大數據時代背景下的檔案管理探討

摘 要：中國發展到21世紀，伴隨著全球化、信息化的巨變而來的巨大機遇以及前所未有的挑戰。“數據”已經成為決定企業是否獨占鰲頭的關鍵點，而數據本身毫無意義，由數據歸納，整理得到的信息才具有重大意義。在“大數據”時代背景下，檔案管理行業也面臨著巨大的考驗，傳統的檔案管理手段在浩如煙海的文字、數據、音頻、圖像下顯得有些束手無策。因此，只有迎面接受大數據的挑戰，用高新技術武裝自身，用科學理念創新自身，才能使多而雜的數據變為人們可利用的信息，甚至指導人們行為，才能使檔案管理行業完成它的真正價值。

關鍵詞：大數據；檔案管理；創新

1 檔案管理在大數據影響下的變化

1.1 數據存儲空間更大

有限的傳統物理儲存空間往往與源源不斷產生的信息相悖，為了給新的數據和信息騰出空間，就很有可能不得不犧牲掉部分舊的信息，不僅效率低下，還有可能錯失重要而珍貴的信息，給部門，企事業單位帶來重大損失。在大數據時代衍生出的科技帶來了超級巨大的虛擬存儲空間，不僅給數據的存儲帶來便利，信息的快速備份也得以實現。

1.2 檔案管理成本降低

傳統的檔案管理以紙質材料作為載體，以人工錄入和整理的方式進行檔案的入庫。大量的紙質文件需要配備大量的人力來管理，不僅使管理效率降低，成本升高，還會污染環境。在大數據時代下，檔案信息存儲在巨大的信息庫中，以合理的結構，深度的綜合分類，為檔案的入庫和查詢提供便利，大大減少檔案管理的人工和維護成本。

1.3 檔案管理的使用價值提高

隨著現代生產生活的進程，數據的種類越來越多，信息涵括的內容越來越廣，信息之間的聯系性也越來越緊密，傳統的檔案管理形式重在“管”，將大量的數據堆砌，往往給需要查詢資料的個體帶來很大麻煩，既浪費時間又不能按時完成工作。大數據下的分析技術軟件，將海量的數據信息歸納，整理，分析，分類，以一種清晰，具有層次感的方式呈現在使用者面前，增加了使用者的便利性，提高了工作的效率，提升了檔案管理的使用價值。

2 大數據背景給我國檔案管理帶來的挑戰

2.1 傳統的檔案管理理念受到挑戰

檔案管理作為一個專業性不是很強的學科，其代代相傳沿襲下來的管理和分類方法在龐大的數據量和復雜的數據關系面前有些力不從心。數據在不斷更新，事物也在不斷變化，用固有傳統的管理理念去應對快速發展的社會很不可取。[1]所以很有必要更新老化的思維方式，樹立與時俱進的檔案管理理念。

2.2 對技術和安全性的要求更高

互聯網因其共享性成為人們生活必不可少的工具，而共享性對于在互聯網技術支撐下的檔案管理系統是雙刃劍。共享使檔案管理的使用具有更大意義，也讓某些心懷不軌的“技術人員”趁機而入，竊取重要檔案和機密。電腦系統也常受病毒侵擾，一旦感染病毒，就會造成數據庫崩潰，造成無法挽回的后果。這就要求大數據下的檔案管理要把安全問題作為重中之重。

2.3 對檔案管理人員要求更嚴格

傳統的舊時代下對檔案管理人員的要求是有耐心，細心，多傾向于年齡偏大的人員，他們的檔案管理思維已經固化，每天的工作只是重復的登記、整理和歸類。可大數據背景下，數據的復雜性和模糊的類別區分使得傳統的分類方法逐漸失效于它們。[2]這就要求檔案管理人員有全新的檔案管理理念和信息基礎知識，懂得運用各種信息技術對數據進行處理，要全面提升綜合素質來適應不斷發展的檔案管理行業。

3 我國檔案管理在大數據下的創新路徑

3.1 適當改變和完善檔案管理理念

為適應大數據時代下迅速的信息更新和愈加復雜的信息種類，樹立與時俱進的檔案管理理念勢在必行。首先從教育上，國家要增設信息檔案管理學科，培養信息管理專業人員，學習專業信息技術知識，構建完善而適用的管理體系。其次從企事業單位的角度，加強對檔案管理部門的重視，支持技術上的革新和新理念的轉變。才能創造實時更新永不過時的檔案管理理念。

3.2 著力加強數據安全性的保障

雖然大數據帶給檔案管理巨大的存儲空間和簡便的操作方式，但它所帶來的威脅也不容忽視。首先，要加強檔案管理人員的數據安全意識，不能認為網絡技術是萬能的，要主動做好電腦的防護工作，比容安裝防火墻，及時安裝更新系統，及時查殺病毒，盡量杜絕外惡意侵入。其次要經常檢測，維護和更新檔案管理系統來適應不斷增加的數據，要建立系統的自我防護和危害自我恢復機制，以免在受到惡意傷害時，所有數據消失。最后，企事業單位要盡量與大數據開發技術公司合作，盡量保持專業技術和專業人員的對接，當出現問題時，不能盲目自己解決，要多與技術溝通，才能更好的保護數據和建立適合自己公司的檔案管理數據系統。

3.3 優化檔案管理人員結構

放眼望去，現有檔案管理人員大多較成熟，他們雖然更有經驗，有扎實的實踐能力，卻缺少對信息技術的快速接收能力和應對大數據下龐大數據體系的能力。[3]所以要在原有的人員團隊中添加新的活力因子，加入有激情有知識的青年人，相互協調和溝通，將會更好的完善檔案管理體系。還應加強企事業各部門的溝通合作，比如讓信息部門的人和檔案管理部門的人進行對接，可以解決一些技術上的難題，還可以讓檔案管理部門提出新的信息收集方式，既方便檔案管理工作，也減少其他部門的負擔。最重要的是提高整體檔案管理團隊的綜合素質，關于新知識的培訓，講座，技能考核，優勝劣汰都是優化檔案管理人員結構的重要方式。

3 小結

大數據時代的技術發展背景下，檔案管理工作中的挑戰和機遇并存，如何應對日新月異的事物發展，如何在新事物的挑戰下合理有效的進行檔案管理工作成了研究的重點。技術的發展和科技的創新，往往也是各行各業發展創新、優勝劣汰的過程。我們要審時度勢，利用新技術和新理念，給檔案管理注入新的靈魂和動力，讓這個重要而古老的行業更好的為我們服務。

參考文獻

[1]施永利.大數據時代背景下的檔案利用服務探討[J].商.2012（11）.

[2]陳靖，張勇.云環境下的檔案管理安全模式研究[J].河南科技.2016（09）.

[3]李鴻雁.大數據下檔案管理的“新三觀”[J].陜西社會主義學院學報.2015（04）：58-59：64.

作者簡介

李繁英（1975-），女，呼和浩特市，大學，內蒙古自治區機關事務管理局后勤服務中心，檔案館員（中級），研究方向，檔案。