醫院醫用耗材精細化閉環管理系統的設計與應用*

朱家琦 朱家沐 馬明芳 王 凱 鄧開琴*

醫院醫用耗材精細化閉環管理系統的設計與應用*

朱家琦①朱家沐②馬明芳③王 凱③鄧開琴③*

目的：研制適用醫院的醫用耗材精細化管理系統，對醫用耗材進行全過程管理。方法：以精細化管理理論重塑醫用耗材管理流程，利用信息化手段對系統進行模塊化設計，從基本信息登記、出入庫管理、高值耗材管理、采購管理以及查詢統計等環節實現相關質量跟蹤管理。結果：通過醫用耗材管理系統的上線使用，新增耗材生產相關證件備案、高值耗材追溯、低值耗材管理和不良事件上報。通過各種統計圖形展示耗材在庫的整個管理過程，便于耗材管理人員識別耗材使用情況，應對各種應急情況。結論：醫用耗材精細化化閉環管理系統能夠實現醫用耗材的全程追溯跟蹤，耗材管理實現“一物一碼”管理，管理透明化，為醫用耗材的精細化管提供數字化平臺。

物質分類；醫用耗材；質量跟蹤

隨著醫療事業的飛速發展，醫用耗材在臨床中的應用增多，在醫院成本支出中占比逐年上升，尤其是省市大型醫院的耗材支出占全院支出比已超過20%，對醫院成本收益產生明顯的影響[1]。閉環管理是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，要求每個管理者盡職、盡責。將工作做到位，做到日清日結，每日要對當日耗材的情況進行檢查，發現問題及時糾正，及時處理[2]。為保證醫用耗材在臨床中的安全使用，真正降低患者的就醫成本，節約醫院開支，需要對醫用耗材的管理更加精細化，實現全流程管理[2]。但醫用耗材種類繁雜，專業性強，耗材管理人員配置不足，質量監控困難。只有借助醫院信息網絡平臺，掃描單品所帶條形碼、射頻識別(radio frequency identification，RFID)碼跟蹤醫用耗材使用情況，增加第三方物流管理與院內庫房之間實現物資的移動，從而簡化科室領用操作。為此，本研究開發設計一套全新的醫用耗材管理系統，并新增耗材生產相關證件備案、高值耗材追溯、低值耗材管理及不良事件上報等功能模塊，有效地為臨床提供安全可靠的高值醫用材料，通過對各環節的閉環管理控制，以更好地為臨床和患者服務。

1 醫用耗材精細化管理系統設計

醫院耗材供應和保管需要有系統科學的管理體系，要求管理者在日常工作中不斷根據使用的需求進行改進和調整。醫用耗材管理流程為：①通過集中招標醫用耗材，系統記錄中標的耗材基本信息；②物資供應科工作人員按照臨床科室的申購單及中心庫房(院內庫)庫存情況制定醫用耗材采買計劃[3]；③采購的耗材物資到貨后，保管員和入庫人員對照采購單進行驗收入庫；④臨床科室和各種實驗室通過信息系統查看耗材物資的庫存數量，點選所需的耗材；⑤倉庫配送人員根據申請配送耗材至臨床科室，如庫存不足則在系統上生成新的申購計劃，信息傳送到外網中尋找第三方物流(外置庫)對應的醫用耗材供應商，確認信息無誤，進行耗材的配送和運輸。優化后的工作流程為醫用耗材供應儲存關系圖，如圖1所示。

圖1 醫用耗材供應儲存關系框圖

2 醫用耗材精細化管理軟件設計

2.1 系統軟件設計

系統軟件為Microsoft Visual Studio 2015；C#開發語言；Microsoft SQL server；運行平臺采用Windows server 2013。采用HP G7服務器。系統功能模塊包括耗材基本信息、庫房管理、高值耗材管理、低值耗材管理、試劑管理、查詢統計和系統維護等。

