機關事業單位檔案編研工作探討

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

機關事業單位檔案編研工作探討

文/山東省濱州市鄒平縣鐵路工作辦公室 趙方華

在機關事業單位檔案管理工作中，必須抓好檔案編研工作，加快檔案資源的開發與利用，為單位各項工作服務。機關事業單位應充分利用已有檔案資源，注重現代信息技術的應用，不斷提升檔案編研工作效率，保證獲得的數據更加準確和全面，這樣才能幫助領導制定科學的決策，促進單位的發展。本文將簡述機關事業單位檔案編研工作的意義，并提出具體可行的對策。

機關事業單位；檔案管理；檔案編研

機關事業單位檔案資料現實性較強，查詢利用率較高，且具備一定的機密性。機關事業單位做好檔案編研工作，將檔案資料的效能充分體現出來，對促進自身的發展意義重大。對此，機關事業單位各方人員要提高重視程度，逐步增加資金投入，針對當前檔案編研工作中的不足之處，及時采取有效措施，尤其是重視對信息技術的應用，才能保證檔案編研質量，并發揮出其應有作用。

一、機關事業單位檔案編研工作的意義

機關事業單位做好檔案編研工作意義重大，主要包括下面幾點：一是提升了檔案資料的系統性。機關事業單位檔案編研內容非常集中，有著較高的應用價值，從領導和相關機構使用檔案上看，主要是查詢某個系列或專題的檔案。尤其是在領導制定決策的過程中，檔案可以提供可靠依據。對此，整理和匯編重大工作的決策進程，能夠幫助單位領導制定更加科學合理的決策。二是實現了檔案工作服務職能的提升。檔案資料可以服務于機關事業單位日常工作，根據相關標準做好檔案資料的分類，形成不同系列的檔案，能夠為查找與利用提供方便，實現辦公效率的有效提升。三是在信息時代背景下，檔案保存形式較多，常見的有硬盤、光盤和U盤等，這樣不僅讓檔案載體發生變化，還實現了對檔案資料的長久、安全保存。

二、機關事業單位檔案編研工作的對策

（一）增強檔案編研意識，做好收集工作。為提升檔案人員業務素養，應采取以下措施：一是明確檔案工作人員的職責，切實增強他們的責任心與事業心，培養其個人修養。二是不斷提升檔案編研意識，檔案工作人員要積極與機關事業單位領導加強溝通與交流，充分認識到做好檔案編研工作對單位發展的重要性。要在日常工作計劃中納入檔案編研方面的內容，才能為檔案編研工作正常開展創造良好的條件。此外，對機關事業單位檔案編研工作來說，若是館藏檔案資料不豐富，內容不齊全，那么很難編研出精品。這需要及時開展檔案的收集工作，將分散在各部門的檔案集中起來，統一保存，避免出現遺漏或丟失的問題，這樣才有利于檔案編研工作順利進行。

（二）增強檔案編研工作的大局意識。一是增強參政決策意識。檔案編研人員應清楚工作的內容，將已有館藏資源利用起來，確保編研的檔案資料更加科學合理，為領導查詢與利用提供方便。二是增強檔案編研人員研究意識。要切實發揮出檔案編研人員的優點，利用好機關事業單位豐富的館藏檔案信息資源，提升編研成果的質量。三是做好宣傳教育工作。在機關事業單位文化建設過程中，需要將自身優點全面體現出來，要與單位多年工作中的重大成功案例、重要決策等結合起來，認真開展檔案編研工作。這樣才能有效提升檔案編研工作成效，讓編研成果能夠服務機關事業單位的發展，并促進單位各項工作正常開展。

（三）注重檔案資料的時效性。機關事業單位在開展檔案編研工作中，要有計劃、有針對性地進行，對參考價值較高、具備憑證作用的檔案資料，應該及時編纂成冊，不過因為在人力、財力和物力上的投入有限，需要區分輕重緩急，讓檔案編研工作可以有序開展。對上級下發的指導性文件，應根據慣例及時編研，中間不能斷開；對大型資料，應安排專人進行編研；在單位開展重大活動時，提前編纂好相關資料，確保能夠及時進行利用。不過需要引起注意的是，在選擇編研材料的時候，要確保寬嚴適度，對于大政方針相關資料，應保證簡潔、精確和全面；而對于具體事件資料，則要保證細致、準確和完整，讓利用者能夠一目了然。

（四）用好現代信息技術。在當前信息時代背景下，為機關事業單位檔案編研工作創造了更多有利條件，需要將各種檔案數據庫利用起來，確保檔案編研工作正常進行，并取得良好效果。和傳統檔案編研方法不同，借助計算機進行檔案編研工作，主要具備以下幾點優勢：一是檔案編研人員加大對計算機的利用，能夠獲得大量檔案信息資料，有效節省檔案收集與查閱的時間，讓檔案編研工作效率得到提升。二是可以讓檔案編研工作流程得到簡化，讓數據庫可以第一時間進行更新，提升了檔案編研的質量。三是在檔案編研成果展示過程中，方法更多，載體也更加多樣化。四是利用現代信息技術，可以更好地傳播檔案編研成果，增強其時效性與影響力。對此，機關事業單位在開展檔案編研工作的時候，必須充分發揮出信息技術的優勢，提升編研工作的效率和質量，確保編研成果作用得到發揮。

三、結語

總之，機關事業單位必須切實提高對檔案編研工作的重視程度，充分認識到其重要性，不斷加大資金投入力度，為檔案編研工作創造良好的物質條件。同時檔案編研人員也要引起足夠重視，在工作中主動總結經驗、創新方法，用好各種先進的信息技術，確保檔案編研成果質量得到提升，為機關事業單位各項工作的開展奠定良好基礎。

[1]周知勇.加強機關事業單位檔案規范化管理工作的思考[J].云南檔案,2015(12)：21-23.

[2]張樹芳.有效開展機關事業單位檔案編研工作初探[J].辦公室業務,2015(14)：65.