關于加強機關事業單位檔案管理工作的探討

文/長春市雙陽區國庫集中支付中心 李實；長春市雙陽區國有資產管理中心 李英

關于加強機關事業單位檔案管理工作的探討

文/長春市雙陽區國庫集中支付中心 李實；長春市雙陽區國有資產管理中心 李英

在社會經濟體制不斷變化下，機關事業單位發展模式隨之發生較大轉變，主要表現在管理模式、工作體制等方面。當機關事業單位開展管理工作時，檔案管理問題的出現需要予以重視，以實現管理效率的全面提升，進而維護檔案信息數據的安全性與穩定性。對此，本文重點對機關事業單位檔案管理加強進行分析，以保證該項管理工作的順利開展。

機關事業單位；檔案管理；加強措施

對于機關事業單位來講，其檔案管理工作的進行，主要是為了更好開展其他相關工作，屬于保證單位高效運轉的關鍵。目前，在各種信息逐漸豐富的前提下，機關事業單位進行檔案管理時，其工作內容逐漸呈現復雜化特點，使信息載體、形式呈現不斷繁雜現狀，因此，針對檔案管理相關問題，貫徹落實具體解決措施顯得極其重要。

一、加強機關事業單位中檔案管理的作用

當機關事業單位開展檔案管理工作時，其作用主要表現為：第一，有助于進行檔案資料的保存，同時盡可能使其具有安全性、保密性特點。在檔案管理模式比較落后的背景下，檔案資料通常是以紙張進行保存，其儲存空間、保存時間比較有限，同時還會受到儲存環境與儲存方式等因素的影響，因此，對該項工作進行重點加強至關重要。第二，可以實現歷史資料的再次運用，以發揮其最大價值。檔案管理屬于歷史過程，其中存在大量歷史價值較高文件資料，只有對其進行充分保管，才能為今后工作的開展提供重要保障。第三，加強檔案管理工作，不僅可以實現單位內部、外部信息共享，而且還能對檔案資料進行高效運用，以發揮檔案最大價值。

二、目前機關事業單位檔案管理現存問題

現階段，根據機關事業單位檔案管理實際情況發現，其仍然存在較多不足之處，如人員離職交接問題等，只有保證問題得到解決后，才能實現檔案管理工作的順利進行。

（一）未開展人員離職交接工作。在機關事業單位中，離職退休屬于常見事件，然而，當單位人員出現離職情況時，只有認真做好相關交接工作，才能保證各項工作的順利進行。但是，根據當前情況發現，管理人員出現離職后，并未認真做好具體交接工作，多數人員無法全面了解檔案信息，使其發生較大經濟損失。

（二）沒有認識到檔案管理的重要性。當機關事業單位進行檔案管理工作時，并未正確認識到該項工作的重要性，因此，單位領導者進行管理人員的聘請時，往往缺少相應考察直接上崗，最終造成管理工作頻繁出現問題，直接阻礙了檔案管理的發展。另外，管理人員管理能力較弱，或者缺少相關檔案管理工作經驗等，均不利于發揮檔案管理的作用。

三、強化機關事業單位檔案管理的相關措施

（一）檔案管理的規范化處理。因為檔案形式、種類比較復雜，所以，在進行檔案管理時，應該提前做好相關整理工作，按照檔案類型的不同，對其給予針對性管理，嚴禁將全部檔案混為一談，導致管理混亂等問題的出現。基于此，檔案具體整理過程包括：裝訂、分類、排序、編號、編目、裝盒，只有保證整個管理過程嚴格按照此順序進行，才能達到提升工作效率的目的。

（二）加大檔案收集力度。機關事業單位日常工作中，檔案作為考察其工作的重要依據，還是科學研究的關鍵，單位多數工作的進行均需要通過檔案資料得以完成，因此，管理人員需要積極進行檔案收集和分類等相關工作，由于檔案收集屬于重要環節之一，通過檔案的全面收集，可有效保證其完整性。因此，為了確保該項工作的順利進行，管理人員需要具備較高歸檔意識，通過考核制度的完善，以達到提高管理人員整體專業能力的目的，實現檔案收集工作的順利開展。

（三）提高管理人員的整體素質。首先，機關事業單位進行管理人員的聘請時，應該科學制定其任職條件，例如：職業責任心與管理知識能力等內容，以便于管理人員更好勝任該項工作。其次，部門開展各項工作時，還應定期進行專業培訓和教育，確保管理人員工作能力得到全面提升，使其面對新事物時具有一定適應能力、掌握能力，進而構建一支專業能力較強、綜合素質較高的管理團隊。

（四）檔案管理相關制度的優化。為了加強檔案管理工作的實效性，還可以從管理制度優化和完善方面進行，同時嚴格按照規章與流程進行，保證檔案管理有章可循。換言之，機關事業單位開展檔案管理時，需要在現有法律規定基礎上，對檔案歸檔和集中管理等工作內容進行具體明確和規范，通過各項工作的細致化規范，以保證檔案管理工作的正常開展，使其嚴格按照規范流程進行，從而達到提高檔案管理水平的目的，以發揮其在機關事業單位中的價值。

四、結束語

總而言之，基于管理體制改革，機關事業單位檔案管理工作的開展，需要管理人員認識到強化檔案管理的重要作用，通過對管理制度現存問題的全面分析，采取檔案管理的規范化處理、提升管理人員整體素質、檔案管理相關制度的優化等措施，以達到優化本單位檔案管理工作的目的，使檔案工作可以更好發揮其價值。

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