2.2 系統數據信息

基本信息包括耗材招標信息、耗材名稱、類別、耗材RFID碼、生產商名稱、供應商名稱和注冊證信息維護等功能模塊。耗材數據基礎字典維護按《醫療器械分類目錄》的要求進行分類，名稱嚴格按照供應商醫療器械注冊證中的信息輸入，同時結合臨床使用習慣進行別名備注，方便供應商和臨床科室在耗材供貨過程的溝通[4]。供貨商信息主要輸入醫療器械經營企業許可證內容、賬戶信息及購銷合同等數據；系統通過智能分析對各證件的效期進行查對核準，并用色標法區別標識其有效性狀態，效期內標注為綠色，將過期的標注為黃色，已過期的標注為紅色，以方便管理員能夠全面快捷掌握基本信息的情況[5]。

3 醫用耗材精細化管理系統應用

3.1 庫房管理

(1)入庫管理。入庫時首先選擇供應商、耗材名稱，系統自動校驗與耗材相關的產品注冊證、生產企業許可證和經營企業許可證的有效性[6]。如果供應商所提供商品證件已經過期，系統會自動報警，有效防止不合格產品進入醫院臨床使用。入庫時應詳細記錄耗材的名稱、FRID碼、規格、單位、數量、價格、生產廠家、批號、生產日期、滅菌日期、有效期、發票號以及是否有檢測報告等各種信息，遇到有問題和高風險的耗材自動記入不良事件信息中，并提醒管理員上報處理，杜絕不合格的醫用耗材進入醫院[7]。

(2)出庫管理。出庫操作有直接調取科室申領計劃單，審核通過后系統將出庫信息發送至申請臨床科室和各種實驗室，科室在工作站界面進行可視化查詢，確認出庫后信息就顯示在工作站的軟件界面中，及時提醒申購科室領用(如圖2所示)。

圖2 耗材管理程序界面圖

(3)庫存管理。庫存管理模塊主要用于查詢在庫耗材的詳細情況。該模塊中可設定每種耗材庫存的最低限及有效期報警時限，系統可自動通過不同顏色標出庫存醫用耗材的當前實際狀態情況。

3.2 高值耗材管理

高值耗材通常指對安全至關重要、生產使用必須嚴格控制以及限于某些科室使用且價格相對較高的消耗性醫療器械[8]。目前，醫院的植入、介入等高值耗材已實現“一物一碼”，術中計費和全程雙向追溯；并采用虛擬庫存或者備貨模式實現使用后結算。對于手術包，主要針對骨科等傳統跟臺手術，通過積累手術模板，逐步完善耗材學科在臨床服務的支持能力，最終實現杜絕跟臺服務；設置手術周轉箱，保證“一人一箱”的手術耗材整合發放和整體回收，避免器械的交叉使用和臨床使用安全，并加強醫療廢物的管理。同時，引入RFID智能柜，以支持刷卡領用，實現高值耗材使用責任到人且減少工作量。在第一時間可以提供給患者使用，“一物一碼”保證使用的精準和安全[9]。患者材料使用追溯軟件界面如圖3所示。

3.3 低值耗材管理

醫院的低值耗材管理方式千差萬別，管理力度也有很大的差異，結合供應鏈管理理論和精細化管理系統的構建，整理相對標準化的操作流程，其低值耗材管理界面如圖4所示。

圖3 患者材料使用追溯軟件界面圖

圖4 低值耗材管理界面圖

(1)定數包(即按照科室領用計劃事先規定數量打包的耗材發放包)。可用于大量消耗的低值耗材的科室請領與發放，通常由供應商打包并附碼，從而形成較為規范的院內耗材領用與發放，避免了整箱發貨的積壓和零散發貨。

(2)項目配比模板。建立非藥品和(或)檢驗收費項目與耗材消耗的配比模板，并利用實際數據采用多元回歸分析算法逐步幫助耗材管理部門修正和改進項目試劑消耗配比，從而建立科學、精確的項目配比模板[10-11]。

(3)總量控制。基于項目配比模板，實現在醫院信息系統(hospital information system，HIS)收費的同時直接計量耗材消耗，并提供計量耗材消耗與實際庫存消耗的對比視圖，以幫助科室改善耗材消耗。

