據對現存的主要問題提出一系列的解決措施，僅供參考。

建筑工程；技術檔案；檔案管理

一、工程技術檔案管理現存的主要問題

（一）技術檔案不夠完整。工程技術檔案管理中，普遍存在檔案資料不全的情況，較好的單位存檔率也只能達到80%，而一般的單位存檔率極其低。有很大一部分建筑工程竣工后技術檔案資料都不夠完整，有的甚至只有主體檔案，其他配套工程的技術檔案缺失，裝飾工程、室外工程、電網等檔案材料幾乎沒有。

（二）管理模式不夠統一。從大多數建筑工程的檔案管理上來看，部分單位成立了獨立的檔案管理職能部門，對于檔案資料收集與管理的情況相對較為完整。但仍有一些單位對于工程技術檔案的管理工作不夠重視，是由其他職能部門兼職管理或代管的，檔案材料的管理不夠統一。

（三）檔案管理人員素質低下。從事建筑工程檔案管理的工作人員很多綜合素質較差，對于檔案管理的基礎知識沒有一定的掌握，職業道德標準低下，滿足不了檔案管理工作的需要。

二、加強工程技術檔案管理的措施

（一）規范工程技術檔案管理模式。1.管理機制。相關單位應完善技術檔案管理制度，對其檔案需要管理的內容進行規范。是否能夠規范檔案管理制度，與檔案管理質量和進程有直接關系。為了有效推進檔案管理工作走向制度化、規范化，可通過完善檔案規章制度、建立檔案工作標準來提高檔案管理水平。2.工作程序。在檔案管理的工作中，應對工作程序進行規范化，使得工作更加有秩序，不至于混亂。所以，在日常工作中，應對技術資料進行集中收集，并通過分類進行整理，使得檔案資料越來越全面，同時對技術資料應妥善管理，存檔的過程中應以查找方便為主要原則。存檔的過程中，確保檔案的完整性，規范化管理工程技術檔案資料。3.交接工作。檔案管理工作不可避免有離職或調職的情況，這時就涉及檔案交接，應按照相關程序進行交接。首先確保在平時工作中，及時規整檔案，不要有遺漏或丟失的情況。在檔案交接的過程中，明確雙方所承擔的責任，認真執行每一個文件的交接。在整理檔案的過程中，應以文件規律進行整理，理清文件之間的關系，根據原有基礎，進行日后的檔案管理工作。在整理歸檔文件的過程中，應確保案卷清楚的進行分類，將標題、標目、編號等明確的標注，為日后檢索工作做基礎。同時對整理好的檔案按照順序存入檔案柜，確保順序與標注的一致。

（二）工程技術檔案管理信息化。工程技術檔案管理是一項系統工程，在管理工程技術檔案的過程中，需要根據相關制度有條不紊地進行管理，可選用現代化的管理辦法進行檔案管理。近些年來，計算機技術不斷地成熟與發展，大數據已應用在各個領域中，隨著時代的發展，傳統的檔案管理方法已不能滿足當今時代的需要，應使用計算機信息技術對技術檔案進行管理。為檔案室配備計算機、路由器、復印機、掃描儀等硬件設施，同時引進相應的軟件系統，創建獨立的檔案管理平臺。使用最先進的計算機信息技術，對大量的數據進行儲存，很多檔案可通過電子形式進行存檔，解決空間限制的同時，方便了日后檔案查閱，在對檔案的統計和分類過程中，也可通過計算機軟件來完成，既減輕檔案管理工作人員工作負擔，工程技術檔案的管理效率也得到了大幅度提升。

（三）定期培訓檔案管理人員。隨著近些年來國家城市化建設政策的不斷推進，建筑行業也得到了迅速的發展，技術檔案的管理工作也越來越受到相關人員的重視。所以，應提高工程技術檔案管理人員的綜合素質。應對其服務水平、質量與意識進行訓練，讓每一個檔案管理人員都能充分地認識到工程技術檔案管理工作的重要意義，將自身的服務水平及質量有效提升，為工程技術檔案管理工作更好地服務。同時，應隨著時代的進步，更新檔案管理理念，從根本上提高認識，不斷地學習有關檔案管理的法律法規，熟練掌握相關部門對檔案管理的規定，并在日常工作中，嚴格遵守、靈活運用。

三、總結

總而言之，在整個建筑施工的管理過程中，工程技術檔案管理是非常重要的一部分，技術檔案是工程竣工驗收的必備資料之一，同時也是維修、使用、改建的最原始資料。所以在日常的工程技術檔案管理中，應提高對技術檔案管理工作的認識，使用多種管理手段，達到檔案資料規范化、信息化、全面化，并妥善地進行管理，利用計算機大數據技術，有效提升工程技術檔案管理效率。

[1]武晉梅.淺談工程技術檔案管理[J].江西建材,2015(11)：286+288.

[2]王福星,陳斌全,丁紅偉等.工程技術檔案管理分析[J].建筑工程技術與設計,2016(6)：1691.