淺談如何提高建筑施工企業(yè)公文執(zhí)行力

孫文超

摘 要：建筑施工企業(yè)人員流動(dòng)性大，施工項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，施工任務(wù)繁重，留給處理公文的時(shí)間和精力極少，致使文件流轉(zhuǎn)不暢，滯留時(shí)間較長(zhǎng)，執(zhí)行力不高，一直困擾企業(yè)日常管理。本文以中煤第七十二工程有限公司為例，從文件收發(fā)人、網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)、文件內(nèi)容起草、文件指導(dǎo)督辦四個(gè)方面淺談如何提高公文執(zhí)行力。

關(guān)鍵詞：建筑施工；公文執(zhí)行力；網(wǎng)絡(luò)辦公；文件管理

中煤第七十二工程有限公司成立于1957年，是具有房屋建筑工程施工總承包一級(jí)、礦山工程施工總承包一級(jí)、機(jī)電設(shè)備安裝工程專(zhuān)業(yè)承包一級(jí)等七項(xiàng)資質(zhì)的國(guó)有建筑施工企業(yè)。現(xiàn)有在冊(cè)職工900多人，其中機(jī)關(guān)總部100人左右，其他人員都分布在輔助隊(duì)廠和施工項(xiàng)目部。目前，公司施工項(xiàng)目主要分布在內(nèi)蒙、陜西、山西、河南、安徽等地，施工項(xiàng)目點(diǎn)多面廣，人員流動(dòng)性大，同時(shí)又因?yàn)榻ㄖ┕と蝿?wù)繁重，留給基層人員處理公文的時(shí)間和精力極少，致使文件流轉(zhuǎn)不暢，滯留時(shí)間較長(zhǎng)，執(zhí)行力不高，一直困擾企業(yè)日常管理。本文以中煤七十二公司公文辦理為例從四個(gè)方面探討如何提高建筑施工企業(yè)公文執(zhí)行力。

1 抓住兩個(gè)關(guān)鍵崗位，確保文件收發(fā)暢通

抓住文書(shū)崗位。中煤七十二公司機(jī)關(guān)由十二個(gè)職能部室組成，下設(shè)四家輔助隊(duì)廠及若干施工項(xiàng)目部，文件傳閱流轉(zhuǎn)面廣、線長(zhǎng)，任務(wù)繁重，且確保文件內(nèi)容真實(shí)、有效、及時(shí)傳達(dá)、落實(shí)，也要求責(zé)任人員必須細(xì)致、認(rèn)真、負(fù)責(zé)。文件主管部門(mén)為辦公室，一要負(fù)責(zé)接收上級(jí)集團(tuán)公司及地方政府、主管部門(mén)、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部文件，及時(shí)將來(lái)文報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)批閱，并按領(lǐng)導(dǎo)批示轉(zhuǎn)送相關(guān)部門(mén)具體承理；二要負(fù)責(zé)公司內(nèi)部行政、黨委發(fā)文工作的具體辦理，對(duì)各部門(mén)起草文件進(jìn)行校對(duì)、排版、編號(hào)、發(fā)布等；三要對(duì)收發(fā)文及時(shí)進(jìn)行登記備案，對(duì)完成傳閱程序的外部文件及辦理完成發(fā)文程序的內(nèi)部文件進(jìn)行分類(lèi)歸檔，并對(duì)文件執(zhí)行落實(shí)情況進(jìn)行督導(dǎo)，及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)反饋，起到橫向協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)的作用。文書(shū)是文件辦理的具體責(zé)任人，所以選好用好辦公室文書(shū)是確保公文執(zhí)行力的第一步。

