信息化視角下會計檔案的電子化管理

付玉霞

摘 要：本文首先分析了做好會計檔案電子化管理工作的重要性與必要性；然后在第二部分探討了當前會計檔案管理工作中存在的問題；在文章最后一部分，筆者通過結合個人工作經驗就如何才能做好會計檔案電子化管理工作做了深入研究。

關鍵詞：信息化；會計檔案；電子化管理

近年來，隨著信息技術的發展，我國很多地區的會計檔案管理工作取得了很大的進步。但是我們不可否認，當前我們的會計檔案管理工作仍然存在著非常多的問題，不僅阻礙了自身的發展，也對公司他業務產生了極其重要的影響。因此從這一點來說，在信息化背景下做好會計檔案的電子化管理工作就顯得尤為重要。

1 會計檔案實行電子化管理的重要性與必要性

1.1 會計檔案實現電子化管理，能夠有效提升檔案利用效率

在傳統的會計檔案管理方式中，單位與外界檔案信息的共享全部要依靠手工操作來實現，繁瑣的程序以及復雜的交接會使得會計檔案的利用率大打折扣。長此以往，會計檔案就會因為其自身的查閱困難性而被閑置下來，不僅會造成資源浪費，而且也難以發揮檔案應有的服務功能。

而會計檔案實現電子化管理后，相關查閱人員就能夠直接通過計算機查閱、共享。這樣一來，無論是在網絡運行狀態下，還是在脫機狀態下，查閱者都能夠不受時間空間的限制而自由的進行會計檔案的調閱，大大提高了會計檔案的利用效率。

1.2 會計檔案實現電子化管理，能夠有效提高文件傳遞的速度和安全性

按照傳統的會計檔案管理方式，都是由檔案管理人員對檔案進行人工的收集、整理、運輸等，這樣一來會計檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運輸過程中，很多突發因素很容易就會造成檔案的丟失，從而影響會計檔案資料的正常使用。

而隨著計算機網絡技術的進一步發展，檔案資料不必再通過人工運輸的方式進行傳遞，而是通過網絡共享就能夠快速實現兩地之間的檔案傳遞，即便是在共享過程中會計檔案意外丟失，那么文件發出者也能夠通過檔案備份從而輕松解決的這一問題。

2 當前我國會計檔案管理工作中存在的問題

2.1 有些單位缺乏對會計檔案管理工作的重視

會計檔案管理工作是否能夠取得較好的成績受很多因素影響，其中單位對檔案管理的重視程度就是一個極為重要的方面。但是當前我國很多的單位并沒有認識到這一點，致使其內部會計檔案室條件極為簡陋，甚至有些單位根本沒有為檔案管理工作留出一席之地。除此之外，單位對檔案管理工作的不重視還表現在檔案管理設備上，有些單位舍不得投入資金來更新會計檔案管理設備，導致其落后陳舊，嚴重阻礙了會計檔案管理工作效率的提升。

2.2 部分單位對會計檔案的編研工作滯后于其內部實際發展要求

會計檔案管理工作具有交融性與復雜性的特點，但是目前很多工作人員對會計檔案的管理僅僅局限于眼前工作、只注重對資料的簡單收集而忽視了編研處理或者是缺乏編研工作的能力，降低了檔案資源的整合性及系統性。不僅使得會計檔案管理工作無法實現自身的創新發展也會對單位其他工作的開展產生極為不利的影響。

2.3 會計檔案管理工作缺乏一定的規范性，從而降低了其工作質量

會計檔案管理工作內容復雜繁瑣，稍有不慎就會造成數據混亂，從而導致前功盡棄。從當前的會計檔案管理工作現狀我們可以發現，當前我們的檔案管理工作缺乏一定的規范性。具體表現為：會計檔案整理程序不規范、歸檔程序不規范、調閱程序不規范等，從而導致會計檔案管理工作的效率以及質量都非常低下。

3 關于做好會計檔案電子化管理的幾點措施

3.1 提升對會計檔案電子化管理重要性的認識，并加大資金支持力度

由于受種種因素的阻礙，單位一直沒能對會計檔案電子化管理工作進行有效的宣傳，導致部門人員認為會計電子化檔案管理工作并不重要。因此，單位一方面要通過開展宣講等方式加大宣傳力度，提高單位全體人員對會計檔案材料的重要性、會計檔案電子化管理工作的重要性認識。另一方面，完善的軟、硬件配置不僅是單位進行會計檔案管理信息化建設的必要條件，也是提升檔案電子化管理質量和效率的有效方式。因此，從這一點來說，單位應當加大資金投入，為會計檔案管理工作配備良好的計算機及其系統。

3.2 完善單位會計檔案管理制度，促進單位檔案管理的規范化建設進程

由于當前單位會計檔案管理部門仍處于由傳統檔案管理方式向信息化檔案管理方式的過渡階段，加之部門缺乏一定的信息化檔案管理經驗。因此，單位會計檔案管理工作出現了很大的隨意性和不規范性，對檔案管理信息化建設進程造成了一定的阻礙。為了有效解決這一問題，相關人員應當結合發展實際情況，建立起一套符合目前發展規律的會計檔案管理制度，以使檔案管理工作人員有法可依，從而保證單位會計檔案管理制度化、規范化建設的順利進行。

3.3 創新會計檔案管理思路，革新會計檔案管理方式

創新是進步的源泉。會計檔案管理工作也一樣，要想實現自身的發展與進步，就必須緊跟時代發展潮流，創新檔案管理思路，積極的運用一些新技術、新方法來革新工作方式。如我們在進行檔案管理工作時，要積極引進一些操作便捷的先進設備，建立起良好的檔案處理系統；為了保證檔案信息的安全，要引進計算機輔助系統；為了提高工作有效性，可以采取分工合作的方式進行檔案管理等等。

3.4 注重提升單位檔案管理人員的專業素質和道德素質

在信息化環境中，要想進一步提升檔案電子化管理的質量及效率就必須要對檔案管理工作人員的工作能力、思想道德提出更高的要求。但是當前由于很大一部分會計檔案管理工作人員都是由其它工作轉崗而來的。所以，這部分人相對于其他的一些專業檔案管理人員而言不僅缺乏一定的工作經驗，而且還缺少一定儲備量的檔案管理專業知識，嚴重阻礙了檔案管理工作的整體進程。因此，單位要通過加強對會計檔案管理工作者的專業知識培訓，使其不斷豐富與單位會計檔案管理工作有關的專業知識。其次，單位要加強對會計檔案管理工作者的計算機技術培訓，使其掌握一些現代信息技術知識，并熟練掌握與檔案管理有關的應用軟件的使用方法，以適應信息化的發展要求。最后，檔案管理人員也應當不斷提升個人道德素養，不僅要時刻保持對工作的積極性，也要恪守職業道德規范，對一些特殊檔案做到嚴格保密。

4 小結

總之，要想實現會計檔案的電子化管理，提升單位會計檔案管理工作效率，還需要我們進一步完善會計檔案管理機制、創新檔案管理方式、加強對計算機技術的學習。

參考文獻

[1]王海燕.信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].財會學習，2016，18：189-190.

[2]孫紅雁，邱明東，王櫻樺.淺探信息化條件下會計檔案的電子化管理[J].商業會計，2012，19：124-126.

[3]王東娣，朱丹.淺探會計信息化下會計檔案的電子化管理[J].會計師，2011，06：98-99.

[4]李依琳.信息化條件下會計檔案的電子化管理分析[J].辦公室業務，2017，03：56.