淺析如何提高交通行業檔案管理質量

孫瑞

【摘 要】隨著我們國家社會的發展，經濟的進步，檔案資料的重要性在人們的生活當中扮演著越來越重要的角色。檔案管理工作就是為了給用戶提供方便的服務，隨著互聯網時代的到來，信息技術的快速迭代與發展，檔案管理工作也開始向信息化這一方向靠攏。交通行業當中的檔案資料管理是項目管理工作當中的基礎。某種情況下，檔案資料管理關聯著整個管理工作的成功與失敗。本篇文章對交通行業的檔案管理出現了一些問題進行一定深度的分析，并提出了合理的一體化管理方案，希望可以給交通行業綜合的管理工作提供一定的參考，能夠有效的提高交通行業檔案管理質量水平。

【關鍵詞】交通行業；檔案管理；一體化管理

0 前言

在實際的交通行業建設中，我們能夠感受到檔案質量高低對整個項目建設的重要程度。從某種程度上來看，交通行業的檔案資料管理質量是整個管理工作的基礎，檔案管理的質量關乎到各個方面的工作。并且隨著信息時代的到來，交通行業的綜合管理也面臨這許多實際的問題，也就要檔案管理工作人員進行一定的創新，主要利用一體化的管理方案來提高整個檔案管理質量水平。所以文章中重點圍繞綜合檔案的一體化管理對如何提升交通行業的檔案質量進行分析，舉出了目前檔案管理工作中出現的主要問題并給出了相應的一些方案以供有關部門參考。

1 交通行業綜合檔案管理面臨的主要問題

1.1 綜合檔案管理的實踐比理論要少

大體上來看，自從我們國家開始實行一體化管理檔案之后，進行理論性的研究與時間開始，相關部門在實踐工作方面的工作遠少于理論方面的研究工作。在具體的運轉時期，軌道的交通行業工程檔案與行政檔案是有不同的部門進行管理的，由于這兩個部門之間的交流非常少，所以許多人難以把工程檔案與行政檔案歸為一體，他們沒能夠良好的意識到綜合檔案的一體化管理的重要性，沒能夠意識到提升檔案質量是互聯網信息時代交通行業檔案發展的必然結果。

1.2 在建設信息資源網站方面存在不足

提升交通行業的檔案管理質量，實施綜合檔案的一體化管理，終極目標是能夠讓用戶在使用檔案的時候更加方便。因為目前的交通行業在檔案的管理質量方面有著許多的不足，相關部門也對一體化管理的方式認知不足，并且開設綜合檔案的網絡平臺也是十分困難的，所以我們國家目前交通行業的檔案管理時間當中的信息資源網站相比一些國外網站中的信息資源整合程度來講是相差很多的，并且我們國家的網站信息檢查搜索方面沒有足夠方便與快捷。

1.3 在研究綜合檔案用戶需求上不夠完善

無論是在實際的工程建設或行政管理工作當中，還是具體的檔案管理工作中，如果這些信息資源不能夠被用戶良好的使用的話，那檔案本身的意義也就隨之消失了，尤其是交通行業當中的綜合檔案管理，檔案的利用有著更加重要的作用，但在我們國家的檔案一體化管理的實踐工作當中，多數工作還是嚴重忽略了對用戶需要的研究，雖然對一些少數的用戶需求進行了研究與分析，但往往也只是停留在一個比較淺的層次，這就也讓某些用戶在使用交通行業綜合檔案的時候沒有一個良好的態度，不能夠得到人性化的優質服務。

2 軌道交通行業綜合檔案一體化管理對策

2.1 鼓勵開展交通行業綜合檔案一體化管理的實踐探索

對于交通這一行通常都是實踐部分少于理論研究的部分，所以要對交通行業的各個單位相關工作人員進行鼓勵，讓他們積極的參與到實踐活動當中來。這樣做一方面是為了對一體化的檔案管理進行大力的宣傳，并且在盡可能短的時間內建立綜合檔案一體化管理的概念。宣傳的工作要從交通行業企業領導開始，要盡可能的讓從上而下對檔案管理的體系與政策的概念進行轉變，要重新的建立檔案組織管理的理念，讓領導層級的人擁有一個更加積極的態度，形成一種充分的使用網絡信息等一些技術從根本上對檔案的管理體系進行改變，加速檔案一體化管理的進步。第二方面是為了支持交通行業的檔案高效管理，要設立更加完善的、協調性高的檔案管理理論體制，這樣才能科學合理地對相關檔案進行管理，同時要對檔案一體化管理步驟當中出現的一些問題進行合理分析，使用適當的方法對這些問題進行解決。

2.2 建立健全交通行業綜合檔案一體化管理的網絡平臺

按照目前我們國家交通行業綜合檔案一體化管理的實際狀況來看，建立一套更加完善健全的管理網絡平臺是非常緊急與重要的。在強大的網絡信息平臺之上，原本在信息的傳遞與交流方面收到的時間或空間方面的限制就能夠被有效的抵消。在某種意義上來看，信息資源已經在整個社會范圍之內，達到了共享的目標。因此建立一個兼容性高并且通用的網絡平臺環境，建造一個一體化管理信息資源網站，從而對交通行業的哥哥檔案進行整合，等檢索等服務進行統一，這樣能夠更加高效的為用戶提供良好服務，從而來充分的發揮交通行業檔案管理的效益。所以說要建立一個兼容性強的合理的網絡平臺，才能夠有效的提高交通行業的檔案質量。

2.3 通過創新綜合檔案一體化管理體制來加強研究用戶需求

綜合管理創新主要體現在建設與軌道交通運輸業務發展戰略一體化雙重目標的雙重目標下，通過運用綜合管理機制和協調統一等方式，將以前的項目檔案，行政檔案等適當資金，設備，工具，人力物力資源等元素的文件管理等要素集中統一，最終對文件進行管理和控制，促進檔案管理要素的最優組合，合理組合，文件資源統一開發利用，符合信息時代交通行業市場競爭需求。所以在研究用戶需求時，軌道交通行業應該實行綜合管理體系，通過用戶在項目文件，行政檔案等方面的調查研究需求，充分了解用戶需要什么樣的信息的服務等，改變過去的封閉式文件管理服務，力求為用戶提供開放，現代化的服務，利用網絡技術，計算機技術，設備等加強軌道交通行業檔案管理部門的信息分配能力，能力，從而提高各種文件管理服務的質量，為綜合文件用戶提供個性化服務。同時，軌道交通行業檔案管理部門和人員通過研究用戶檔案，管理文件等服務的信息需求，可以準確定位各自的客戶端，吸引更多用戶使用文件，這是軌道交通行業文件整合管理實踐意義。

3 結語

綜上所述，隨著互聯網的發展與信息時代的盛行，交通行業的檔案管理工作也要利用互聯網這樣高效的平臺，建立更加完善的檔案信息資源網站與平臺，從而提供更加良好的服務。同時也要加強綜合檔案的一體化管理的實踐探索，讓人們摒棄傳統的觀念而接受新型的理念。并且要對一體化的管理體制與政策進行合理的創新，對已經成型的體系進行不斷的優化，讓檔案管理各部分能夠良好的配合，這樣才能夠保證體驗上的優質。遵循以上幾點才能夠有效的提升整個交通行業的檔案質量，為我們國家的檔案管理方面的發展做出一定的貢獻，給我國經濟社會的可持續發展打下更加堅實的基礎。

【參考文獻】

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[責任編輯：張濤]