電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性分析

李禹靜

摘 要：隨著我國現代化建設的不斷發展，檔案管理工作無論在工作內容上還是在工作模式上都出現了比較大的變化，當前我國已經全面進入信息化、數字化時代，許多檔案管理部門開始將信息技術與檔案管理工作結合起來，提高了檔案管理工作效率與工作質量。本文對電子檔案管理與傳統檔案管理工作的共性與差異進行了詳細的闡述與分析，希望可以起到參考作用。

關鍵詞：共性與差異分析；傳統檔案管理；電子檔案管理

在我國信息技術與網絡技術不斷發展的過程中，電子檔案管理工作的辦公條件不斷向標準化、自動化的方向發展。另外，現代網絡通信技術與計算機技術對于檔案管理工作的重要作用不斷體現出來，對以往的辦公條件產生的巨大的影響，在自動化、智能化的辦公條件下，檔案管理工作對于企業機構的經營與發展起到了良好的促進作用。為了能夠將電子檔案管理的獨特優勢充分發揮出來，就需要對電子檔案管理工作的特點進行總結與分析。

1 電子檔案管理與傳統檔案管理的共同點

1.1 檔案管理信息的完備

當前我國的電子檔案資源絕大多數來源于傳統檔案資料的轉換，在建設電子檔案管理信息體系的過程中，傳統檔案為轉換工作提供了十分重要的幫助。在管理機構或企業部門中，信息資源無法直接被網絡所獲取，相當一部分數據都需要通過傳統檔案館來進行整合與記錄，再將記錄結果進行數字化轉換并上傳至互聯網。只有采用這樣的工作方式，材能夠將電子檔案的作用充分發揮出來。既使電子檔案在各項工作環節中體現出了無可比擬的優勢，但是在具體的管理工作也要了解傳統檔案管理工作的重要意義，了解傳統檔案管理工作的各項細節方面的要求，利用傳統檔案對電子檔案數據庫進行不斷的建設與完善，為事業機械或企業的決策工作提供良好的數據支持。另外，電子檔案的真實性與原始性也需要以傳統檔案為基礎才能夠進行確認，當前我國的電子檔案普遍存在法律效應不足的問題。因此，在檔案管理工作模式與工作內容轉變的關鍵時期，檔案管理機構需要綜合做好傳統檔案管理與電子檔案管理兩方面的工作。

1.2 在檔案管理基本原則上的一致性

電子檔案管理工作的思路與模式是在傳統檔案管理工作的基礎上建立起來的，主要過程是新技術與舊路徑的深入整合，在以往工作內容的基礎上進行不斷的改良與創新，根本目的在于提高檔案管理工作的效率與質量。另外，對于自身的服務質量與服務方式也有著不同的要求。也就是說，電子檔案管理工作中許多方面的工作是一致，其他工作內容的延伸本質上是新技術與新模式所帶來的高效與便利。

2 電子檔案和傳統檔案管理之間存在的差異性分析

2.1 檔案的歸檔時限上有所不同

當前我國各部門傳統檔案管理與電子檔案管理工作在歸檔時間上有著比較大的差異，電子檔案的歸檔處理在完成文件辦理后就可以進行，也可以在某一個特定的時間內對各方面的資料進行統一的歸檔處理，將紙制的檔案資料內容轉化了數字化的信息形式，再將數據信息上傳至互聯網，檔案管理部門對所得到的信息進行審核，通過審核的數據信息經過電子數碼簽名后得到相關的認證。同時，檔案管理人員需要對歸檔信息進行記錄，對檔案分類號進行整理，對不同檔案類型的訪問等級進行嚴格的限定，只有這樣才能夠方便用戶對檔案信息資料進行檢索與讀取，同時也能夠最大程度上提高電子檔案信息資料的安全性，確保歸檔工作的完整性與有效性。管理人員在日常工作中要對電子文件的主要特點有一個全面且深入的了解，嚴格遵守各項操作要求與工作規范，根據以往的工作經驗對文件傳送路徑進行研究與分析，提高文件歸檔工作的質量與效率，防止出現檔案資源流失的問題。

2.2 歸檔方式不同

電子檔案通過電子編碼技術對電子文件進行歸檔，管理人員可以對文件進行進行更改與編輯，不會對原文件造成任何的破壞。同時，也可以對文件中的部分特殊信息進行更改與刪除。然而，在居民身份證的工作經驗中，我們發現電子檔案這幾方面的特點既可以給檔案管理工作帶來一定的便利之外，也一定程度上提高了檔案資源的真實性維護工作，若要將電子檔案與原始檔案進行對比，所涉及到的工作量十分龐大并且復雜。因此，管理人員在對檔案信息進行更改的過程中，需要重點認證數字信息與數字簽名，對電子檔案資料進行重點的保護，最大程度上提高電子檔案資料的真實性與完整性。

2.3 電子檔案和傳統檔案管理方式上的不同

當前我國的電子檔案管理工作相比于傳統檔案管理工作來說，在編目與分類方式上有著十分明顯的差異，相比于紙質文件，電子檔案的特殊性十分突出，管理人員在收到文件的同時，需要為每一個文件設置一定特定的文件名稱，根據文件名稱進設置歸檔號并進行分類處理，依照上下級的關系給出文件號。

在歸檔的過程中，電子檔案的主題詞著錄也相對來說比較方便，在良好的技術支持下，可以全方位、多角度地進行檢索，能夠使使用在對各種附件與文件的查找中體會到便利，同時檔案資料信息管理人員在新技術的幫助下也可以進一步降低工作強度，提高檔案管理工作的準確性與有效性。

3 結束語

在我國網絡信息技術與計算機技術不斷發展的過程中，檔案管理工作在路徑與方法上得到了進一步的完善與豐富，對于檔案管理工作質量與效率的提升有著十分重要的促進作用。檔案管理機構與管理工作人員需要對電子檔案的歸檔與使用特點進行進一步的研究與分析，發揮出電子檔案的使用優勢。

參考文獻

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