加強檔案規范化管理的措施探討

摘 要：隨著社會整體發展水平的進步以及改革開放事業的進一步深化，我國各個部門、各個機構的檔案在數量以及規模上都發生了很大的變化。由此，也對檔案管理的規范化提出了更高的要求。但是反觀當下我們不難發現，由于受種種因素的制約，因此我國的檔案管理的整體水平較低、規范化程度較低，嚴重降低了檔案管理與利用的效率?；诖耍疚脑诘谝徊糠株U述了當前我國檔案管理現狀及存在的問題，進而又對這些問題存在的原因進行了深層次的研究；筆者結合個人檔案管理經驗，針對第一部分中存在的問題，于第二部分提出了提升檔案管理規范化的幾點措施。

關鍵詞：檔案管理；規范化；標準化

對于個人來說，檔案集中反映了個體工作經歷和工作表現情況，因此做好檔案管理工作能夠為企事業單位知人用人提供依據；對于企事業單位來說，檔案記載了與單位建立發展有關的事件，其中也包含在發展過程中開展的一些活動、登記的一些項目等，這些材料不僅能夠作為有關部門檢查的證據還能夠為單位決策等提供經驗。因此我們說，檔案管理工作效率的高低、規范化程度的高低直接影響著單位的整體發展水平。

1 檔案管理現狀及存在的問題分析

盡管近年來隨著社會發展以及信息技術的進步，我國的檔案管理工作取得了很大的進展。但是作為一名檔案管理者我們應當意識到，當前我國的檔案管理工作與發達國家相比仍然存在較大的差距，檔案管理規范化、制度化程度仍然較低。筆者通過結合個人多年以來的檔案管理經驗，將造成我國檔案管理規范化程度低下的原因總結為以下幾點：

（1）各部門對檔案管理的重視程度不足

檔案管理工作是否能夠規范化進行受很多因素影響，其中單位對檔案管理的重視程度就是一個極為重要的方面。

但是當前我國很多的單位并沒有認識到這一點，致使其內部檔案室條件極為簡陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，有些單位舍不得投入資金來更新檔案管理設備，導致其運行設備落后陳舊，嚴重阻礙了檔案管理規范化進程。

（2）我國檔案管理信息化程度較低

目前在我國仍然有很大一部分單位的檔案管理工作還在沿用傳統的管理方式，即通過人工收集、人工歸檔、人工查找的方式來進行檔案管理。這種檔案管理方式規范性很差，非常容易出錯。以檔案查找為例，按照傳統的檔案管理模式，檔案管理者首先要要求查找者為其提供具體的檢索信息，然后通過書本檢索的方式對案卷編號進行逐個查找，最后再到庫房調閱檔案資料。這種傳統的檔案管理方式程序復雜、耗時耗力，而且準確性低，不僅阻礙了檔案規范化建設進程，而且也制約了檔案管理工作效率的提升。

（3）檔案管理人員專業素質不足

檔案管理工作人員的專業素質及道德素質是促進檔案管理規范化建設的重要因素之一，但是當前我國檔案管理工作人員的綜合素質普遍較差。

首先，由于單位對檔案管理工作的不重視，導致了檔案管理工作人員缺乏對工作的責任感，降低了對工作的熱情和積極性。其次，由于單位在檔案管理人員的選用上存在一些問題，直接導致文書檔案管理工作人員的專業素質不足，檔案管理經驗不足。再次，單位缺乏對檔案管理工作人員的后期培訓，使其無法及時滿足規范化檔案管理工作發展的需要。最后，由于部分檔案管理工作人員道德素質較差，對需要保密的工作內容做不到保密。

（4）檔案管理制度不完善，檔案管理規范化程度低

首先是因為檔案管理工作極為復雜和繁瑣，稍有不慎就會因為程序混亂而前功盡棄；其次由于當前很多單位尚缺乏一套細致、完善、科學的管理制度作為工作支撐；最后是隨著信息技術的發展和運用，單位以往的部分檔案管理規章制度已經不再適用于當下。因此綜合這幾方面因素就導致目前有著單位的檔案管理制度不完善，規范化程度低。

2 提升檔案管理規范化的措施

（1）完善檔案管理制度

當前很多單位內部的檔案管理部門仍處于由傳統檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之我們缺乏一定的信息化檔案管理經驗。因此，檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，對檔案管理規范化建設進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，單位應當結合發展實際情況，建立起一套符合目前發展規律的檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證檔案管理制度化、規范化建設的順利進行。單位在進行完善檔案管理制度時，要注意以下兩點：一是要注意根據自身發展實際制定一些科學合理的檔案管理規則，有針對性的開展檔案管理工作。二是單位在制定檔案管理規則時要充分注意到與其他工作的協調配合，以使所制定的規則能夠具有較強的靈活性。

（2）更新檔案管理設備，創新文書檔案管理思路，革新文書檔案管理方式

創新是進步的源泉。檔案管理工作也一樣，要想促進自身規范化建設進程，就必須緊跟時代發展潮流，創新檔案管理思路，積極的運用一些新技術、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行檔案管理等等。

（3）提升檔案管理者綜合素質

要想提升檔案管理規范化建設進程，就要提升檔案管理人員綜合素質，以為其提供人才保障。

首先要提升單位檔案管理人員的準入門檻，在人員選拔上注重對他們專業知識以及工作經驗的考察，以從源頭上提升檔案管理隊伍的整體素質；其次，單位要加強對檔案管理工作人員的任職教育培訓，經常性的組織一些講座、或者是新老工作人員之間的經驗交流座談會，使一些新入職人員能夠在前輩那里獲取一些檔案管理規范化工作技巧，增強個人操作技能。再次，單位要采用優勝劣汰的方式來提升檔案管理人員的工作積極性。最后，要對一些道德素質低下的工作人員進行及時的教育，或者是要求他們參加一些必要的道德素質培訓活動，防患于未然。

（4）提升全體工作人員對檔案管理的意識

我們上文中也已經提到，檔案管理工作對于促進單位整體工作水平的提升具有深遠的影響。因此，單位領導要起到帶頭作用，對檔案管理工作的重要性有一個深刻的認知。給檔案管理工作配備專業化的設施、專業化的人員、專業化的辦公場所等。

3 小結

綜上所述，當前我們的檔案管理工作仍然存在著一系列的問題。因此，要想進一步提升檔案管理規范化程度，仍需我們為之不斷的努力。

參考文獻

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作者簡介

李小梅（1971-），女，江蘇省泰州市，本科，畢業于江蘇省委黨校法律專業，助理檔案員，研究方向：房產檔案管理。