(4)費量同步。通過項目耗材模板，實現在HIS收費的同時直接計量耗材消耗，并以此消耗作為科室庫存管控和成本核算依據。

3.4 試劑管理功能模塊

試劑管理功能模塊是針對試劑效期短、消耗量大和存儲條件要求高的特點所設計的特定管理流程。體外診斷試劑是目前醫院增長最快的耗材細分領域，與普通耗材相比，體外診斷試劑往往存在二級庫直接存儲，效期短，消耗量大和成本率上升過快等特點，為適應體外診斷試劑管理的要求，實現試劑直接轉運、效期管理、項目實際模板、總量控制和消耗試劑的費用情況同步。系統功能模塊實現全品類“賬面零庫存”，保證科室使用后結算，高值耗材可實現“備貨結算”模式，低值耗材可實現“以銷定結”模式[12]；全面實現供應商協同作業，借助供應商物流能力提高醫院內物流效率，并減輕院內工作量；支持醫院內物流整合和醫院外物流整合模式，實現醫院內二級庫(臨床科室)全面整合配送[13]。

3.5 統計分析

針對平時工作的特點，系統可以方便地統計查詢臨床科室領用情況、患者使用情況、臨床科室二級庫庫存情況、數據匯總表、物資耗材記錄明細和專家決策分析等。全平臺按照H5設計的儀表盤設計，直觀便于操作，可支持PC桌面、各種不同的平板電腦和手機；各級的管理者均可清晰地看到自己管理領域的耗材使用情況和成本比率變化等，并可根據重點關注的內容通過數據挖掘獲得更明細的管理視圖[14]。醫用耗材“儀表盤”決策工具可提供給各級主管部門相應的可視化智能數據分析的服務。耗材在庫的整個過程可由各種統計圖來集中展示，動態管理，一目了然。醫用耗材統計工具軟件界面如圖5所示。

圖5 醫用耗材數據統計軟件界面圖

4 結語

開展醫院醫用耗材管理項目建設以來，通過本研究的聯動協作，在醫院的日常耗材管理中耗材管理實現“一物一碼”、術中計費等收費消耗同步操作[15]；支持大批量消耗耗材按照領用計劃規定數量發放包的請領和條碼支持；完善項目耗材配比模板化，與醫院收費項目同步核算成本[16]；基于供應鏈視角，以經濟管理為重心，以供應保障為基礎，并注重學科發展的醫院醫用耗材精細化管理模式，將精細化管理的意識、觀念、認真態度以及精益求精的文化貫穿到醫用耗材的管理之中，由粗放到精細，從采購源頭到臨床使用做到全程數字化質量管理與監測，實現二級庫房零庫存，降低醫用耗材成本和管理成本，全程透明化追蹤醫用耗材的發放，為實現設備耗材精細化管理鋪平道路。

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Design and application of fine closed loop management system for medical consumables in hospital/

ZHU Jia-qi, ZHU Jia-mu, MA Ming-fang, et al//China Medical Equipment,2017,14(8):119-122.

Objective: To develop a fine management system for medical consumables that was appropriate for hospitals so as to carry out the whole process management for medical consumables. Methods: The fine theory of management was used to reconstruct the management process of medical consumables, and the informatization technique was used to carry out design of modelization. The relevant quality tracking management was achieved from series of segments including registration of basic information, management of out and in warehouse, management of high value consumables, procuring management and query statistics etc. Results: Through the on-line usage of management system about medical consumables, series of works, such as the relevant certificate records of new consumables, tracking of high value consumables, management of low value and report of adverse event, were effectively realized. Besides, through various statistical graph to display whole management process for consumables could conveniently help staff to recognize the usage situation of consumables and to deal with various emergent situation. Conclusion: The fine closed management system of medical consumables can realize whole process tracking for medical consumables. And the realizations of "one consumables one code" and management of transparency provide digital platform for fine management of medical consumables.

Material classification; Medical consumables; Quality tracking

Section of Science and Education, The Second Hospital of Jingzhou, Jingzhou 434000, China.

1672-8270(2017)08-0119-04

R-058

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2017.08.033

2017-03-08

荊州市2014年醫療衛生科技計劃(荊科技發2014 17號)“醫院與臨床物資管理系統的研制與應用”

①荊州市第二人民醫院科教科 湖北 荊州 434000

②武漢大學中南醫院神經外科 湖北 武漢 430071

③荊州市第一人民醫院內分泌科 湖北 荊州 434000

*通訊作者：1685069900@qq.com

朱家琦,女,(1991- ),本科學歷，技師。荊州市第二人民醫院科教科，從事醫院科研管理工作。