高校檔案管理中存在的問題及對策

何小萍

摘 要：高校檔案管理工作是高校工作的組成部分，它不僅反映了學校在各個時期的活動和工作情況，也為學校的發展提供了有價值的參考。隨著我國高校教育的發展，高校管理越來越受到重視，但是，其不足之處也愈加顯露出來。本文對高校檔案管理工作中的常見問題進行歸納，并提出了相對應的可行性建議，以此讓高校檔案能更好地滿足高校和社會日益增長的服務需求，發揮更多社會效益。

關鍵詞：高校檔案管理；問題；對策

1 現階段我國高校檔案管理的問題

近年來，隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，檔案工作作為高校全局管理工作的一個重要組成部分，已逐步受重視和加強，取得了較好的發展，但同時也存在一些制約其發展的不利因素，高校的檔案管理工作還存許多問題。對于高校檔案管理所出現的問題，本人將其歸集為以下四點。

（一）高層領導不重視

長期以來，不僅整個社會都普遍認為檔案的作用不是很大，就連高校的領導也是這樣認為。他們只重視學校的硬件建設、素質教育工作等，認識不到檔案工作在學校建設中所發揮的積極性作用。部分高校領導認為學校與政府職能部門不同，對于檔案這方面不需要太看重。因此，他們不重視檔案的統一管理，還把檔案資料的收集、移交等一系列工作看成是一種負擔，更多時候只會敷衍了事。只有在上級領導過來檢查時，才會象征性地抓一抓這方面的工作。

（二）檔案管理人員不專業

社會普遍認為檔案管理工作不重要，認為檔案管理工作沒有技術性可言，經常安排一些非專業人員來從事檔案管理工作。有些學校是科任教師兼管檔案的管理，有些學校是教師的家屬負責學校檔案的管理。這兩類人，不管專業素養或者操作水平上都是不專業的。他們沒有受過專門的訓練，沒有相應的“硬件素質”，對檔案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的業務知識和技能。

（三）檔案管理制度不健全

現在很多學校的檔案收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式，執行不嚴格。

第一，收集整理不規范不統一，如文字材料紙張規格不一、書寫不規范、用圓珠筆書寫、出現錯別字、材料不全等等。

第二，沒有將檔案管理的好壞與業績掛鉤，容易造成檔案管理人員的責任心不強，例如：文件資料堆積如山也不及時整理、檔案資料收集不全、借出的檔案不按照借閱手續進行登記等等，時間一長檔案資料就不知去向。

第三，檔案保管不嚴或者在收集的途中丟失而導致信息泄露，這是一個很嚴重的問題。尤其是有些學生的心理問題檔案泄露之后就會在學校當中流傳，造成學生的心理負擔，導致學生的抬不起頭或者使病情更加嚴重。信息泄露還會導致一個很常見的情況：很多大學生會無緣無故收到一些促銷的信息，或者家長接到電話說自己的孩子在學校出事了需要一筆錢等等，這都會引起很多不必要的麻煩，輕則破財，重則喪命。

第四，制度的不合理設置，檔案管理人員思想觀念落后，會導致材料成為一堆“珍貴的垃圾”。

（四）管理設施落后

高校檔案管理的設施過于老舊，也會對這一工作造成困擾。

首先，存放的設施落后。很多高校的檔案室建設不標準、不規范，也就是檔案保管條件簡陋，硬件設施缺損，檔案保管設備不齊全，甚至很多保管箱還是是七八十年代購置的，既不防潮也不防火，檔案隨時有可能遭到丟失或破壞。

其次，收集、檢索的方式落后。近年來，科學技術突飛猛進，盡管計算機及網絡技術在很多方面的管理中都得到了廣泛運用，但是大多數學校的檔案室卻很少采用現代化技術。大多數高校還采用手工收集、檢索方式，同時檔案的查閱、借閱等服務環節功能不完備，使檔案的檢索極為繁瑣，嚴重影響著檔案管理人員的工作效率。

