人事檔案信息化管理必然趨勢

董傲楠

摘 要：一直以來，人事檔案工作總是隱密在其他工作背后，很少顯露于外界，在管理方面重紙質(zhì)檔案的收集和整理、輕電子檔案的建立，把寶貴的信息資源都埋藏在案卷里，影響了人力資源的開發(fā)和人事管理的其他工作，大大制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在當前人事檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用有效會提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為工資管理等人事工作的利用奠定了良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；重要性；必要性

21世紀是信息社會的時代，信息化管理滲透到社會的各行各業(yè)，隨著流動人員人事檔案數(shù)量的增多，對人事檔案進行信息化管理勢在必行。近年來，在對工作人員人事檔案管理工作中進行的積極探索，發(fā)現(xiàn)了人事檔案的轉(zhuǎn)進、材料收集、查詢、統(tǒng)計、轉(zhuǎn)出等功能落后于現(xiàn)代化信息管理，人事檔案的封閉型管理應(yīng)向信息化管理轉(zhuǎn)變，從靜態(tài)管理向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變，加快推動人事檔案信息化建設(shè)，提高人事檔案的利用率，能夠更好的將人事檔案在人事工作中重要作用發(fā)揮出來，為人事檔案的健康發(fā)展起到積極的促進作用。

1 人事檔案信息化管理的重要性和必要性

人事檔案作為國家和企事業(yè)單位不可或缺的重要工作，人事檔案還是單位人事部門對個人進行管理的重要憑證，是各項工作開展的基礎(chǔ)。在單位選拔人才及干部隊伍建設(shè)中具有非常重要的作用。一直以來管理方法還停留在重視紙制檔案的收集與整理，花費大量人力物力進行人工審閱和裝訂，各機關(guān)事業(yè)單位人事干事也只注重收集、上報，未建立本單位的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，在人事檔案工作上缺少創(chuàng)新，使人事檔案利用率降低。通過實現(xiàn)人事檔案信息化管理，有利于人事檔案利用率的提升，特別是當前人事檔案使用頻率不斷提高的新形勢下，加快人事檔案信息化管理更具有必要性。通過將信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進行應(yīng)用，只需要將個人信息數(shù)據(jù)錄入到計算機系統(tǒng)中就可以反復對其進行查閱和使用，利用計算機管理系統(tǒng)可以自動對檔案信息進行分類、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢，有效的提升了檔案的利用率，同時檔案管理成本也得以降低。

2 人事檔案信息化管理必然趨勢

信息化發(fā)展已成為當前社會發(fā)展的必然趨勢，同時從檔案管理的改革工作中我們也不難看出，信息化發(fā)展作為檔案管理改革的總方向。在當前人事檔案管理工作中，充分的利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好的運用當代科技新成果和管理新手段，通過對人事檔案各類信息進行編輯、管理、存儲和檢索，提供更準確及方便的人事檔案信息利用，加快推動檔案信息資源共享的步伐。

提高人事檔案管理的信息化意識在當前社會知識信息進代，人們對信息的需求量不斷增加，在這種情況下，作為檔案管理人員，需要努力提高自身的信息化意識，更好的推動檔案信息化建設(shè)。特別是在當前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，這就需要加快向數(shù)字管理進行轉(zhuǎn)變，確保人事檔案接收、傳遞、存儲和利用實現(xiàn)一體化，確保人事檔案信息共享的實現(xiàn)。在當前人事檔案信息化建設(shè)過程中，電子檔案作為人事檔案信息和資源建設(shè)的重要內(nèi)容，通過加快檔案信息化建設(shè)，可以更好的使人事檔案為人事管理工作提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，利用科學、先進的人事檔案管理模式，從而實現(xiàn)人事檔案管理的高效化，確保人事檔案管理質(zhì)量的提升。而且在信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中進行應(yīng)用時，不僅提高了檔案查閱的效率，而且檔案內(nèi)容也得以更加豐富，實現(xiàn)了人事檔案的無紙化閱檔。

3 加快人事檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖然在信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、及名冊和表格的快速生成方面具有較大的優(yōu)勢，但在正常對人事干部進行提拔及考察時需要對其政歷、組織鑒定和考核材料等內(nèi)容進行查閱，這是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。所以需要進行全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有效的提高人事檔案利用的效率，通過人事檔案信息數(shù)據(jù)庫雖能進行人員信息的查詢、檢索、統(tǒng)計、分析，并能快速生成各種名冊和表格，但組織、人事部門在選拔、考察干部時經(jīng)常會查閱其簡歷、政歷、組織鑒定、考核材料等內(nèi)容，這些則是人事檔案信息數(shù)據(jù)庫無法提供的。為深化人事檔案信息資源的開發(fā)利用，提高人事檔案利用工作的效率，滿足利用者的需求，保護實體檔案，全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)就顯得尤為重要。建立一個全文數(shù)據(jù)庫，利用者通過屏幕就可以方便地查閱并按要求摘錄打印了。建成技術(shù)先進、功能完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，以實現(xiàn)單位內(nèi)部管理部門、單位之間以及上級主管部門對全國人事檔案信息資源的共享。

4 加強人事檔案信息動態(tài)化管理

人事檔案的管理不能再拘泥于傳統(tǒng)的統(tǒng)一模式，可以不斷的充實本人的一些個性資源，使檔案材料和信息得以不斷的充實和完善。同時現(xiàn)在人員流動性較大，所以需要加快人事檔案信息的更新速度，使之與人員流轉(zhuǎn)的速度相協(xié)調(diào)，從而實現(xiàn)人事檔案信息的動態(tài)化管理，完成人事檔案信息的電子檔案的建立，使現(xiàn)代化手段在人事檔案信息動態(tài)化管理過程中得以有效的建立，從而有效的提高人事檔案的使用價值。

5 加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

構(gòu)建信息平臺在當前人事檔案管理工作中，需要構(gòu)建完善的人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，各單位人事檔案可以通過局域網(wǎng)進行聯(lián)接，確保干部檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的實現(xiàn)。而且人事檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系構(gòu)建以后，有利于提升人事檔案管理效率，為人事檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)起到積極的作用。另外，為了能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化，則需要人事管理機構(gòu)要進行信息中心的設(shè)置，做好人事信息化管理的指導和技術(shù)支持工作，更好的對人事信息流動渠道進行規(guī)范，履行好人事信息收集和發(fā)布的重要職責。人事信息資料是人事管理工作的重要基礎(chǔ)，當前社會發(fā)展過程中，人員具有較大的流動性，而且人事信息資料量較大，并且呈現(xiàn)動態(tài)的變化，這就需要建立科學的人事信息庫，并將人事信息庫與人事檔案管理有效的結(jié)合起來，實現(xiàn)靜態(tài)信息和動態(tài)信息的統(tǒng)一，有效的確保人事檔案利用過程中信息的準確性和實時性，為人事檔案管理工作的順利開展奠定良好的基礎(chǔ)。

6 結(jié)語

在當前社會和經(jīng)濟快速發(fā)展的新形勢下，相對于經(jīng)濟和社會的發(fā)展，人事檔案管理工作存在一定的滯后性，為了能夠使人事檔案管理工作更好的與當前社會發(fā)展的需求相適應(yīng)，則需要加快對人事檔案管理工作的完善和優(yōu)化，加快推動人事檔案信息化建設(shè)工作，為人事檔案更好的服務(wù)于人事管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻

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