關于基層法院檔案管理的相關探討

劉港輝

摘 要：隨著法院工作的逐步深入，基層法院的檔案數量逐漸增多，在目前快速發展的社會環境下，對于基層法院的檔案管理工作提出了更高的要求。雖然我國相關部門采取了措施，然而在實際的檔案管理工作中仍然存在較多問題。本文通過對基層法院檔案管理的現狀的論述，為加強其檔案管理工作提出策略。

關鍵詞：基層法院；檔案管理；現狀與策略

作為國家檔案的重要組成部分，法院檔案對法院的工作進行了真實的記錄，因此檔案管理工作已經成為法院工作的重要內容。對基層法院而言，由于其直接接觸各種社會案件，使得其檔案數量在不斷增加，因此國家的檔案與法院部門必須加大力度對檔案管理工作進行監督，以促使其朝著健康的方向發展。

1 基層法院檔案管理工作現狀

1.1 檔案的利用方面

對于基層法院而言，訴訟檔案的使用較為頻繁，其原因在于法院自身需要不斷的使用，同時在公安機關的偵查與執行的執行階段，訴訟檔案通常被視為重要的依據。然而在諸多的基層法院中，檔案資料只有手抄版本，使得在使用過程中存在較大的丟失的可能性，若檔案資料遺失，則必將對法院與其他部門的工作產生重大影響

1.2 檔案的保管方面

除利用問題之外，保管問題也是基層法院必須面臨的重大困難，由于訴訟檔案具有較強的專業性以及數量大、時間長的特性，因此在實際的檔案保管過程中會不斷的出現各種新問題。為改善此種不良的局面，需要管理人員具備較高的管理意識與素質。然而在目前的實際檔案保管工作中，諸多基層法院并未具備較多的高素質人才，同時現有的檔案保管人員的意識較差、素質水平較低。

2 基層法院檔案管理工作的難點與要點

2.1 檔案分類問題

隨著各項法律法規的不斷頒布，我國正逐步邁向法制化國家，對于基層法院而言，其主要的工作為普法。雖然人們群眾的法律意識得到了提升，也學會了用法律武器保護自合法權益身，但是隨之而來的則是訴訟案件的不斷增多，同時檔案的數量與種類也在不斷增多，因此關于這些檔案的分類工作則成為擺在基層法院檔案管理人員面前的重要難題。

2.2 檔案保護問題

作為檔案管理工作的重要組成部分，檔案保護在基層法院的日常工作中也存在較大難題。不論是對于手抄版本還是電子文檔，保護工作都具有相當大的挑戰性，其原因在于手抄版本容易損壞，電子版本容易丟失。因此基層法院的檔案管理人員必須采取有效的措施對檔案進行保護。

2.3 陳舊檔案處理問題

在日常的檔案管理工作中，對于陳舊檔案而言，其存在較多的不確定因素，其中最為重要的原因則是對于陳舊檔案是否仍有用處存在較大的不確定性。為解決上述問題，基層法院必須設立專門的處理室用以存放陳舊檔案，并安排專業的人員運用科學合理的方式進行管理，避免使檔案遭到破壞。

3 提升基層法院檔案管理工作的策略

3.1 做好對檔案資料的收集工作

為確保資料收集的全面，作為基層法院的一線員工，必須具備高度負責的態度，同時嚴格的按照相關的法律法規的要求以及上級領導的要求對文字材料與影像材料的檔案進行收集，使法院的全部工作得到再現，使各種檔案資料形成較為完整的體系，以此來提升檔案管理的質量。

3.2 做好對檔案資料的整理工作

為做好整理工作，檔案管理人員必須對各部門的檔案整理工作進行嚴格的監督與指導，同時必須加強相互之間的交流與溝通，以此來共同制定出統一的方式，不斷的提升檔案管理工作。除此之外，檔案管理人員必須嚴格的按照我國的《中華人民共和國檔案法》的相關內容，對檔案管理管理工作進行規范化管理。