2 解決高校檔案管理問題的建議

（一）加強宣傳檔案的重要性

高校檔案管理工作產生于高校管理活動的各個環節，是高校發展的真實記錄。所以，在此，必須要強調高校檔案管理的重要性。同時，還要把這一重要性進行傳播、普及。高校的領導是高校發展的領頭人物，讓這一部分人對檔案管理給予更多的關注與支持，是檔案管理得到大力發展的關鍵。另外，高校檔案工作者可以通過學校的渠道資源對檔案的重要性進行傳播，例如校廣播、?？?、校報宣傳欄等宣傳渠道。

（二）改善檔案保存場所的條件

對于儲存檔案的地方，一定要做到能夠“九防”：防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體，這是最基礎最必要的設施，也是防止檔案丟失損壞最基本的條件。高校檔案管理的辦公室應該是明亮通風的；存放檔案的柜子一定要干燥且能上鎖，最好是能配備密碼鎖；錄音、光碟等材料也要放在合適的地方，切保不會受潮而受到損壞等等。解決設備陳舊的尷尬局面，可以在很大程度上提高高校檔案管理工作的有效發展。

（三）建立健全的規章制度

依法辦事是管理的基本原則，高校的檔案管理也不例外?！稒n案法》和《高等學校檔案管理辦法》是國家對于檔案管理所提出的總原則與要求。但是，由于每個學校的辦學模式都有其特點，檔案管理模式也不例外。也就是說，各個學校都要按照自身的特點與實際情況而制定與落實相應的制度準則。建立健全的規章制度是學校檔案管理工作的基礎和關鍵。高校的檔案管理制度都要明確本校檔案管理機構及工作職責，確定檔案管理運行機制、歸檔規定和相關要求。[1]一旦沒有規范的制度要求，就很難做到集中統一管理。即是說，有了健全的檔案管理制度之后，學校就可以做到有章可循，有法可依。

（四）提高檔案工作隊伍素質

檔案工作在近代已經形成了專業。由于檔案管理工作是一項復雜的專業技術勞動，因此，要求從事檔案管理工作的人員除了應具有合理的知識結構，還應該具備熟練的檔案專業知識和豐富檔案實踐經驗，只有這樣才能滿足檔案管理工作的需要。[2]

（五）采用現代化檔案管理技術

采用現代化的檔案管理技術，就是要實現現代化的檔案管理以及辦公自動化。首先，現代化的檔案管理，就是應用現代管理模式與先進的信息管理技術，改革原有的管理模式與手工管理方法，以提高檔案管理部門的工作效益與工作質量，更好地提供檔案信息為社會利用的行為或過程。[3]在考察實際的檔案管理工作時，我們發現人工收集信息以及查閱信息的效率非常慢，這就導致時間成本大大增加。所以，對落后的檔案管理模式進行適當的改革是非常有必要的一項工作。實現檔案管理現代化，能提高檔案管理工作的質量和效率，促進檔案信息資源的開發，發展我國檔案事業，為檔案事業適應社會主義現代化建設服務。[4]也就是說，在計算機應用技術普及化之后，高校的檔案管理工作也要實行現代化的檔案管理模式。其次，辦公自動化就是研究如何有效地將計算機技術、通信技術、系統科學和行為科學應用于數據信息和非數據信息的辦公活動。[5]

（六）提高檔案利用率

收集檔案的目的是為了對檔案進行使用，所以，檔案的可用性是檔案管理的生命。對于高校的發展來說，檔案管理并不是一味地資料收集，而是要充分利用。這就要求學校的檔案管理人員要積極擴充資源共享的途徑，有效利用好相應的學校檔案。在實際操作中，相關管理人員要針對資源利用中的相應問題，集中解決，提高檔案的利用率。

參考文獻

[1]韓秋黎.學校檔案管理理論與實務[M].上海：上海交通大學出版社，2009.

[2]韓玉枚，張恩慶，黃坤坊.外國檔案管理[M].北京：檔案出版社，1987：299.

[3]教育部人事司.高等教育學（修訂版）[M].北京：高等教育出版社，1999：112.

[4]傅榮校.檔案管理現代化-檔案管理中技術革命進程的動態審視[M].浙江：浙江大學出版社，2004：13.

[5]陸瑜芳.秘書學概論[M].上海：復旦大學出版社，2005：53.