信息化建設下人社檔案管理途徑研究

呂利君

摘 要：檔案信息化已經成為了人力資源與社會保障局檔案管理工作中的核心戰略環節，更是推動國家信息工程目標實現的關鍵步驟之一，具有重要的現實意義。首先論述了人力資源與社會保障局檔案信息化的意義；其次，指出了人力資源與社會保障局檔案信息化建設的主要途徑。

關鍵詞：檔案管理；人力資源與社會保障；信息化

為認真貫徹黨的十七大精神，全面落實科學發展觀，推動民生檔案工作深入開展，推動建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系，國家檔案局于2007 年印發《關于加強民生檔案工作的意見》，要求全國各級檔案部門貫徹實施。人力資源和社會保障局承擔保障民生、服務民生的重要職責，服務對象涉及廣大老百姓，做好此部分檔案的有效管理工作，將帶來深遠的影響。依照人社檔案管理工作“統籌規劃、統一標準、統一建設、資源共享”的指導方針，通過對紙質檔案進行數字化加工，減輕紙質檔案對檔案庫房的壓力，以適應日益發展的人力資源和社會保障事業的需求。檔案信息化是現代人力資源與社會保障局檔案工作中的核心戰略決策，對于檔案事業現代化發展有著重要的現實意義。筆者根據自己多年的工作經驗，首先從人力資源與社會保障局檔案信息化建設的重要意義入手，著重探討人力資源與社會保障局檔案信息化建設的具體途徑。

1 人力資源與社會保障局檔案信息化的意義

1.1 實現檔案信息的數字化

檔案信息數字化是檔案信息化建設中一項不可少的基礎，主要是采用先進的掃描、轉化等信息手段把紙質的文件、照片、視頻錄像等諸多的原始檔案資料全部轉化成電子資源，初步構建目錄、全文和多媒體數據庫。由于數字化資源貯存在電腦硬盤、光盤庫等數字貯存介質上，所以，它最大的優勢之處是便于查詢和復制轉移，同時，大大增強了安全系數。

1.2 實現檔案信息的網絡化

本文所說的檔案信息網絡化主要指的是將檔案信息的管理歸列到局域網的建設中，以構建完善的文檔一體化管理體系，進一步降低人力、物力以及財力資源，確保了檔案信息的完整性。

1.3 實現檔案信息管理利用一體化

檔案信息最明顯的優勢就是利用，構建檔案信息化系統的主要目的是方便管理和全面高效的利用，也就是確保資源能夠達到共享目標，從而朝著檔案信息管理利用一體化方向邁進。

上述所述可見，加快檔案信息化管理的意義任重而道遠，具體體現在以下幾點：首先，方便了檔案管理人員；隨著檔案信息化系統的構建，采用了先進的計算機技術，有效的實現了對檔案信息資源統一管理。其次，進一步拓展了檔案利用空間；隨著檔案信息化的實現，資源利用渠道得到了拓寬，工作人員不用親自到檔案室，僅僅通過身份認證的方式，在互聯網上就可以及時找到檔案信息資料，為使用者提供了便利。最后，社會檔案意識增強；檔案信息化可以拓寬檔案的社會開放與利用空間，不斷強化社會服務功能，使得人們切身的感受到了信息化所帶來的便利以及社會檔案的重要性，增強了檔案利用率，形成了良好的社會檔案意識。

2 人力資源與社會保障局檔案信息化建設的主要途徑

2.1 建立高效完善的信息管理系統

人力資源與社會保障局的檔案信息化協調機構，應邀請專業人士協同合作編制有關業務工作、技術方法和設施設備等諸多方面的統一原則與統一規范，同時，結合自身的實際發展，詳細的編制信息化建設中具體所要遵循的規范標準，比如，網絡通信和數據庫等方面的標準、計算機硬軟件系統的標準等等。要按照新出臺的國家標準，打破技術壁壘，建設統一的檔案信息管理系統，促進檔案管理系統與網上辦公應用系統的融合，實現信息生成、整理、歸檔全流程網上進行，暢通電子檔案信息入口。要以服務民生為重點，探索形成區域內檔案信息資源共享工程，按照先易后難、先重點后一般的原則，以需求為導向制定檔案信息資源共享目錄。要發揮民生檔案產生或業務管理部門的職能作用，條塊結合，注重實效，促進其加強檔案信息化和資源共享工作。

2.2 充分挖掘信息資源

檔案資源信息化建設過程中，應實施總體規劃、分層進行，首先構建檔案的案卷級目錄數據庫和文件級目錄數據庫，然后，進行檔案全文數據庫的構建。數據庫建設過程中應集中人力、物力、財力，構建一系列的規范化、通用性好的文件條目數據庫、全文數據庫以及多媒體數據庫。另外，人力資源與社會保障局檔案工作還應以自身優勢為突破口，構建屬于自己的數據庫，有效處理現階段中力量分散、水平低及重復建設的局面。要想構建質量水平高的檔案知識庫，就必須要有大量的價值高的檔案知識資源，同時，還應了解與掌握檔案系統范圍外的其他知識，據此開展相應的創新與管理活動，從而做到知識的創新和檔案資源間的共享目標。

2.3 推進檔案人員素質及能力建設

所謂素質建設，指的是思想素質和心理素質，作為人力資源與社會保障局的檔案工作者必須具備較高的工作責任感及態度，樹立盡心盡意、不求回報的服務思想，提高自身工作業績。這里所說的能力建設主要指的是要求檔案人員除了了解電子文件的特征與電子檔案的全程規范管理外，還必須具備計算機系統以及網絡安全防護知識，從而保證管理活動記錄的詳細性以及信息的完整安全性。因此，要求檔案工作人員要做好自己分內之事，主動參與信息化教育培訓活動，及時更新知識，不斷增強自身的業務綜合素質以及工作能力。人力資源與社會保障局檔案部門還應強化相關人員的業務培訓。安排專業的檔案干部經常性的進行業務指導，實際工作過程中，應重視起收集、整理以及保管等諸多方面的分類指導。此外，還可與其他單位的檔案人員良好的溝通交流，取長補短，共同奮進。

2.4 配備統一的軟硬件設施

檔案信息化建設離不開技術支撐，軟件、硬件和相關基礎設施建設需要大量投入。要隨著檔案信息化工作的整體推進，及時跟進資金投入，確保項目建設的連續性和適度超前性。要加強技術支持，確保硬件設施設備和檔案信息化應用系統平穩運行，維護檔案信息安全。人力資源與社會保障局檔應配備統一的、先進高效的數字化設施以及檔案管理系統，運用這些設施可以進行自動轉化、自動檢索、自動全文存儲以及實現計算機輔助立卷、文檔一體化管理等目標。所以，購進型號、規格相統一的計算機軟硬件設施對于檔案信息化的實現有著重要的保障作用。

3 結論

綜上所述可知，電子政務建設日益滲透到政府活動以及人們日常生活的各個方面，我國檔案系統面臨著電子政務活動有價值的記錄歸檔管理和傳統紙質檔案數字化兩個方面的新挑戰，同時檔案信息化建設是提升檔案工作水平的首選方法，是提升檔案管理水平的重要手段，是提升檔案服務水平的必由之路，是提升檔案安全水平的有效途徑，檔案信息化建設相關問題的研究具重要的理論意義和實踐價值。當前，人力資源與社會保障局應充分認識檔案信息化建設的重要意義，不斷增強責任感與緊迫感，站在信息化建設的制高點，制定諸多的高效措施，將檔案信息化當做人力資源與社會保障局的重要任務加快建設。

參考文獻

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