教學管理服務工作創新研究

許馨月++李梅

摘 要：在高校普遍實行管理重心下移的新形勢下，教學秘書作為重要的教學管理者必須主動順應新形勢的要求，樹立創新服務理念，追求創新工作方法和工作手段，努力成為具有專業化服務能力、高層次服務水平的教育管理者，進一步促進高校教學管理水平的不斷提升。

關鍵詞：教學秘書；服務；創新

教學秘書是高校教學管理隊伍中的一員，是高校二級學院教學運行管理中不可或缺的重要崗位。教學秘書的工作質量直接關系到二級學院的教學運行質量、教學管理作風和教學管理水平，因此，教學秘書的工作起著至關重要的作用[1]。如何做好教學秘書工作一直是高校關注的話題，特別是在當前高等教育全面深化改革的新形勢下，探索如何創新教學秘書工作尤為必要[2]。

眾所周知，教學秘書的工作職能有服務職能、組織管理職能、檢查監督職能、信息反饋職能等[3][4]。教學秘書的服務不能只停留在行為表現上，更重要的是要體現在服務質量和服務成效上。因此，在當前高等教育全面深化改革的新形勢下，優秀的教學秘書應該具有很強的創新意識，更好地提升服務質量和服務成效。

教學秘書要在思想上創新，樹立高標準服務理念

新形勢下創新教學秘書工作首先應從思想認識層面大膽創新，提升思想高度和廣度，建立全局觀，從思想層面上提高創新服務意識。主要從以下兩方面樹立高標準服務理念：

1.教學秘書的服務定位。在新形勢下，一名優秀的教學秘書要有一個較高的服務定位。服務范圍應是全方位的、服務能力應是專業化的[5]、服務水平應是高層次的。服務范圍的全方位，即凡是與本學院教學相關的工作都應是教學秘書分內的工作，它不僅包括教學運行管理、教學質量監控、教改項目管理、教學經費管理，而且還包括專業建設、課程建設、教材建設、實驗室建設等諸多方面?？傊?，教學秘書應是一個多面手，其工作宗旨是協助教學院長為廣大師生服務。因此，在教學管理隊伍建設方面應首先做好教學秘書的服務定位，要采取具體措施培養一支具有創新服務意識、專業化服務能力和豐富經驗且長期穩定的教學秘書隊伍。只有教學秘書具備了專業化教學管理能力，才能夠勝任教學管理中的各項工作，成為有經驗的教學管理“專家”。[6]

2.教學秘書的服務意識。一名優秀的教學秘書應有高度的服務意識和責任意識。一切工作都要在嚴格遵守規章制度、嚴格落實文件規定的前提下，從服務對象的切身利益出發，盡力做到既與人方便、簡便快捷，又科學規范、保證質量。努力做到不混亂、不返工、不走彎路；有章法、有條理、有成效；高效率、高質量、高水平。作為一個教學管理者，只有充分體現服務意識才能更好地發揮管理者的職能，在工作中體現出承上啟下的關鍵作用。

教學秘書要在方法上創新，追求高效率的服務流程

二級學院的教學秘書一般只有一名，他們要面對成百上千名學生、幾十或上百名教師和十幾個學校科室工作人員，工作內容涉及面廣且錯綜復雜，因此需要創新工作方法，追求高效率的服務流程。

1.做足“功課”，打好“前站”。一是學習文件，積累經驗。大部分教學工作的運行規律都是每一年在同一個時間段、以同一種方式重復地、循環往復地進行。教學秘書首先要認真學習和領會各種教學管理制度，熟悉各個教學環節的工作流程，把各個工作流程用文字、圖表等形式記錄下來，并注明實施過程中可能出現的問題以及解決該問題的辦法。只要堅持下去，就能做到吃透文件精神、弄清操作細節，把握關鍵、避免錯誤、少走彎路、提高效率。二是領會精神，細化流程。對于學校下發的文件或通知，不能簡單地轉發給教師和學生，必須要結合本學院的工作實際把學校文件分解細化成學院的文件。要簡單明了，可操作性強；明確工作目的、意義和內容，明確任務分工，使領導、教師、學生等每一個角色都非常清楚其所承擔的任務和具體要求。當每年再有同樣的工作任務時，只需要根據當前學校和學院的實際情況稍做調整即可，這樣既節省了大量時間，又保證了管理工作規范有序。三是早做謀劃，當好高參。在“大眾創新”的大背景下，學校各項工作都在努力創新。作為教學秘書，其對所有教學環節的運行最為熟悉，所以，教學秘書應該主動為領導出謀劃策，當好參謀和助手。要做到多去溝通、常去提醒，時時去督促、樣樣去操心。每項工作開展前，根據學校文件及時起草學院的工作方案，明確指出每次工作的異同，提示教學院長注意并提請其修改和完善。從而使學院的教學工作目標明確、條理清晰、嚴謹規范。

2.學會“彈鋼琴”，善于“巧布局”。首先，要將所有工作內容進行細化和分解。在分配任務時，也要盡可能分散，不要都集中到某個人身上，要盡量減輕每個人的負擔，讓承擔任務的人感到輕松并有充分把握做好。教學秘書在調動和組織教師完成繁雜的任務時，應像一名演奏家，學會左右手并用，十個指頭彈琴，并且合理地操縱十個手指彈撥節奏。

3.注重“互動”，加強“內控”。由于工作要求教學秘書不僅要制定好各項工作計劃，而且還要組織每一項工作的實施，以及監控每一項工作的落實。這對于只有一名教學秘書的二級學院來說，工作壓力是很大的。要注重“互動”，加強“內控”，即要想方設法調動起全體師生的積極性，讓每個人承擔的任務、責任與利益掛起鉤來，各司其職、各盡其責。形成一種自我管理、自我約束的良性機制。

在手段上創新，追求高水平的服務質量

為了提高二級學院教學工作的效率和質量，需在教學管理信息化手段創新上狠下功夫，北京農學院植物科學技術學院率先研發和實施了“二級學院教學管理信息平臺”建設。實施結果證明：采取信息化管理手段后，隨時為教學管理者和廣大師生提供所需信息，避免重復性工作，減輕了教學秘書和廣大教師的工作負擔。通過公開透明的信息平臺，做到了讓廣大師生工作目標明確，工作成效可見；避免了以往不理解、亂猜疑，調動了廣大師生的積極性；同時，也贏得廣大師生與教學秘書間的相互信任和理解。尤其是采取信息化管理手段后，使教學秘書從繁雜忙亂中解脫出來，有更多的時間開展教學管理研究，有充沛的精力參與教學活動的組織協調和管理[7]，教學管理水平得以不斷提升，服務質量得以不斷提高。

參考文獻：

[1]徐新麗.淺談如何提高教學秘書工作質量[J].教育教學論壇，2014（42）：32.

[2] 孫文文，李連群.淺談高校教學秘書工作創新的意義[J].教育教學論壇，2014（11）：54-55.

[3] 吳麗芬. 淺淡新時期高校教學秘書的核心工作職能[J].內蒙古財經學院學報（綜合版），2005（1）：42.

[4] 高嘉璐.高校院系教學秘書工作職能和特征分析[J].現代交際，2015（10）：167.

[5] 任麗清. 論高校教學秘書專業化[J].寧波大學學報（教育科學版），2008，30（3）：137-139.

[6] 戴世英. 高校教學秘書專業化的思考[J].經濟研究導刊，2015（8）：73.

[7]凌曉路，陳光平. 二級學院教學管理信息化平臺的開發和利用[J].教育教學論壇， 2012（7）：257.

（作者單位：北京農學院植物科學技術學院）

[責任編輯：翟 迪]