基于全面質量管理理念的檔案工作質量評價體系研究

摘 要：檔案工作質量對于有效發揮檔案功能、充分體現檔案效益具有重要作用。新形勢下對檔案工作質量的要求日漸提高，將全面質量管理理念引入到檔案工作中，對于提高檔案工作質量具有重要的理論意義和實踐價值。在分析檔案工作全面質量管理的內涵、特點及影響因素的基礎上，構建全面質量管理視角下檔案工作質量評價體系，為開展檔案工作評價提供借鑒和依據。

關鍵字：檔案工作質量；全面質量管理；評價體系

1 引言

檔案工作質量是影響檔案事業發展的重要因素，新時期對檔案工作的標準日趨細化，對檔案工作質量的要求逐年提高。因此，檔案部門如何用發展的眼光正視檔案工作質量問題，實現更為理想的檔案工作質量目標，是當前面臨和亟待解決的重要課題。

全面質量管理（Total Quality Management，TQM）理念的提出源于20世紀50年代，是指“組織中以產品或服務質量為中心，以各部門、全員共同參與為基礎，以全過程控制為方法，把專業技術、管理技術、數理統計技術等集成在一起，建立一套科學、縝密、高效的質量保證體系，控制生產或提供服務過程中影響質量的因素，為用戶提供滿足其需要的產品或服務的過程”。全面質量管理以用戶的要求和期望為驅動，以用戶滿意為導向，核心是強調提高產品或服務的質量，目標是實現組織的持續改進和長期成功。

在檔案工作中導入全面質量管理的理念，就是要把檔案工作視為一個多要素、多層次、多功能的系統工程，分析影響檔案工作質量的因素并進行系統控制，對檔案工作的各個環節實行全員、全過程和全方位管理，最終通過全面提升檔案工作質量，為用戶提供滿意的服務。

2 檔案工作全面質量管理的內涵

檔案工作涵蓋環節多、歷時周期長、涉及范圍廣，近年來，檔案工作的用戶即檔案利用者對檔案工作的需求越來越呈現出多元化、多層次化、高效化的趨勢。傳統的檔案工作模式在管理理念、管理方法、管理文化等各方面都不同程度地制約著檔案工作質量的提高。

全面質量管理視角下的檔案工作，其內涵就是以提高檔案工作質量為中心，動員各有關部門和全體有關人員參與，綜合運用組織管理、檔案技術、管理技術、統計技術、信息技術等，建立一套貫穿于檔案的鑒定、收集、整理、保管、檢索、利用、編研等全過程的質量保證體系，為檔案工作的用戶提供高效、滿意的服務，實現持續改進和不斷提高檔案工作質量的最終目標。

3 檔案工作全面質量管理的特點

檔案工作全面質量管理具有對象全面性、過程全面性、方法全面性、全員參與性、導向和目標的明確性等特點。

3.1 對象全面性

檔案工作全面質量管理面向的對象不僅僅是提供利用服務的質量，而是服務賴以形成的檔案工作質量。

3.2 過程全面性

檔案工作涉及若干環節，上一環節能否為下一環節提供高質量的半成品，是提高檔案工作質量的關鍵。全面質量管理理念需要對檔案工作的各個環節進行標準化及規范化管理，落實預防為主的方針，實現檔案工作由被動向全過程主動控制的轉變，從本質上轉變重結果輕過程的被動式的傳統管理模式。

3.3 方法全面性

以基礎數據為依據，綜合運用管理學、檔案學、統計學等方法，解決檔案工作中的質量問題。

3.4 全員參與性

檔案工作全面質量管理需要與檔案工作有關的全體人員加強協作配合，從組織高層到普通檔案工作者，從檔案形成部門到檔案管理部門，調動全員在檔案工作中的參與度及質量意識，共同高質量完成檔案工作。

