信息時代辦公室檔案管理工作的創新研究

彭怡菁

摘 要：檔案是辦公室的一種記錄手段，通過紙制品或者電子記錄事件的發生原因和經過。一般情況下，我們都是通過檔案來獲取過去、現在的信息。因此檔案對于辦公室來說意義非凡，隨著時代的改變和要求我們也要相應的對檔案的記錄方式進行改革。也就是我們所說的信息時代的信息化處理，將高科技應用于此。本文就是針對這一原因進行檔案工作的創新研究。

關鍵詞：信息時代；創新研究；辦公室；檔案管理

如今是一個快餐時代，辦公室人員對于信息的獲取需要靈活性。而檔案作為辦公室人員獲取重要信息的一個重要來源，辦公室檔案管理工作就顯得十分重要了。我們要加強檔案管理的自由度，順應時代潮流，擴寬檔案的使用途徑，讓普通群眾也能夠查閱到檔案。

1 檔案管理的內容

（1）概念

何為信息化的檔案管理，就是將先進的信息處理技術應用于檔案的書寫、保存中。除此之外，比較之前的紙質檔案，這種檔案增加了易保存，易翻閱的優點，讓資源能夠得到快速循環利用[1]。因此檔案的信息化利用就是通過換一種載體來提高資源的利用率，也是把字體數字化的一種變現。不過這些改變要離不開檔案行政管理機構的統一組織和規劃。

（2）特點

信息時代辦公室檔案管理工作的特點體現在三個方面。第一，辦公室檔案管理工作必須有相關部門研究制定的法律法規和工作守則，并在工作中嚴格遵守執行。第二；辦公室檔案的管理從傳統的紙質材料轉變為電子信息儲存在網絡終端上。第三；檔案的信息化利用提高了資源的利用率，實現了工作信息化和網絡化，提高了各個部門的工作效率。

（3）主要任務

辦公室檔案管理的主要任務是確保電子信息安全的前提下，積極開發新的技術來管理這些資源，并在實際工作中起到應有的作用，提高工作人員的工作效率，為整個部門的運作提供了保障。

（4）主要內容

辦公室檔案管理工作的主要內容包括：基礎設施建設、標準規范建設、檔案信息資源建設、應用系統建設和人才建設五大方面。首先有一個完善的基礎設施是實現檔案管理的一個基礎，我們要保障基礎設施建設，更好的建設一個檔案管理的大平臺。其次是標準規范建設，由于信息總量大且復雜，各個部門在建設檔案管理工作的時候一定要結合自身的情況，遵守相關的法律法規的前提下，積極開展調研，建設出一條適合自身發展的標準規范。再其次是檔案信息資源的建設，這是整個檔案管理工作中的重中之重，我們必須協同各個部門，將各大信息庫相統一建設，成為社會上不可脫離的重要工作。最后是應用系統的建設，它是對整個檔案管理系統的一個優化，方便各個部門準確且快速的查找相應的內容，提高工作效率[2]。最關鍵的是人才隊伍的建設，眾所周知，國家的建設不能沒有人才，檔案工作同樣如此。因此我們要積極培育專業的人才，提高檔案管理的整體水平。

2 檔案管理存在的問題

（1）工作理念老舊。

以前的檔案管理方式注重對檔案的保存，只是簡單的對文件材料進行裝訂，很少對檔案進行長遠的分類整理，忽視了其真正存在的意義。而信息化的檔案管理要求重視檔案本身實際的功能價值，做到與時俱進，轉變傳統的工作理念，將服務更廣泛的投入社會中去，更好的服務于檔案與社會之間。

（2）工作方式落伍。

大多數的檔案管理部門依然采用傳統老舊的管理方式，即利用人工手寫并將其歸檔保存，這樣的工作方式有著十分明顯的缺點。由于信息量龐大，加上管理人員對于檔案工作的認識不夠明確，配合上落后的工作方式，導致工作人員的工作效率十分低下，不能高效及時的將存檔資料分類并整理保存，導致了整個檔案管理工作的落后。

（3）制度不完善。

由于對檔案管理工作的不重視，許多部門對檔案管理的相關制度不明確，導致在工作中很多管理人員沒有了工作的積極性，從而影響了檔案整理工作的及時性和高效性。某些領導對檔案工作的落實不到位，導致檔案整理工作的職責沒有落到實處，影響了檔案資源的可利用率。

（4）專業人員偏少。

傳統的檔案管理工作不需要專業知識充沛的人來進行，他們只需要簡單的通過手寫等方式來對檔案進行歸納整理。然而現代的信息化辦公室檔案管理就需要其工作人員有相當扎實的計算機知識，而且要對檔案工作的平臺使用相當熟悉，才能更好的為檔案管理工作提供自己的微薄之力。因此，我們需要不斷提升專業人才隊伍，積極招收專業人才，培養合格優秀的檔案管理人員，從而提高工作效率，發揮檔案管理工作的實際作用。

3 檔案管理創新的方法

（1）提高重視程度。

作為工作的第一步，我們應該提高對檔案管理工作的重視程度，及時發現存在的問題，并通過多方面的協助和自身的努力，不斷創新，與時俱進，要具備良好的思想觀念，勤勤懇懇為社會大眾服務，為社會大眾提供優質的檔案服務工作。

（2）創新服務方式。

由于傳統的檔案管理方式十分落后，手寫的檔案存放時間久了容易字跡模糊，不易保存，加上若要提取某些信息的時候，需要耗費大量的人力物力來查找，導致了工作效率嚴重大打折扣。因此我們需要加強對應用平臺的建設，讓用戶隨時都可以利用這個平臺查詢到他們想要的信息，不受任何因素的干擾。構建這個平臺之后，我們需要加強對電子檔案的整理與分類，不斷完善檔案管理信息化服務，為社會創造更好的服務方式，充分發揮辦公室檔案管理的優勢與便利[3]。

（3）加強檔案的保密工作。

雖然我們處在一個科技技術發達的時代，豐富的信息技術給我們的生活提供了許多便利，但凡事有利也有弊，它給我們同時帶來了許多風險，它對檔案的保密工作帶來了隱患，一些計算機病毒會利用硬件或者軟件的傳播進入計算機系統，導致文件信息的丟失。因此，我們要重視系統的安全問題，設立防火墻，加強檔案的保密工作。

4 結語

辦公室檔案的管理工作十分重要，它在整個事業單位和企業中扮演著相當重要的角色。在信息時代的來臨之際，我們必須發現辦公室檔案管理工作所面臨的問題，并積極創新管理工作，早日實現辦公室檔案管理的信息化和網絡化。我們還要積極加強專業人才的培養，創新服務意識，思想觀念，更好的服務社會。

參考文獻

[1]蘇立群.對信息時代檔案管理工作創新的探析[J].考試周刊，2014，18：114-115.

[2]李成.論信息時代檔案管理工作的創新與實踐[J].電腦知識與技術，2013，31：7154-7156.

[3]許晨.淺析新形勢下檔案管理工作的創新[J].才智，2015，（18）.