抓住資料員崗位。建筑施工企業(yè)流動(dòng)性大，一是外聘勞務(wù)人員不穩(wěn)定，每天都有人員流動(dòng)；二是項(xiàng)目施工周期短，一般一至兩年工程完工。施工項(xiàng)目管理崗位一般設(shè)有項(xiàng)目經(jīng)理、支部書(shū)記、技術(shù)負(fù)責(zé)人、安監(jiān)副經(jīng)理等項(xiàng)目班子成員，施工員、技術(shù)員、測(cè)量員、資料員等工程技術(shù)崗，財(cái)務(wù)員、預(yù)算員、勞務(wù)員、材料員等經(jīng)營(yíng)管理崗。管理人員由一個(gè)項(xiàng)目部調(diào)轉(zhuǎn)到另一個(gè)項(xiàng)目部，雖然有流動(dòng)，但都是在公司內(nèi)部流動(dòng)，所以相對(duì)固定。將基層資料員設(shè)為各單位文件接收負(fù)責(zé)人，不論項(xiàng)目人員如何變動(dòng)，只要抓住這一個(gè)關(guān)鍵崗位點(diǎn)，就不會(huì)致使文件無(wú)人查閱、滯留、流失等現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)，要建立文書(shū)與資料員點(diǎn)對(duì)點(diǎn)聯(lián)系，架起一座溝通橋梁，確保公司機(jī)關(guān)與各基層單位文件傳送聯(lián)系。

2 建立網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)，構(gòu)建文件共享平臺(tái)

該公司借助北京通達(dá)信科科技有限公司開(kāi)發(fā)的“Office Anywhere 2015版鉆石平臺(tái)版”軟件（簡(jiǎn)稱OA平臺(tái)），實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公。OA平臺(tái)為每一名職工建立一個(gè)使用賬戶，并配備相應(yīng)權(quán)限和職責(zé)，設(shè)立公告通知、電子郵件、工作流、公共文件柜等業(yè)務(wù)板塊，公告通知板塊由文書(shū)負(fù)責(zé)發(fā)布文件通知，且根據(jù)文件內(nèi)容和查閱權(quán)限界定文件查閱人員范圍，有效保證文件傳遞的準(zhǔn)確性和安全性；電子郵件板塊是公司內(nèi)部人員用于工作交流進(jìn)行電子郵件收發(fā)；工作流板塊中開(kāi)發(fā)應(yīng)用收文流程和發(fā)文流程，所有在冊(cè)職工均可設(shè)置個(gè)人電子印章簽名，所以出差也可以辦理文件收發(fā)，保證了文件傳閱的及時(shí)性和有效性；公共文件柜板塊用于存儲(chǔ)所有共享文件，一般對(duì)公告通知區(qū)域發(fā)布的文件一年分類(lèi)存儲(chǔ)歸檔一次。OA辦公平臺(tái)的使用拉近了機(jī)關(guān)和基層單位的距離，不論空間距離遠(yuǎn)近，共用一個(gè)系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件網(wǎng)絡(luò)共享，增強(qiáng)信息溝通傳導(dǎo)的快捷性。

該公司還借助企業(yè)微信號(hào)，實(shí)現(xiàn)掌上移動(dòng)辦公。企業(yè)每名員工在手機(jī)終端下載應(yīng)用企業(yè)微信APP軟件，該軟件同步OA平臺(tái)信息，無(wú)論你是在哪，不需要電腦，只要有手機(jī)、有網(wǎng)絡(luò)，就可以輕松查閱文件，尤其是建筑施工人員，大部分時(shí)間都在施工現(xiàn)場(chǎng)，工地現(xiàn)場(chǎng)沒(méi)有電腦，企業(yè)微信號(hào)徹底解決了這一難題。企業(yè)微信號(hào)的使用使傳統(tǒng)紙質(zhì)辦公、電腦辦公進(jìn)一步轉(zhuǎn)變?yōu)檎粕弦苿?dòng)辦公，溝通更加便捷暢通，不受地域、時(shí)間等環(huán)境限制。

3 從文件擬稿著手，明確文件執(zhí)行要求

定責(zé)任主體、定責(zé)任人、定時(shí)間節(jié)點(diǎn)。各部門(mén)、各基層單位并不是完全獨(dú)立的，只是職責(zé)分工不同，所以企業(yè)下發(fā)的文件內(nèi)容也不是單一由哪一個(gè)部門(mén)可以完成的，一項(xiàng)工作安排可能涉及很多部門(mén)，為避免推諉扯皮、踢皮球現(xiàn)象的發(fā)生，文件內(nèi)容起草中應(yīng)對(duì)工作安排進(jìn)行細(xì)化責(zé)任分工，明確牽頭部門(mén)，每一項(xiàng)具體工作指定責(zé)任部門(mén)或責(zé)任單位，根據(jù)分工指定具體責(zé)任人，還應(yīng)明確工作完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)，避免無(wú)限期拖延。