3.5 導向和目標的明確性

檔案工作全面質量管理以用戶滿意作為工作導向，在充分了解用戶需求的基礎上，為用戶提供滿足甚至超越其期望的服務，最終實現持續改進和長期成功的永恒目標。

4 全面質量管理視角下影響檔案工作質量的因素

4.1 組織結構設置

設立負責檔案工作質量的專門管理機構，明確機構職責、分管領導、目標任務等，實時監測質量控制關鍵點，指導和監督全面質量管理理念在檔案工作中的有序推進。

4.2 檔案工作制度體系

建立并維護檔案工作制度體系，通過在體系中明確檔案各環節工作的責任主體、工作內容、工作流程、工作要求等，使檔案各環節工作有據可依、有章可循。

4.3 檔案工作標準化及規范化

檔案工作全面質量管理要求在提供服務的過程中，一切按標準辦事、用數據說話。檔案工作標準化、規范化管理，是提高檔案工作質量、實現檔案工作科學化的重要手段。

4.4 檔案相關人員綜合素質

檔案工作全面質量管理的全員參與性，要求檔案工作中應關注檔案有關人員的綜合素質，這對于提高檔案工作質量起著決定性作用。

4.5 為用戶提供服務情況

全面質量管理理念強調一切為用戶著想，體現在檔案工作中的落腳點就是為用戶提供滿意的檔案利用服務，全面體現檔案價值，充分發揮檔案效用。

4.6 應用科學手段情況

檔案工作實行全面質量管理，要求能夠有效應用檔案學、現代管理學、數理統計學等知識和方法技能，依托科學手段來解決檔案工作中存在的問題，持續提高檔案工作質量。

4.7 檔案工作重要性的宣傳

采取多種渠道宣傳檔案工作質量的重要性，提高檔案工作部門的影響力，拓展更好地開展檔案工作的空間和途徑，切實提高全員檔案工作質量意識。

5 全面質量管理視角下檔案工作質量評價體系構建

依據影響檔案工作質量的因素及系統性、科學性、可比性、可操作性、穩定性等原則，以持續提升檔案工作質量為目標，構建了如下基于全面質量管理理念的檔案工作質量評價體系。

6 結語

全面質量管理理念是一種全面、綜合的質量管理理念和方式，可為組織帶來可持續的競爭優勢。將全面質量管理理念應用到檔案工作中，可實現檔案工作質量的持續、穩步提高。文章通過分析影響全面質量管理理念下檔案工作質量的因素，構建了檔案工作質量評價體系。在此基礎上，組織可使用定性或定量評價方法對該體系進行評價，及時掌握組織中影響檔案工作質量的隱患并積極采取有針對性的措施，從而全面提升組織的檔案工作質量。

參考文獻

[1]錢元吉.全面質量管理與檔案工作[J].檔案與建設，2001，（2）：45-46.

[2]梁孟華.基于全面質量管理的檔案信息集成服務研究[J].檔案學通訊，2011，（1）：94-98.

[3]莫家莉，史仕新.檔案全面質量管理的模式與機制探析[J].山西檔案，2014，（3）：92-95.

[4]李娜.運用全面質量管理理論及方法提高檔案工作質量[J].機電兵船檔案，2015，（1）：33-35.

[5]史冬濱，王偉.試述檔案工作的全面質量管理[J].黑龍江檔案，1997，（6）：20-21.

[6]熊珊珊.全面質量管理對檔案管理工作的啟示[J].科技情報開發與經濟，2007，17（30）：112-114.

[7]楊春芬.對檔案工作實行全面質量管理的思考[J].宿州教育學院學報，2002，5（3）：66-67.

[8]羅淑賢.檔案工作的全面質量管理——從理念到實務[J].機電兵船檔案，2013，（4）：23-25.

[9]李彥杰.檔案工作納入全面質量管理的思考[J].陜西檔案，2013，（1）：39.

作者簡介

王軼（1980-），漢族，天津人，本科，助理經濟師。