試論企業檔案管理工作

董琳慧

摘 要：企業在檔案管理工作中，存在著人員素質、交接、信息化建設滯后等問題，影響了檔案的有效利用，筆者對此提出了一些改進的措施。

關鍵詞：企業；檔案工作；問題；對策

企業檔案管理工作是企業工作的重要組成部分，是基層基礎建設的重要內容之一，管好、用好企業檔案是每個企業必須履行的重要職責。

1 當前企業檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理意識還較為薄弱重視不夠。一是企業領導對檔案工作重視不夠，檔案意識薄弱，監督力度不強，未能對檔案工作所需的人、材、物和檔案整理歸檔時間給予充分保證。各業務部門管理人員存在“檔案歸檔案，業務歸業務”，互不聯系的模糊認識；二是重視不夠。歸檔文件資料的形成階段不重視，沒有從源頭抓起，導致出現檔案資料積壓、收集不齊、流失等問題；三是缺乏主觀能動性。有的企業重形式輕內容，忽視了檔案管理平常的基礎工作，沒有真正從對歷史負責、對企業負責的高度去做好檔案管理。

（二） 檔案管理力量還較為薄弱。企業檔案管理人員大多數屬兼職人員，人員素質、工作責任心、業務管理能力參差不齊。主要表現在：一是隊伍不穩定；二是對檔案管理工作者對檔案工作重要性認識不夠，造成企業檔案資料管理不完備、不規范；三是對檔案的重要性認識不足。平時不注重各種文字資料的收集、整理和歸檔工作，到年終才搞突擊，不利于檔案管理工作的順利開展。使檔案的利用價值顯現不出來，致使檔案管理質量一直上不去；四是業務素質不高。對檔案管理人員應具備的理論水平和業務知識學習不夠，不能高質量地完成檔案管理工作任務，實際工作中往往出現檔案材料收集不全，顛倒文件先后順序，案卷標題擬寫不準確，計算機網絡使用不熟練等現象，難于適應新時期檔案管理工作需要。

（三）企業檔案交接工作容易被忽視。主要原因是領導不重視，把檔案交接當作事物性的工作，認為只是檔案人員之間交接一串鑰匙而已，很少過問檔案交接準備工作，就連檔案監交之時也不參與，導致檔案交接不按手續辦理，責任不明、界限不清，該清理的不清理，該簽字的也不簽，忽視了檔案交接工作中的重要內容和交接工作的基本要求，造成檔案工作前后脫節。

（四）管理與服務還存在脫節現象。一是檔案資源個別流失，由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代現象部分管理部門人員認為自己保管檔案材料能夠方便自己工作，不愿上交檔案室集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失；二是重保管輕利用。一些基層企業在工作中，忽視了檔案資料的作用，不習慣通過檔案資料為企業戰略發展和管理提供服務，以此來提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源閑置。

（五）企業的檔案管理信息化建設滯后。企業檔案信息化建設是企業競爭和社會發展的必然要求，然兒企業基層單位大多數沒有啟用檔案信息化管理系統，依然是依靠手工操作，效率低下，與行業整體的現代化、信息化、科學化管理水平不相適應。企業的檔案信息化工作大多數不具備相應的硬件設施和技術標準，人力、物力、財力投入不足，檔案信息化和數據庫建設處于起步初期。

2 加強企業檔案管理工作的對策和措施

隨著企業的不斷發展，業務規模的不斷擴大，檔案管理工作也應上水平、上檔次、上規模，改善企業目前的檔案管理現狀。

（一）增強檔案意識，強化責任感。要充分認識檔案工作的重要性，把檔案管理工作作為一項經常性、基礎性的工作常抓不懈，充分調動全員收集檔案、保護檔案的自覺性和積極性，增強檔案資料歸檔管理的意識和責任，逐步把企業檔案管理工作做好。

（二）切實提高檔案工作者的綜合素質和工作能力。正如江澤民同志所講的：“做檔案工作的同志，一般來說，都是不出人頭地的，都是兢兢業業、默默無聞地在那里工作。”因此，企業檔案工作者必須樹立正確的人生觀、價值觀，熱愛檔案工作，全心全意為企業服務。一是檔案管理人員必須具備相應的業務素質和較強的綜合處理能力。要學習掌握檔案學理論知識，了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報、計算機等相關知識，熟悉與檔案工作相關的文化、理論與科學技術，做到知識全面，從而保證檔案工作水平的提高；二是強化繼續教育。有關部門和單位領導要積極營造良好的學習氣氛，創造“尊重知識、尊重人才”的內部環境，盡可能地為檔案工作人員提供在職教育的機會，調動他們刻苦學習和鉆研業務的積極性。同時。檔案管理人員也可以通過自學和互學交流的方式不斷豐富、更新自己的知識結構，全面提高自己的綜合素質，勇于探索、勇于創新，善于在工作中發現問題、分析問題，并解決問題，進一步提高工作效率和質量，在企業的檔案工作中發揮更大的作用；三是檔案管理人員應具有較強的服務能力。檔案的服務性是檔案工作的性質決定的。檔案管理人員要掌握情況，熟悉業務，要以科學的態度將材料加工整理、分類、歸檔，對檔案情況了如指掌，才能搞好服務工作。對待檔案查閱者，無論職位高低，熟悉與否，都要一視同仁，盡量滿足其合理要求，使他們滿意而歸。

（三）切實加強檔案交接工作。企業要把檔案交接納入工作程序和規章制度之中，要把檔案交接列入有關人員的崗位職責之中。在檔案人員離崗或調動工作單位時要把好關，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續，然后再辦理調動手續，對未辦理檔案交接手續的檔案人員，不得簽發調動工作通知，不得辦理工資轉移手續，不得離開原工作崗位。檔案人員離崗離職之前要認真做好檔案移交準備工作，機構負責人應認真做好檔案監交工作。

（四）開發利用，提高利用效率。不管哪種類型的檔案，都有其不容忽視的價值，企業檔案管理人員要學會熟練運用檔案特有的功能，著力做好檔案的維護工作，盡力使“死檔案”變為“活資料”，從而更好地為企業發展服務。

（五）充分利用現代化管理手段。實現檔案管理現代化，是檔案服務企業改革和發展的需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。檔案管理也要與時俱進，開拓創新，加大投入，加強新技術的運用，使用檔案信息化管理軟件，對檔案實行動態化管理和維護，建立數字檔案和多媒體檔案，從檔案的錄入、查詢、修改、刪除功能到立卷歸檔及檔案管理整個處理過程都應逐步實現自動化。通過現代化手段建立信息數據庫，并依托計算機網絡，完善信息的收集、反饋和系統跟蹤。以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。檔案管理信息化建設意義重大、困難重重，企業基層檔案工作者要適應信息化的發展需要，積極探索檔案現代化管理模式，切實做好檔案管理工作。