提要求、明獎(jiǎng)罰，注重對(duì)文件執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果進(jìn)行考核。在起草文件內(nèi)容中應(yīng)加上相關(guān)工作要求，進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)工作安排的重要性，同時(shí)要強(qiáng)調(diào)不能按期保質(zhì)保量完成文件要求的應(yīng)給以相應(yīng)處罰，讓員工真正認(rèn)識(shí)到壓力和動(dòng)力，這樣文件執(zhí)行就不會(huì)打折扣。如：在安全管理方面，公司每年下發(fā)平安一季度、百日安全活動(dòng)等文件中都會(huì)明確指出，施工項(xiàng)目若保持安全生產(chǎn)，不出安全事故，公司都會(huì)給予獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)；若出現(xiàn)安全事故，則會(huì)根據(jù)事故情節(jié)輕重，給予行政處分，并處以不同數(shù)額罰金。

4 多指導(dǎo)嚴(yán)督辦，確保文件執(zhí)行效果

分門(mén)別類(lèi)建立業(yè)務(wù)工作群，加強(qiáng)對(duì)下發(fā)文件有關(guān)工作內(nèi)容進(jìn)行指導(dǎo)督辦。機(jī)關(guān)各職能部門(mén)根據(jù)各自業(yè)務(wù)分工不同，歸集業(yè)務(wù)類(lèi)別，建立預(yù)結(jié)算、財(cái)務(wù)、生產(chǎn)技術(shù)、人力資源管理、黨建工作等QQ群或微信群，將同類(lèi)業(yè)務(wù)人員都統(tǒng)一納入群中管理，文件擬稿人員在群內(nèi)向各基層相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行解讀說(shuō)明，對(duì)各單位提出疑問(wèn)進(jìn)行統(tǒng)一解答，文件執(zhí)行情況在群內(nèi)統(tǒng)一反饋、通報(bào)，提高業(yè)務(wù)交流的針對(duì)性、便捷性。另外，企業(yè)還應(yīng)出臺(tái)微信群和QQ群管理辦法，嚴(yán)禁非工作內(nèi)容、不良言論、廣告等在群內(nèi)散播，群主和管理員應(yīng)由業(yè)務(wù)主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)日常群內(nèi)維護(hù)管理。

文件管理部門(mén)應(yīng)站在企業(yè)角度要求基層單位統(tǒng)一建立收文臺(tái)賬，及時(shí)接收辦理公文，留存文件批閱辦理記錄，每月對(duì)收文情況進(jìn)行一次梳理總結(jié)反饋。辦公室應(yīng)牽頭對(duì)各基層單位文件執(zhí)行情況進(jìn)行督辦考核，要經(jīng)常利用電話、QQ、微信、平臺(tái)郵件等多種方式進(jìn)行督辦；考核辦法應(yīng)量化設(shè)計(jì)，考核內(nèi)容包含文件字體是否規(guī)范，是否查收及時(shí)，有沒(méi)有文件處理簽，是否分類(lèi)建立電子文件柜，是否按規(guī)定報(bào)送相關(guān)資料，重點(diǎn)應(yīng)放在文件執(zhí)行過(guò)程和結(jié)果上。企業(yè)要注意考核結(jié)果并加以運(yùn)用，每半年對(duì)基層單位文件整體執(zhí)行落實(shí)情況進(jìn)行考核通報(bào)一次，考核結(jié)果作為項(xiàng)目班子年終項(xiàng)目?jī)冬F(xiàn)考核依據(jù)之一。

一個(gè)企業(yè)的公文執(zhí)行力強(qiáng)弱，還在于企業(yè)的文化氛圍，如果企業(yè)人員素質(zhì)高而又責(zé)任心強(qiáng)，制度健全而又紀(jì)律嚴(yán)明，那么公文執(zhí)行力也就會(huì)強(qiáng)，反之則弱。