現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

劉栩清

摘 要：檔案管理事業最基礎也是最關鍵的工作是檔案管理工作，雖然檔案管理的基礎工作增加了檔案工作人員的工作量，但是檔案管理方便了人們進行信息的查找與搜索的工作。由此，檔案管理的工作人員需要樹立一個正確向上的價值觀，需要對于自身工作重要性有一個正確全面的認識，利用積極的措施推動檔案工作能夠順利開展。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作

現代化信息技術發展較為迅速，計算機手段對于數據的處理工作的效率較快，并且它具備較強的科學性與準確性，而且在現代的檔案管理工作中計算機已經被廣泛應用，現代社會中現代管理工作的信息化水平已經上升到一定層次水平上，人們開始對檔案工作提出高要求。由此需要把檔案管理中的基礎工作重視起來，有利于提高檔案管理的工作效率。

1 在現代檔案管理中檔案管理基礎工作的重要性

1.1 檔案管理的基礎工作有利于實現檔案管理的重要性

推動整個現代檔案管理工作的順利進行，需要積極完善歸檔要求，案卷要求與歸類要求等，同時需要對檔案管理工作進行規范化標準化。如果檔案管理工作單位不重視檔案管理基礎工作，較容易使檔案信息出現不健全不準確的情況，即使將先進的信息技術運用在檔案管理的工作中，也無濟于事。這需要檔案管理工作人員認真履行相關的規章制度，完善好檔案管理的基礎性工作，在保證工作效率的前提下，對檔案資料進行分類歸檔工作，以便人們對檔案資料的查詢，對于現代檔案管理進行規范化管理。

1.2 檔案管理基礎工作加快檔案管理的現代化進程

信息化不斷發展的背景下，檔案管理工作進行現代化管理已經是檔案管理事業的未來發展趨勢。計算機網絡的不斷發展中，提高了檔案資料的檢索效率，彌補了紙質版檔案查詢的缺陷，避免浪費大量的人力資源進行查找。除此之外，檔案管理的現代化建設和檔案管理基礎工作之間已經呈現出相輔相成的管理趨勢，能夠強化檔案基礎工作自身的規范性和準確性。有利于推動現代化的檔案管理建設工作的展開，促進了檔案管理的現代化進程。

1.3 檔案管理工作有利于提高檔案資料自身的準確性

檔案管理的基礎工作為檔案提供重點的依據和基礎，有利于加大檔案管理基礎工作的檔案管理展開力度，方便檔案管理工作，簡化檔案管理的工作流程，加強檔案資料管理的準確性，防止在檔案資料中出現魚龍混雜的情況。在檔案管理的范疇中已經普遍應用信息化技術，加強對于檔案管理基礎工作的工作質量。

2 在現代檔案管理中存在的主要問題

2.1 檔案管理工作缺乏規范性

檔案管理的工作人員自身沒有良好的專業基礎知識，沒有對檔案管理工作行程一個正確的認識，對于檔案管理工作的重視程度不夠，最終使檔案管理工作不夠規范，不利于促進中國檔案管理事業的向前發展。如在進行實踐中，出現命名與檔號不符的情況，會導致檔案管理出現重名的嚴重情況，影響著檔案管理的發展。

2.2 檔案管理的工作流程缺乏一定的明確性

在中國的檔案管理工作中較為常見的問題是檔案管理工作的流程不夠明確，主要是因為檔案的基礎工作沒有落實到位，不利于對檔案管理進行規范化。特別是對于檔案管理的機關單位而言，一般是利用檔案的收集，分類，整理以及保管等等工作流程完成對于檔案的管理工作，然而并未對于所有的檔案管理流程進行明確規定。

2.3 檔案管理人員自身的綜合素質不高

在中國從事檔案管理的工作人員的年紀普遍較大較少有高學歷的專業人員，正因如此，致使中國的檔案管理人員普遍呈現出綜合能力素質較差的現狀，大部分的工作人員對于現代檔案的管理理念與意識了解的不夠透徹，整個的檔案管理隊伍呈現出組織結構不協調的情況，不利于現代檔案管理事業的發展。