3.3 做好對檔案管理人員的考核工作

從近幾年的招錄公務員的情況來看，法院部門招聘了數量較大的書記員，對檔案的管理使其工作的一部分。然而就實際情況而言，由于人員的素質參差不齊，在檔案的管理工作中經常發生各種問題，使得檔案管理工作較難開展。為此基層法院檔案管理部門必須加強對書記員的培訓工作，并應用相關的業務考核辦法為業務考核提供依據，確保每名書記員樹立責任心，加深對檔案管理工作的重視，在檔案管理工作中始終保持清醒的頭腦。主要可以從以下幾方面內容來進行：

第一，抓領導，積極爭取支持。在實際的檔案管理工作中，基層法院應將領導的作用進行充分的發揮，并制定完善的檔案管理機制。為實現上述目標，法院可建立以院長為核心，各辦公室分別負責的工作體系，以此來加強各部門之間的交流與配合，共同進行檔案的管理工作。

第二，抓隊伍，提升人員素質。在檔案管理過程中，“人”是最為重要的因素，只有不斷的提升管理人員的素質，增強管理人員的業務水平，才能做好檔案管理工作。為此法院可定期的聘請相關的專家或者經驗豐富的管理人員進行指導。對于管理優秀的單位，也可派遣相關的人員進行經驗分享，使其他法院的檔案管理部門增加工作經驗，彌補自身的不足。

第三，抓質量，嚴格把好“四關”。為提升檔案管理的質量，基層法院必須嚴把“四關”：第一關，質量關。檔案管理部門必須對訴訟檔案的規范程度進行嚴查。第二關，歸檔關。檔案管理部門必須對各個部門的檔案進行嚴格的審核，對于其中不符合標準的檔案材料需對其進行指導修改。第三關，保管關。檔案管理人員必須時常對庫存檔案進行檢查，確保檔案得到良好的保存。第四關，利用關。若想提升檔案的管理質量，檔案管理人員必須提升提升對檔案利用的重視程度，對檔案材料進行充分的挖掘，為案件的申訴復查與專項管理提供全面的、高效的服務。

第四，抓規范，實現長效管理。加強檔案管理的制度建設，做好檔案管理的規范化工作是科學管理檔案的重要要求。首先，對工作規程進行規范。檔案管理人員必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》等要求，對檔案的借閱、鑒定等各項工作進行有效的規范，確保工作流程的順利開展。其次，法院必須做好報案結案審查制度，將每月的報案結案材料交由監督庭進行監督審查。再次，檔案管理人員需要對檔案的歸檔期限進行明確的界定，必須嚴格的對案卷材料的移交手續與歸檔目錄進行辦理，以確保檔案的及時歸檔與檔案的完整性。最后，對檔案的借卷登記進行嚴格的審批，檔案管理人員需要制定嚴格的借閱與查閱制度，對于相關的工作需要派遣專業人員進行記錄。除此之外，還需制定嚴格的通報制度，不定期的對各部門的不合理措施進行網上通報，以引起其他部門的警示。

第五，抓硬件，完善基礎設置。所謂打鐵還需自身硬，就目前的基層法院檔案管理工作而言，在完善軟件設施的同時，必須加強對硬件的管理，使硬件設施達到相關的標準，為檔案管理提供有力的物質保障。除此之外，還必須大力的引進現代化的管理設備，尤其是對計算機的應用，將檔案分類后輸入至計算機中，以此來實現檔案資料的信息化與數字化，同時為相關人員的查閱提供便利條件。

第六，對案卷進行全面普查，做好“去粗取精”工作。法院部門為明確檔案管理流程，提升大難管理質量，需要進行全面的普查工作，對于某些已經失去效力的檔案，通過專業的評估機構進行銷毀，對于其它的檔案進行重新規定歸檔日期的工作，以此來實現檔案管理的規范化。

4 結束語

作為檔案管理的的重要內容，基層法院的檔案管理雖然取得了一定的成效，然而也存在諸多的問題，為此基層法院的檔案管理部門必須采取積極的措施來完善檔案管理工作，為提升檔案的保管工作質量貢獻出應有的力量。

參考文獻

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