3 對于現代檔案管理中的檔案管理工作進行積極的完善工作

針對于現代檔案管理中的檔案管理工作存在的主要問題進行解決，以提高現代化的檔案管理水平與檔案的使用效率。需要積極對檔案管理的經驗進行總結分析，制定一定的制度，通過改良檔案管理的工作方法與流程實現對于高水平管現代化檔案資料。

3.1 積極提高檔案管理工作人員自身的素質

加強對于檔案管理基礎工作的管理，相關的工作人員需要意識到檔案的管理基礎性工作的重要意義，積極做好自身的工作，加強自身的素質修養建設。優化檔案管理人員自身的年齡結構，在檔案管理工作人員中多增設年輕人，增強檔案管理的工作活力，提高工作人員的自身素質，對于檔案管理意識需要不斷的增加。

3.2 積極對于檔案展開普查工作

檔案資料被長期的用于管理使用，極易出現重份與沒有價值的情況，正因如此需要積極對檔案資料展開全面的普查工作，把重復與沒有使用價值的檔案資料剔除掉，防止資料因重復而堆積，占用檔案資料空間，不便對于檔案資料的管理工作，除此之外還可以防止在利用計算機進行檔案管理時發生的檔案重復的情況。

3.3 重新組合檔案資料，使檔案得以優化

對于檔案資料進行重組工作，有利于減少檔案內容的魚龍混雜得到情況，對于檔案資料進行重組應該使其相互間有一定的關聯性，對于部分沒有頁碼，沒有目錄與標題的檔案資料，做好重新編號填寫的工作，促進檔案架構單位更加科學合理，提高對于現代化計算機的檔案管理的利用率。

3.4 根據檔案管理的規范進行著錄，并規范提名，提高檢索的準確性

首先，對檔案管理進行規范著錄，現代化計算機檔案管理工作最重要的是對檔案進行著錄工作，有利于實現計算機數據的精準性。其次，對檔案管理進行規范提名，以確保檢索的準確性。對于檔案管理工作，既需要對檔案檢索查詢的查全率予以保證，還需要保證其檢索工作的查準率。對于檔案資料進行著錄時需要對提名進行統一的規范，避免出現計算機不能識別與模糊不清的情況。積極做好對于檔案資料的提名規范工作，有利于計算機對于資料進行準確的檢索，以確保檔案自身的使用率與檢索率。

4 準備好檔案基礎數據，推動現代化的檔案管理進程

在整個現代化的檔案管理的基礎工作中，計算機始終貫穿著檔案的管理流程，利用計算機自身強大的功能，在每個環節中都會發揮著較為重要的作用。當對檔案的基礎數據的準備工作不夠全面，不利于計算機檔案管理的順利進行，限制了現代化的檔案管理的應用推廣工作。

4.1 對于檔案基礎數據做到循序漸進

檔案管理單位機構存在的主要目的是為社會服務，利用計算機進行管理主要是為提高檔案資料的使用率。對于計算機檔案管理進行積極的推廣運用，有利于社會對于檔案進行積極地使用，有利于對高利用率的檔案進行優化工作，有利于加快檔案管理計算機化的進程與社會高利用率。

4.2 對于檔案資料進行分層次的著錄，節時節力

在實際的檔案著錄工作中能夠把檔案卷宗分為三方面進行著錄工作，對于反應的問題較為單一的或是價值不高的檔案進行卷級著錄，對于同一內容的文件檔案做好文件組合級的著錄，對于重要文件和價值較好的而文件做好文件級的著錄。對于檔案資料進行分層次的著錄，有利于顯示出檔案資料的主題及其主要特征，能夠有效的節約時間與人力資源。

4.3 對于檔案做好分門別類，利用好檔案資料

檔案管理的工作人員可以利用計算機的錄入功能，對于檔案的全引目錄與檔案的良好基礎作錄入工作，對于項目名稱，日期進行校準工作。利用計算機做好分類的處理工作，有利于減輕錄入的工作量，提高檔案目錄的實際作用，提高檔案的利用率。

5 結束語

現代化的檔案管理工作已經滿足于社會現代化發展的實際需要，提高了現代檔案管理工作的實際效率以及檔案管理的利用率，但是仍需要工作人員繼續加強對于檔案管理的基礎工作。對檔案資料進行普查工作，以提高檔案管理資料的規范性，推動現代化檔案管理工作的順利進行，提高工作效率。

參考文獻

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